【インタビュー】複数の主要業務を根本から改善!メガの経理業務効率化の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第25弾は、株式会社メガ様です。経費精算業務をはじめ、経理部門の定型業務をシステム化し、工数削減を実現された同社の取り組みについて、経理部の脇野様にお話を伺いました。

株式会社メガとは

株式会社メガ様_ロゴ

株式会社メガ様は、オフィスと店舗の内装デザインやシステム構築・運用、人材採用のコンサルティングなど、ビジネスに必要な準備をトータルで支援する「ビジネスサポート事業」と、高齢者リハビリスタジオの運営やマレーシア在留邦人向けのビジネス支援などを行う「ソーシャルサポート事業」の2つの事業を行っています。東京本社の他、日本全国だけでなく海外にも子会社があり、グローバルにビジネスを展開している企業です。

精算業務は全て手作業、増員と比例して負担も増える…

経理業務のシステム化を検討し始めたきっかけを教えてください

経理業務の中でも、経費精算にかかる時間と手間が多いという問題がありました。以前は、社員それぞれがExcelの精算書に手入力、上長が承認したものを経理に回覧する体制でした。その後、経理部に送られてきた精算書を基に、費用の集計作業や支払処理、会計ソフトへの入力をすべて手作業で行っていて手間がかかっていました。手作業が多い故に、ミスが発生する可能性があるため経理部内での細かいチェックが必要でしたし、承認が完了するまでに時間がかかってしまうため、時には経理担当者の処理が遅れてしまうこともありました。
さらに、弊社では新卒採用に加え、中途採用にも力を入れているため、頻繁に増員も行われますが、それと比例して経費精算業務にかかる時間も増え、経理部の負担も大きくなっていました。このような精算業務の時間と手間をどうにかして削減したいと考え、経費精算システムの導入を検討しました。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 WEB帳票発行サービス「楽楽明細」

経費精算をシステム化!精算書類も工数も大幅削減

経費精算システムを導入され、どのように精算業務が効率化できましたか

弊社では経費精算システムの「楽楽精算」を活用し経費精算業務をシステム化しました。まず大きく変わった点として、経費精算で発生する紙の量が目に見えて減りました。毎週経費精算を行っているのですが、導入当時は200人程度の社員が精算を行っていました。毎週の経費精算で最低1人1枚は申請書を印刷すると想定すれば、最低でも月間800枚は印刷していたということになります。

導入以前はそれらの申請書を全て保管していたため、保管用のファイルはものすごく分厚くなっていました。
しかし、「楽楽精算」で経費精算をシステムに切り替えたことで、導入後の紙の量は体感として約5分の1程度になり、管理も楽になりました。当時から社員がさらに増えていることを考えると、もし導入していなかったら今頃どうなっていたのかとゾッとします。

紙の量が5分の1になったというのは、大きな削減効果ですね!
元々課題となっていた経費精算業務の工数削減効果についてはいかがですか

「楽楽精算」導入以前は毎週3日ほどかかっていた経費精算業務ですが、導入後は毎週半日で全て終えられるようになりました。
従来では外出が多い社員がなかなか申請を出してくれなかったり、承認が滞ったりしましたが、経費精算をシステム化した今では、インターネット環境さえあればどこでも申請や承認ができるので、経理部でもスピーディーに経費精算処理を進められるようになりました。

スムーズに経費精算を行えるようになったので、経費精算以外の業務にも時間を充てることができるようになり、経理部としての価値を向上できたのではないかと思っています。

「楽楽精算」で特に工数削減に貢献しているなと感じる機能はありますか

交通系ICカードの情報を取り込める機能はとても便利です。交通系ICカードを読み取るだけで、わざわざ日付や駅名、金額を入力しなくても申請データが作成できるようになりました。定期区間を登録しておけば自動的にその区間の交通費精算は行われないようになっているので定期区間が除外されているかどうかのチェックも不要になりました。交通系ICカードの読み取り機能によって手入力不要で正しい申請データを作成できて、申請者の手間が減ったと同時に、経理担当者のチェック業務も大幅に削減できました。

請求書発行もシステム化。さらなる業務改善を実現

その他、経費精算業務の他に業務効率化に取り組まれているものはありますか。

経費精算以外では請求書の電子化に取り組んでいます。
請求書の電子化はWEB帳票発行システムの「楽楽明細」を利用しています。郵便局による集荷業務の廃止に伴い、請求書の電子化は早急に取り組まなければいけない事項でした。「楽楽明細」に切り替えたことで、印刷費や郵送費といった請求書発送に伴うコストが削減できました。
また、郵送では最低でも1日はタイムラグが発生しますが、請求書データを相手先にメールで瞬時に届けられるようになり好評です。
今後は近年の電子帳簿保存法の要件緩和に合わせ、帳票の電子化に取り組んでいきたいと考えています。

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします

近年、どの企業も「働き方改革」の一環として、業務効率化に取り組もうとされていると思います。経理業務の中でも経費精算は、経理部だけでなく全ての社員に関係する業務ですので、経費精算の効率化は会社全体の業務改善につながると思います。
弊社で導入した「楽楽精算」は、経費精算に必要な機能が揃っており、安価でインターネット環境さえあれば誰でも導入することができるサービスなので、どのような規模の企業様であっても工数削減の効果を発揮してくれると思います。

経理プラス編集部より

経費精算のシステム化により、「経理部としての価値を向上できた」というお言葉が印象的でした。経費精算をはじめ、帳票発行や資産管理などの定型業務をシステムに移行し、本来注力すべき予算管理などに時間を使えるようになることで、会社の成長に貢献する経理部になれるのだなと感じました。
貴重なお話をありがとうございました!

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楽楽明細

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