経理担当者目線で開発された経費精算システムとは

経理担当者目線で開発された経費精算システムとは

今回は、株式会社ラクス 経理財務部部長の八幡 恭輔氏へのインタビューをお届けします。

同氏は、経理業務を行う傍らで、ラクスが提供する「楽楽精算」、「楽楽明細」という2つの製品企画に、経理担当として参画されています。

本記事では、販売から5年で導入数第1位にまで成長した経費精算システム「楽楽精算」について、製品誕生の経緯や、製品開発の裏側を経理の立場から語っていただきます。

 

経理として製品企画に参画

まずはじめに、ご経歴を簡単に教えてください。
新卒で入社した会社では、主に本社財務部・経理部で従事し、上場企業としてのバックオフィス業務をひと通り経験させて頂きました。その後、上場を目指していたラクス(当時はアイティーブースト)が、多くの部門で体制強化を図っていたタイミングで、ご縁があって、入社しました。ラクスでは、上場会社に相応しい体制に整備すべく、経理財務総括や監査法人対応といった業務をする一方で、「楽楽精算」、「楽楽明細」という経理向け製品の製品企画に携わっています。

製品開発に携わることになった経緯はどのようなものだったのでしょうか
製品戦略のマネージャーから、「楽楽精算」の顧客ターゲットとなる経理担当者の目線で、製品の機能や運用を確かめてほしいというリクエストがありました。そこから、製品企画プロジェクトに加わるようになりました。

 

システムがない状態での経費精算は成り立たない

yahata「楽楽精算」の開発の経緯を教えてください
「楽楽精算」導入前はExcelで運用をしていました。私の入社当時はまだ社員数も少なく、月次の処理件数も60件程度(精算対象社員40人程度)と少数でした。しかし、明細行合計の検算や、日当の有無など、正しく精算されているかを確認するのに非常に手間がかかっていました。(先日、当時の精算書を見直すと、手書きの修正が数多く散見され、苦笑しました)

また、ラクスでは経費使用の事前申請・承認が徹底されているのですが、当時は決裁専用のシステムで事前申請されたデータと、Excel精算書に記載された決裁番号を照合するという手間もありました。
これらの手間をなくすため、経費精算のシステム開発が始まりました。そこで生まれたのが「楽楽精算」です。

「楽楽精算」の導入で経費精算業務はどのように変わりましたか
経費精算業務にかかる時間が大きく削減されました。

「楽楽精算」により効率化できる理由として、大きく2点あります。
第1に、分散入力による業務の平準化の実現です。すべての社員が申請時に必要な項目を入力するようになっているので、入力稼働ボリュームが分散され、経理としての仕事は、最終工程の「申請内容に不備がないかを確認しながらの証憑チェック」や「会計システムへのデータ連携」だけとなります。同時に、従来のデータ集計や検算という業務からは解放されるため、業務ピークボリュームが圧縮されています。

第2に、システム化による業務変化です。システム化することで業務時間は、精算書の枚数ボリュームにあまり左右されなくなります。データをまとめて処理できるため、社員数の増加が著しい当社でも、システム作業にかける時間は、処理件数に比例して増えることはありません。実際に、現在は社員が350名を超え、月間の精算数も大幅に増えましたが、社員が約150名だった導入当時と、経費精算の処理時間はあまり変わっていません。もし、「楽楽精算」がない状態で経費精算をやらなければならないとなると、おそらく経費精算担当を増員して3日間かかりきり…といった状況となってしまうでしょう。システムを入れていない経費精算はもう成り立たないと思うほど、導入効果は絶大です。

さらに、「楽楽精算」では事前申請である「経費申請」と実費精算である「経費精算」がシステム内で紐づけられており、事前申請内容と齟齬がないかを一元的にチェックすることができ、効率化の実現と同時に、内部統制面での貢献も大きいです。当社では、必要な経費は事前に申請され、しかも各部署の上長が厳しくチェックしてくれています。

「楽楽精算」で特に便利だと思う機能を教えてください
振込データ作成機能ですね。「楽楽精算」で承認されたデータから、全国銀行協会フォーマットで振込データ(FBデータ)を作成する機能です。導入前は、ネットバンキングシステムに振込先と金額を手入力するという、手間のかかる業務フローとなっていましたが、それがなくなりました。振込業務はこの機能により大きく効率化されました。
 

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同じ経理として、顧客視点に立った製品づくり

経理として「楽楽精算」の製品企画に携わる上で気をつけている点はありますか
製品づくりで大事なのは、顧客視点に立つことだと思います。ある1つの機能改善要望があったときに、それが多数の会社に当てはまるものなのかを考え、より多くの顧客の課題解決ができる機能を提供することを目指しています。
そのために、開発、営業、サポート、マーケティング、そして経理といった各方面のメンバーを集めた開発会議を組み、様々な視点から意見を出し合い、開発機能の決定をしています。このプロジェクトに経理が入ることで、「このポイントまでだと、一定企業の要望しか満たせないが、この機能をここまで高めれば、かなりの会社で受け入れられるようになる」というような議論を交わし、大多数に有益な機能を提供できるように取り組んでいます。

実際に、経理の意見が反映されて採用された機能を教えてください
細かいものを合わせるとたくさんあるのですが…、その中でも良かったと思うものは「会計ソフト連携のテンプレート化」ですね。
「楽楽精算」では、精算情報を会計ソフトに合わせたcsvデータ形式で出力することができます。会計ソフトによってデータ並び順が違うので、それぞれに合った設定をする必要があるのですが、現在は主要会計ソフトに合ったテンプレートが用意されています。
それ以前は、お客様自身で出力設定をする必要があり、もちろん当社のサポート担当がお手伝いをさせて頂きながらの作業になるのですが、お客様にとって難解であるに違いないと感じていました。そこで、「実装実績のある会計ソフトの設定をテンプレート化し、設定不要となるように作り込んだ方がいいのでは」と意見を出しました。これは、導入する際のマスタ設定や会計ソフト連携は、最も難解で手間がかかると実体験により感じていた私自身が開発に携わるようになり、要望として上げていたものです。
この機能の追加により、お客様の導入時のハードルを下げることができたと考えています。

 

より多くのお客様に「楽楽精算」を使って頂きたい

製品企画においてのやりがいを教えてください
「楽楽精算」が多くのお客様にご利用されていること、製品力が向上してきていること、そこに携われている事に嬉しさを感じます。
もっと早く新しい機能を提供し、もっと「楽楽精算」を多くの方に使って頂きたいと考えているのですが、思うように開発サイクルを進められないこともあります。中途半端な機能ではなく、より良い機能を提供することが、より多くのお客様の要望を満たすと考えているのです。

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最後に

この記事をご覧になっている読者の方へ一言お願いいたします
経理に携わる者として、もはや経費精算をシステム化しないという選択肢はないと思うほど、導入効果は大きいです。業務ピークコントロールによる適切な人員配置の実現や決算処理日数の短縮は、どの企業でも目指すゴールだと考えています。より多くの方に実感して頂けるよう、今後も「楽楽精算」の製品力強化に努めたいと思っています。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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