合コン費用を会議費で申請！？不正が起こりやすい経費精算3パターン

会社規模に関係なく、経費精算は必要不可欠な日常経理業務です。
その煩雑性から、どうしても各社員に任せがちになり、不正が起こりやすいのも経費精算です。
経費の不正な申請手続きはいつの時代も無くなりません。

今回は、不正が起こりやすい経費精算パターンを3つご紹介します。

ケース1：合コン費用を会議費として不正請求！？

「会議費の不正請求」とは、実際に会議が行われていない飲食やプライベートの飲食代金を会社の会議費として請求することをいいます。主に、接待の多い営業社員が行う不正手法となります。
「会議費の水増し不正請求」については、

・金額の大きな領収書の会議参加者や会議場所を確認する。
・過去の精算額との月次比較を行い大きな変動が無いことを確認する。

ことが有用な発見手段となります。

広告代理店業界では年間数百万円もの水増し不正請求があるとも言われています。
中には風俗店の支払いを請求しているケースすらある様です。この様な不正請求を防止するため、某広告代理店では会議費の事前申請制度を採用し、不正請求の発生そのものを減らす対処方法をとっています。

ケース2：毎日のコンビニでの買い物を交通系ICカードチャージで不正請求！？

「ICカードチャージ不正請求」とは、ICカードへのチャージを旅費交通費として会社へ経費請求しつつも、実際には会社の旅費交通費として使用せず、コンビニや駅ビルで私用にICカードのチャージ金額を利用することをいいます。主に、クライアント巡回を行うサービス業務社員が行う不正手法となります。
「ICカードチャージ不正請求」については、

・チャージ時の領収書とともに支出時の領収書を提出してもらい確認する
・ICカードの利用は交通費のみに限定し履歴を確認する

ことが有用な発見手段となります。

某営業会社が全てのICカード履歴を確認したところ、その3割程度は不可解な支出であったという事実が発覚しました。そのため、チャージ額に上限を設けるとともに、日報にその経路と金額を記載させることで不正請求を防止しています。

ケース3：大好きな彼氏彼女とのラブラブ電話を通信費として水増し請求！？

「通信費の水増し請求」とは、会社用携帯や会社備えつけの切手を私用で使うことをいいます。外回りの多い営業社員や外部との取引の多いサービス業務社員が行う不正手法となります。
「通信費の水増し請求」については、

・会社用携帯が使用されている日付や相手先を確認する
　※休日利用は注意が必要です。
・切手等について定期的な枚数実査による在庫管理を徹底する

ことが有用な発見手段となります。

実際にある電機メーカーでは、会社用携帯の支給範囲を必要最低限の外回り社員に限定し、社内勤務者については携帯の配布自体を取りやめることで、不正請求を軽減させています。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

最後に

経費精算は個々の精算が煩雑であること及び、多くの従業員が関与することから不正の生じやすい社内業務です。
不正を見逃さないためには、事前に社内での取り決めをしっかりと行い、不正発生そのものを予防するとともに、事後の有用なチェックを行うことが大切です。

そうはいうものの、従業員個々人が自分自身で経費精算を行っている限り、当該支出の合理性や妥当性の検証には多くの時間と人員が必要となることも事実です。
この様な場合には、経費精算のシステムを導入し、承認のフローを強制的に確保するとともに、効率的なチェックでより不正の生じやすい項目や部署について経理担当者が時間を割くことも有用な不正防止手段となります。

たとえば、株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」では、規定違反チェックという機能があります。規定違反チェックを活用することで、社内の規定に合わない申請はあげられないように設定することができたり、内容の不備があるものには警告メッセージを表示させたりすることができます。

ぜひこのような経費精算システムの導入も含め、不正防止対策を検討してみてください。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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