【インタビュー】請求書電子化が決定したら…こうやればうまくいく！顧客への通知方法を徹底解説！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
今回は、経理業務改善コンサルタントの倉島祐一郎氏へのインタビュー第3弾をお届けします。

第1弾：【インタビュー】請求書発行を電子化したいあなたへ 経理業務改善コンサルタントが語る、請求業務電子化のメリットとポイント

第2弾：【インタビュー】経理業務改善コンサルタントに聞く、請求書電子化による業務改善事例

これまで2回のインタビューを通して、請求書発行業務を電子化することのメリットや効果をお話いただきました。そして今回は、実際の導入ステップ編として請求書電子化への移行に必要な手順やポイントについて伺います。

システムの初期設定って大変なの？

まず、請求書電子化システムの選定ポイントについておさらいをさせてください

はい、第1回目のお話の際に以下のようなポイントでシステム選定をすることが大切ですとお話しました。

• 発行側も受取り側も操作が簡単なシステムを選ぶ
• セキュリティ体制がしっかりしているシステムを選ぶ
• 複数のシステムの比較をする（デモ画面を見るのも有効）

安価なシステムも様々出ていますが、価格にはシステムのバックヤードの体制や品質が反映されているものです。安さ、手軽さだけを判断基準にするのではなく、使い勝手やセキュリティの体制、カスタマーサポートの充実度など、いろいろな視点で比較検討をしていただければと思います。

ありがとうございます。
いざ、実際の導入となるとシステムの初期設定などの必要が出てくるかと思いますが、大変なものなのでしょうか

確かに初期設定はどのシステムでも必ず必要なものとなりますが、そこまで大変なものではありません。主に必要となるのは、基幹システムからのデータ移行です。作業としては2点あります。
1つめは、現在お使いの販売管理システムや基幹システムから、請求書電子化システムに合わせたデータを作成できるようにすることです。選定した請求書電子化システムによって、csvで請求データを取り込むもの、すでに請求書として作成されたPDFファイルを取込むものなどに分かれますので、必要に応じた設定をしていただく必要があります。
そして2つめは、請求書電子化システムへ顧客情報を登録することです。大抵のシステムは基幹システムからのデータを一括でとりこめるようになっていますので、基幹システムから顧客データを取り出し登録を行います。難しい作業ではなく、大抵は基幹システム側にデータのアウトプット機能がありますので、楽にできるはずです。

請求書のレイアウトなどを請求書電子化システムで設定する必要はないのでしょうか

確かに、システム上で帳票レイアウトの設定が必要なものもあります。ですが、弊社が提供している「楽楽明細」を例にあげると、設定を代行しておりますので、お使いの紙のフォーマットをいただければ、ご自分で設定する必要なく、お使いの紙のフォーマットをそのままシステム上に再現することができます。ご自分で設定するシステムですと、知識がある方は自由にレイアウトを作成できるというメリットもありますが、初期設定にかかる負担はやや大きくなってしまうでしょう。

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既存顧客への通知方法は？「郵送での発行は廃止」ということを明確にお伝えしましょう

次に、最も皆さんが心配されていると思われるお客様への通知方法ですが、どのように実施するのがいいのでしょうか

まず、既存顧客向けに通知する際にお勧めしている方法をご紹介します。

請求書の電子化が決まったら顧客へ案内通知を送りましょう。余裕を持つならば移行の3ヶ月前くらいから案内を開始するのが望ましいですね。
通知に記載する内容としては、請求書の電子発行へ移行することが決定した旨と、開始時期となります。そして、WEB発行に関してはメールアドレスの収集が必須となりますので、メールアドレスをはじめ必要な情報を記載するための書面を同封しておくと、移行の案内と情報収集が一気にできて効率的です。ここでのポイントは「郵送での請求書発行は廃止されます」とはっきりと明示することです。お取引先からの反応が心配、と思われるかもしれませんが、私の経験上、上記の案内によってクレームが発生したケースはありません。もしどうしても紙での郵送でないと社内処理を回せない、といった場合にはお取引先様がご連絡をしてきてくださるので、そういった場合には個別に郵送対応をして頂ければ問題ないでしょう。

よく「事前にどの方法がいいかアンケートをとったほうがいいのか？」というご質問をいただきますが、このような聞き方をしてしまうと「それは今までの郵送のままがいいよ」という回答が多くなってしまいます。しっかりと丁寧に事前に通知をした上でお客様にご理解いただき、メールアドレスを収集することが大切です。余裕があるようでしたら、移行の1ヶ月前にさらにもう1度ご案内をするとより良いと思います。

なるほど。しっかりとお伝えすることが大切なのですね

メールアドレスの収集については書面だけのご案内できちんと集まるものなのでしょうか
ご紹介した方法できちんとご案内をすれば収集に問題はないと思います。大抵の企業様が1ヶ月程度で必要な情報を集められていますし、通知書での収集のほかに、請求書電子化システムによってはシステム上でアドレスを登録できる機能があるものありますのでそれを活用してもいいですね。他には、コーポレートサイトに請求書の電子発行移行のお知らせを掲載して登録ページへ誘導をさせるケースもあります。稀ですが、短期で集中的に直接お客様にお電話でメールアドレスを聞いておられた企業もありましたね。

新規顧客への通知方法は？「電子発行のみ」という条件で契約しましょう

請求書電子化の移行後に新規で契約を結ぶ企業への通知はどのように行えばいいのでしょうか

新規契約のお取引先に対しては、「当社からのご請求は電子発行です」ということを契約書やサービス申込書などを取り交わす際に書面などに明記しておけば、大抵の場合、問題なく同意して頂けます。私の経験上、この方法であれば、90％以上のお客様にご同意をいただけると思います。

以上のように、顧客への通知方法として難しいことはないですが、やはりお客様のご協力があってこそ移行が成り立ちますので、請求書の電子化の予定があるのならば早めにシステムの選定を始めることをおすすめします。システムが決まっていないと通知方法なども決めることができませんから。

ありがとうございます。最後に一言お願いいたします。

弊社でも「楽楽明細」という請求書電子化のシステムを提供しています。今回ご紹介したような、顧客通知の方法などご支援のほか、導入前から運用開始後まで専任のサポート担当がつき、機能面や運用のノウハウのご提供やご相談をさせていただいております。製造業、IT系、個人向けサービスなど、さまざまな業種の企業様にご導入いただいた実績があり、多くの事例を交えながら電子化のご案内をさせていただいておりますので、よろしければお気軽にお問い合わせください。

最後に

経理プラス編集部より
初期設定や取引先企業への案内などは手間になる部分も大きいかと思いますが、システム選定や通知方法できちんとした方法をとればその負担も最低限で済ますことができるのですね。電子化への移行を検討されている方は、ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
貴重なお話をありがとうございました！

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。