【インタビュー】経理主導で効率化に成功！東京ガスコミュニケーションズが取り組んだ経理業務効率化とは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第8弾は、東京ガスコミュニケーションズ株式会社様です。同社の経理業務改善のための取り組みについて、企画部経理グループの皆様にお話を伺いました。

東京ガスコミュニケーションズ株式会社とは

東京ガス株式会社のハウスエージェンシーとして、エネルギー関係の広告代理業を行っている会社です。東京ガスの「企業価値の創造」と「ブランドイメージの向上」への貢献を目的に、販促物の制作からCMやラジオの制作、イベントの企画、ショールームの運営まで多岐にわたるプロモーション事業を展開されています。

システムはあるものの…交通費精算での課題

経理業務において抱えていた課題を教えてください
交通費精算の方法に課題を感じていました。
その当時、交通費精算はシステムを使用していたのですが、日常の業務で発生する細かい要望までをカバーしてくれる機能までを搭載しておらず、経理部門やそれ以外の部署でも煩雑な作業が発生しており、より効率化できる方法はないかと考えていました。

具体的な要望とはどのようなものだったのでしょうか
当社の場合、大きく二点ありました。一つ目は「定期区間の控除」です。以前使用していたシステムでは、交通費申請の際に定期区間分の金額を控除して申請することができず、申請者が自身の定期区間分を控除して申請する必要がありました。ですが、控除した状態での申請の徹底は難しく、経理部門でも経路と定期区間を突き合わせてチェックを行っていたのですが、すべてを正確な金額に直すことが難しい状況でした。

二つ目は「ICカードの履歴から交通費精算をしたい」というものです。当時は、交通費を一人ひとりエクセルで管理し、システムで申請するという運用だったのですが、外出が多い部署では交通費精算の量が多く、訪問先や経路を記憶しておくのが困難で、精算の際には訪問先や経路を忘れてしまうという問題が起きていました。そのため、移動時に利用するICカードの履歴から交通費精算ができるようにしたいと考えていたのですが、当時のシステムではその機能はありませんでした。

このような要望を満たし、スムーズな交通費精算を実現させるため、より当社のニーズを満たすシステムの導入を検討しました。そして、経費精算専用システム「楽楽精算」を導入しました。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

自社に必要な機能を搭載したシステムで業務効率化に成功

専用システムの導入による効果はどのようなものでしたか
先にあげた2つの課題は専用システムの導入によって、大きく改善されました。

まず「定期区間の控除」についてですが、「楽楽精算」では、定期区間の運賃が自動で控除されるようになっており、以前のように定期区間と経路を突き合わせてチェックをする必要がなくなりました。また、交通系ICカードの履歴を読み取って精算する交通系ICカード読取機能により、個人で使用した交通費を管理しておく必要がなくなり、交通費精算が多い部署でもスムーズに精算ができるようになりました。

二つ目の「ICカードの履歴から交通費精算をしたい」という要望についても、「楽楽精算」はICカードの履歴を読み取る機能が用意されており、クリアできました。
経理部門のチェックの際も、ICカードの履歴による精算は「IC」というアイコンが表示され一目で分かるようになっているので、確認の時間が短縮されます。「楽楽精算」に内蔵されている「乗換案内」ソフトを使用した交通費精算においても、選択した経路によって「早い」「安い」などのアイコンが表示されるので、アイコンが表示されている経路であれば時間をかけてチェックする必要がありません。この機能により交通費精算の確実性が高くなり、経理部門の負担を減らすことができました。

そのほか、専用システムの導入により改善されたことはありましたか
以前のシステムですと、経費の申請と精算内容の紐付けができず、精算の度に事前申請がされているかを経理側で調べる必要がありました。さらに、調べても事前申請がされていないケースも多くみられました。
「楽楽精算」の場合は、事前申請と精算を紐づけることができるので、確認の手間がなくなりました。必ず事前申請と紐づけて精算をする必要があるので、事前申請の漏れもなくなり、経理部門の負担も軽くなりました。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より