【インタビュー】IPOに向けて経理業務を効率化！Hamee株式会社のとった経理業務効率化とは？

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは、経理プラス編集部です。
経理業務効率化の成功企業へのインタビュー第3弾はHamee株式会社様です。IPOをきっかけに経理業務の見直しを行ったという同社の業務効率化への取り組みを伺ってまいりました。

Hamee株式会社とは？

EC事業者向けの受注・在庫管理システム「ネクストエンジン」の開発、販売を中心とするプラットフォーム事業と、20万点以上の商品が揃うモバイルアクセサリー専門店「Hameeストラップヤ」や、楽天市場などのECモールや自社サイトを含め20店舗以上の店舗運営を行うコマース事業を展開する企業です。2011年からは海外市場にも進出され、韓国、アメリカ、台湾にも拠点を持ち、2015年4月に東京証券取引所マザーズ市場に上場されています。

IPOに向け、経理業務の効率化を検討

経理業務において抱えていた課題を教えてください
社員数の増加やIPOの準備により、経理の業務が増えていく中で、特に経費精算業務の煩雑さに課題を感じていました。専用のエクセルフォーマットを使用し、申請された内容に対して、経理は項目ひとつひとつをチェックしていましたので、かなりの時間と労力がかかっていました。

会社が大きくなる度に、負担が大きくなってしまいますね
その通りです。その上、当時は各々のタイミングで経費精算をしており、毎週精算する人もいれば、1ヶ月に1回しかしない人もいたり、各営業所の社員は本社に来るときにしか精算できなかったり…と、バラバラでした。その度に経理の担当者の業務はストップしてしまっており、大きな負担となっていました。

経費精算にどのくらいの時間がかかっていたのですか？
交通費などでは、立替精算で現金の受け渡しをしていたのですが、毎日1～2時間ほどかかっていました。ミスが起きやすく申請内容のチェックにはかなりの気を使いますので、それ位の時間がかかってしまいます。

このような経緯で効率化に踏み切ったのですね
そうですね。IPOを目指すにあたり、決算早期化の実現に向けひとつの施策として、経費精算のシステム化を検討し始めました。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

経費精算システム選定のキーワードは、“クラウド、操作性、コスト”

システムの選定はどのような点をポイントに行われたのですか？
大きく分けて3つのポイントで選定を行いました。1つ目は、クラウドサービスであること。当社では、本社、東京、大阪の各拠点の社員が経費精算をする必要があったので、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるクラウドサービスに利点を感じました。会社がより大きくなり将来的に拠点が増えても、クラウドサービスならばアカウントを増やすだけで対応できるので安心です。

2つ目は操作性です。経費精算業務は社内全体のフローなので、従来の方法から大きく変わってしまうと現場の抵抗感も大きいのではと考えました。なので、それまで使用していたエクセルフォーマットをできる限りそのまま管理画面上に配置できるようなカスタマイズができたり、操作がなるべく簡単なものを選定したいと思いました。

最後はコスト面です。初期の導入コストとランニングコスト合わせて安く導入できるものを探しました。

いろいろな面を配慮して選定をされたのですね
はい。選定の結果「楽楽精算」というシステムを導入しました。クラウドサービスであることはもちろん、操作性も高く、従来のエクセルのフォーマットをほぼそのまま画面上で再現することが出来ました。初期設定も簡単でしたし、現場からの不満も特にあがらず、スムーズな移行も実現できました。もちろん、3つ目のポイントのコストという点も満たしていました。

経費精算システム導入により、毎日1～2時間かかっていた精算業務がほぼゼロに！

経費精算システム導入後の具体的な改善効果を教えてください
毎日1～2時間かかっていた立替精算の時間がほぼゼロになりました！経費精算システムの機能により、チェックが簡易化され、仕訳や入力もなくなり、費やす時間が激減。さらに、経費精算システムから振込データの作成もできるので、現金の取り扱いをなくし各社員の口座への振込みに変更したことで、これまでの業務が大変効率化されました。

IPOによって決算や監査対応など経理業務は増加しましたが、システムの導入によりそのままの人員で業務が出来ています。経費精算の効率化によって、本来集中すべき業務に取り組める時間が十分に取れるようになったのが大きな要因だと考えています。

素晴らしい効果ですね！
最後に経費精算業務の効率化を検討している企業へメッセージをお願いいたします。

経費精算システムの導入は、会社全体はもちろんですが、経理部門に一番メリットがあります。以前の当社のように、日々煩雑な精算業務に追われて本来集中すべき業務の時間が取れないと悩んでいる会社は、検討してみる価値はあるとお伝えしたいですね。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より