【インタビュー】経理のみでなく営業へのメリットも！東証一部上場企業が採用した業務効率化方法とは？

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化の成功企業へのインタビューも第5弾となりました。今回、お話をお伺いしたのは、ヒト・コミュニケーションズ株式会社様です。
同社が実施した業務効率化の方法とその効果を伺ってまいりました。

ヒト・コミュニケーションズ株式会社とは？

1998年創業。販売・営業・サービス分野に特化した代行業 （アウトソーシング）事業を展開されている企業です。サービスの提供のみではなく、成果で応える「成果追求型営業支援企業」という企業コンセプトを掲げていらっしゃいます。2013年7月には、東証一部上場を果たし、同分野におけるアウトソーシングのフロントランナーとして今後さらなる飛躍が期待されております。

経費精算システム導入で、経理部門の業務負担軽減に成功！

経理業務において抱えていた課題を教えてください
経費精算業務に負担を感じていました。Excelの経費精算用紙で運用をしていたのですが、社員から印刷されて提出される精算用紙を、手作業で処理していたのです。とても時間がかかっていましたし、ミスや入力漏れの発生も防ぐのが難しく、どうにかしてミスを減らし、経理業務の負担を減らす方法を探さなくては、と思っていました。そこで知ったのが経費精算システムです。システムの導入により、この課題を解決しようと動き始めました。

実際に経費精算システムを導入した効果はどのようなものでしたか？
手作業の際に発生していたミスが減りました。経費精算システムでは、社員からの申請がデータであがってくるため、打ち直す必要がありません。ミスが起こる原因だった作業がなくなりますので自然とミスとが減ります。また、申請内容に応じて自動で仕訳をしてくれる機能により、仕訳と会計ソフトへの入力もなくなりました。結果として、作業時間も短縮されました。これまで経費精算にかけていた人数と時間を減らすことができ、余った時間は他の作業に回すことができますので、経理部門全体の効率アップにもなりました。 

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デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

営業チームからも好評！どのような点が他部署にもメリットをもたらしたのか？

目的であった経理部門の負担軽減を見事に実現されたのですね！
他に、導入したことによるメリットなどはありましたでしょうか。
システムによって各月の業務量が予測できるようになり、スケジュール管理がしやすくなりました。経費精算システムでは、各社員が申請をすると、それがまだ上長に承認されていない状態でも、どの位申請されているかをシステム上で見ることができます。紙の運用ですと経理の手元に届くまでその量は分かりませんから、コントロールが難しかったのですが、今はおおよその業務量が把握できるようになっています。特に、弊社では全国に約30の拠点を構えていますので、各拠点からの申請がすべて揃わないと業務量が把握できなかった当時に比べると、大変やりやすいですね。

経費精算業務にかかる作業量があらかじめ分かるようになれば、他の経理業務の時間調整もしやすくなりそうですね！

経費精算をシステム化すると全社に影響が及んでしまうため、導入を躊躇してしまう経理の方もいらっしゃると思いますが、御社での社内の反応はどのようなものでしたか？
営業チームからはシステム導入は好評ですね。弊社では、イベントプロモーション等も手掛けているため、営業は終日現場…ということもよくあります。ですので、以前は経費精算のために社に戻り、作業をする必要がありました。我々が導入した「楽楽精算」というシステムはスマートフォンでの経費申請にも対応しているので、外出先でも作業ができるのです。移動中や、自宅から、など自分の空いた時間で作業ができるため、営業チームからはとても好評です。

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デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

経理プラス編集部より

経理部門だけでなく、営業等の他部門の業務効率化も実現したシステム導入の方法は見習うべき点ですね。そのためには、自社の運用に合った機能を持つシステムを見極めることが重要です。システム提供企業は各社資料請求など気軽にできるようになっていますので、色々と比較をしてみるといいかもしれません。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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