【インタビュー】経費精算専用システムでスムーズな精算を実現！大陽日酸の経理業務効率化の取り組みとは

大陽日酸株式会社様は、日本を代表する産業ガスメーカーの一つで、グループ全体で200以上の会社が大陽日酸の技術を活かして国内外でグローバルにビジネスを行っています。
鉄鋼、化学、エレクトロニクスなどの多種多様なフィールドで事業を展開していますが、身近なところでは、保温性や保冷性に優れた製品として多くの方に利用いただいている魔法びんの「THERMOS」も今回「楽楽精算」を導入した大陽日酸グループの会社です。

経理業務の中で課題に感じていたことを教えてください

大陽日酸グループでは20年以上グループウェアを利用しており、国内グループ会社ではグループウェアを作りこんで経費精算などを行ってきました。具体的には、グループウェア上で社員が精算内容を入力し、経理担当者が仕訳データを出力して経理システムに取り込むという方法でした。しかし、グループウェアではモバイル対応や電子帳簿保存法対応といった新しい将来を見据えたニーズへの対応が難しく、時代にあった経費精算方法に適応できないという課題がありました。
また、一部にははまだ紙で精算を行っているグループ会社もあったので、紙の運用から脱却し、グループ全体としてさらなる効率化を進めようと考えました。

システムを切り替えるにあたり、選定のポイントを教えていただけますでしょうか

国内グループ会社のシステム切り替えでしたので、複雑な日当計算など日本独自の経費精算に対応できるシステムであるという点と、ユーザーに解りやすいというのが重要なポイントでした。
親会社である大陽日酸では元々別の経費精算システムを利用していました。大陽日酸グループは海外を拠点とする企業の割合も多いので、親会社と同様にグローバルで使えるシステムを国内グループ会社に展開する案も出ましたが、国内グループ会社にはやはり日本の会社で作られた経費精算システムの方が良いだろうという結論になり、株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」を導入しました。
グループ会社といっても、登録するマスタや画面に表示させたい内容が会社ごとに違うという状況でしたので、画面設定が分かりやすく、要望に柔軟に対応できる「楽楽精算」に魅力を感じました。

「楽楽精算」をグループ会社に導入して実感した効果を教えていただけますでしょうか。

導入して感じたことは、導入までにかかった日数、利用者が使用に慣れるまでに要した日数が、過去に導入した社内システムの中でも圧倒的に短く、これは大きな成果でした。以前別のシステムを導入したときは設定に苦労した記憶がありますが、「楽楽精算」導入時は、担当2名でグループ会社13社分の導入を10ヶ月で行うことができました。つまり、1社につき1カ月もかかっていないということになります。「楽楽精算」は開発者と利用者双方にとって直感的に操作することができるシステムだったので、おのずと利用者との意思疎通もスムーズにでき、設定作業もスムーズにできたのだと思います。
また、新システム導入直後は、利用者からヘルプデスクへの問い合わせが殺到することが多いですが、「楽楽精算」導入時は問合せの数も少なかったです。従来から使っていた社内用語や項目名を「楽楽精算」に反映できたので、利用者も画面上で迷うことが少なく、馴染みやすかったのだと思います。

今までの運用そのままにシステム移行に成功されたのですね！
その他、「楽楽精算」で便利だと感じた機能はございますか

「楽楽精算」には乗換案内が内蔵されており、電車やバスなど近隣の交通費精算をする際にはこの機能が利用者からとても好評です。以前のグループウェアでは、乗換案内サイトのリンクはあったのですが、内蔵されているとわざわざ別ページで検索をしなくて済むのでとても便利です。また、申請書に出る「早」「楽」「安」のアイコンはチェックする立場の人にとって確認作業が楽になる機能だと思います。
その他、承認業務フローに対応できたことや、従業員の立替精算だけではなく請求書の支払依頼の機能があったのも良かったです。従来の精算フローでは、個人が立て替えたもの、支払依頼するもの、精算の承認申請が別々のシステムからの申請でしたが、導入後は精算に関わるものは全て「楽楽精算」に統一できました。

今後、経費精算において更に取り組んでいきたいことはありますか

2019年5月現在でグループ会社の13社が「楽楽精算」を活用していますが、引き続きグループ内での「楽楽精算」の導入を進めています。今後もまだ紙の運用をしているグループ会社への導入を進め、グループ全体で経費精算業務の効率化に取り組みたいと思っています。また、「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているので、今後は時代に合った経費精算フローの実現にも取り組みたいです。

経費精算業務の他に取り組まれている業務効率化があれば教えてください

請求書発行業務では、従来大陽日酸だけだった電子化対応をグループ会社の請求書にも広げました。これによってグループ全体の請求書発行業務の効率化と共に、当社グループとお取引いただいているお客様へのサービスの向上を図ることが2019年の春よりできるようになりました。また、数年前より始めたWebによる受注受付の体制を整えたことで、お客様へのサービス向上と当社内の業務効率化も大きく進んでいます。

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします

今回元々グループウェアで行っていた経費精算を、経費精算に特化したシステム「楽楽精算」での経費精算フローに移行しました。システムの移行は手間がかかるだろうと思っていましたが、弊社が選んだ「楽楽精算」は大変スムーズにシステム移行を進めることができました。現在システム化しているが使いづらい部分があるとお考えの方は、「楽楽精算」のような、システムの変更に伴う負担が少ないサービスを使ってみると、更なる業務効率化に繋がるかもしれません。