【インタビュー】ベンチャー企業の経理業務効率化事例!積極的なシステム活用を推進する、株式会社もしもの取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第16弾をお届けします。今回お話を伺ったのは、株式会社もしもの小嶋様です。小嶋様はシステムを積極的に活用した業務効率化を推進されており、同社の経理業務をお一人で担当されています。今回はその取り組みについて伺ってまいりました。

 

株式会社もしもとは

御社の事業内容について教えてください
当社は2004年に創業し、2006年からはアメリカで普及していたドロップシッピングサービスを日本ではじめて開始、おかげさまで安定成長を続けております。

「もしもドロップシッピング」サービスを使えば、初心者でも簡単に、安全に無料でネットショップ運営を始められます。現在、47万人の会員と36万点の商品数で、日本最大級の個人向けドロップシッピングサービスとなっています。

 

3つの軸で取り組む経理業務の効率化

小嶋様経理業務の効率化について、貴社で取り組まれていることを教えてください
経理部門で行っているIT化は、つぎの3点です。

  1. 経理部門が自ら行うシステム化
  2. 社内の開発部門に依頼して行うシステム化
  3. 外部サービスを利用したシステム化

様々な取り組みをされていらっしゃるのですね
それぞれについて詳しく教えていただけますでしょうか

「経理部門が自ら行うシステム化」については、まずはじめに社内のシステム理解から始めました。

売上や仕入といった取引のフローに沿って社内のシステムがどう動くのか、どのようなデータが生成されるのか、経理上必要なデータはどのデータかを学びました。その上で経理部門でシステム化を行えるよう、FileMakerというデータベースソフトを使い始めました。

FileMakerで経理用のデータベースを構築し、社内システムからデータをインポート、それをスクリプトというExcelのマクロのような機能を使って自動で加工できるように仕組み化し、請求書や支払通知書、全銀振込データ、仕訳データなどを作成できるようになりました。

これにより、重要かつボリュームが増えることが見込まれる処理については自動化することができ、創業から13年、経理人員を増やすことなく私1人で回すことができています。

次に、「社内の開発部門に依頼して行うシステム化」について教えてください
開発部門への依頼は、私のITスキルでは実現が難しい、もしくは実現は出来るが時間がかかりすぎる、複雑かつ重要な処理を依頼しています。

開発部門に依頼するためには、目的/要件/効果を開発担当者に伝え、工数を見積もってもらい、社内の開発会議でプレゼン、経営者の決裁を得なければなりません。

ここで前段の「経理部門が自ら行うシステム化」でお話した、社内システムの理解、自らシステム化を行っていた経験がとても活きていると感じています。

3点目の「外部サービスを利用したシステム化」については、どのように取り組まれているのでしょうか
「経理部門が自ら行うシステム化」や「社内の開発部門に依頼して行うシステム化」で、ある程度のシステム化は社内で完結させていますが、支払通知書など書類を外部に送信する場合は、専門の外部サービスを利用しています。

自社で開発することも可能ですが、書類を受領する側の利便性が考え抜かれた専門サービスを利用したほうが価値が高いと考えているためです。

また、料金もさほど高くなく、むしろ郵送時の半額未満にコストを抑えられているので大変満足しています。

 

管理部門にかかるコストを最低限に抑え、自身の付加価値を高める

これらの施策の効果はいかがでしたでしょうか
前述の通り、経理人員を増やさずに済んでいることが最も大きな効果です。
人件費は固定費ですから、当社のようなベンチャー企業では管理部門にかけられるコストは最小限に抑えることが求められます。反対に、それが達成できればベンチャー企業の経理マンとして付加価値が高まるとも感じています。

システム化によるミスの抑制も大きな効果です。ミスが抑制されることにより、社外の取引先からの信用確保、監査や税務調査でも指摘が発生しない、という質の高い状態を維持できていることは大きいです。

さらに、効率化を推し進めてきたことで、より上流の仕事にもチャレンジできる時間を確保できるようになりました。経営会議への参加、予算作成、予実管理など、経理マンとしてのスキルアップも図れるようになりました。

経理部門以外で、これらの取り組みよる効果や変化はありましたか
システム化を推進するにあたり、社内の開発メンバーとの打合せ、カスタマー部門や営業部門にシステムの説明を行うなど、他部門との交流が増えました。

これにより、経理の重要性や業務内容を理解してもらい、今ではこちらから声をかけなくても「これは経理的に大丈夫?」と他部門から声をかけてもらえるようになりました。

とても嬉しい効果です。
声をかけてもらえた際は素直に感謝の気持ちを伝え、良好な関係を保てるように意識しています。

 

クラウドサービスの活用を視野に入れ、更なる効率化を目指す

今後、さらに取り組もうと思っていることはありますか
社内システムのクラウドサービスへの移行を検討したいと思っています。
社内のシステムも無料ではなくメンテナンスコストがかかります。一方で社外のサービスへの移行は、スイッチングコストとランニングコストがかかります。

現在は、「社内メンテナンスコスト<社外スイッチングコスト+ランニングコスト」と判断していますが、昨今クラウドサービスが著しく進化しているため、近い将来逆転するのではないかと感じています。クラウドサービスの未来にとても期待しています。

貴重なお話をありがとうございました!

 

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

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