【インタビュー】紙の経費精算で起こるムダを解消！ピーエイの経理業務効率化の取り組みとは

全国から届く精算書のチェック稼働が大きな負担に

経理業務の中で課題に感じていたことを教えてください

経費精算にかかる業務負担が大きかったことが長年の課題となっていました。弊社は東京本社の他に、東北地方や甲信越地方に事業所があります。これまでの経費精算は各拠点に現金を用意して、申請は各自Excelフォーマットに記載してもらっていました。経費精算はそのフォーマットを印刷し領収書を貼り付け、経理のある東京本社に郵送してもらうという運用でした。
各事業所から送られてきた精算書を受け取り、一枚一枚チェックしていくのですが、このチェック稼働にかなりの時間を費やしていました。

さらに、経費精算が紙ベースだったことで、ミスがあった際に修正依頼をしてもなかなか再送してもらえないことや、一つの精算書原本に対して複数の経理担当者が同時に別業務を行えないといった紙や郵送の運用ならではの問題があり、非効率的だと感じていました。

精算書の確認や郵送依頼などアナログな業務は手間と時間がかかりますよね
では、貴社はどのようなことがきっかけで業務効率化に踏み切ったのでしょうか

今までお話してきたようなチェックの負担や紙・郵送での経費精算のやり取りなど、ムダの多い経費精算業務のプロセスをどうにかしたいとずっと考えていました。なかなか具体的に改善を進められず先延ばしになっていたのですが、「このままでは何も変わらない！」と一念発起して、2年前に経費精算のシステム化を決めました。

経費精算システムでムダの多い経費精算プロセスを一新

経費精算システムを導入され、どのように精算業務が効率化できましたか

「楽楽精算」という経費精算システムを導入し、チェック稼働の削減や承認・修正対応をスピーディーに行えるようになりました。Excelによる申請や紙の精算書での運用をやめ、「楽楽精算」のシステム上での申請・精算にしたことで、どこで精算が止まっているのかが分かるので、ミスがあっても早急に対応依頼を行えますし、システムからすぐ修正してもらえるようになりました。

また、精算や承認が滞っているときは、申請者や承認者に対して催促メールを一斉配信できるので、これまでは一通ずつ催促メールを送っていたものがボタン一つで送れるようになり時間短縮に繋がりました。

昔は月次決算の時期に経費精算業務が食い込んでしまうことも多かったですが、「楽楽精算」の時間削減効果で現在は締日後1日で精算額を確定することができています。

システム化でスピーディーに経費精算業務を進められるようになったのですね
その他に「楽楽精算」を使っていて便利だと感じる機能はありますか

「楽楽精算」の交通系ICカード取込機能が使いやすいという声を他部署の社員からよく聞きます。交通系ICカードをリーダーにかざし履歴を取込むことができる機能ですが、これによって電車に乗る度に毎回使った経路や電車賃を調べて手入力する必要なく、正確な金額が反映できるので申請者も入力作業が楽になりました。

また、精算画面には交通系ICカード取込からの入力なら「IC」のアイコンが、その他内蔵された乗換案内からの入力では「早」「安」のアイコンが表示され、適切なルートが選択されているかといった詳細な履歴も出るので、承認を行う側もチェックがしやすいです。

＞＞交通費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

稟議承認プロセスもシステムで効率化

その他、業務効率化に取り組まれているものはありますか

法務関連で「x-point」というシステムを利用し、稟議書の電子化による共有を行っています。今までは紙に稟議内容を印刷し、各承認者に渡して回覧と承認を行っていました。経費精算と同様に紙で運用していたため、急ぎの案件等どこで稟議書が止まっているかを確認する時間や、過去の稟議書を探すといった紙であるが故の手間やタイムロスが起こっていました。
現在は稟議が下りた時点でメールにてお知らせがあり、各自がパソコン上で確認できるので、承認がどこまで完了しているかがわかりやすく、手間や時間が削減できています。

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします

経費精算は申請者のペースが一番出やすい業務で、よくも悪くも慣習化してしまうところが多いかと思います。「楽楽精算」といった経費精算システムを導入することで、その慣習化された部分も取り払うことができ、かつクリック一つでどれだけの承認が来ているかを見ることが出来ますので、業務量の可視化ができ、効率化が図れました。

紙でも経費精算や稟議承認はできますが、思い切ってシステムによる運用にしたことで大幅に経理の負担を減らすことができています。精算業務をExcelで行っていたり、チェック稼働が多くかかっていると感じている企業は、システムを導入することで大きな工数削減効果が得られると思います。