【インタビュー】請求書のWEB発行で経理の生産性を20倍に！ラクスの請求書電子化への取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第34弾は株式会社ラクスです。
昨今、テレワーク導入推進の影響もあり、「請求書の電子化」を検討する企業が増えています。「経理プラス」を運営する株式会社ラクスでは、2013年頃から電子請求書発行システムを利用し、請求書をWEB上で発行し、大幅な作業効率化とコスト削減を実現しています。
今回は、その背景と導入効果についてお話を伺いました。

株式会社ラクスとは

株式会社ラクスは、「IT技術で中小企業を強くします！」をミッションに、経費精算システム「楽楽精算」や電子請求書発行システム「楽楽明細」をはじめとした業務効率化のためのクラウドサービス提供やIT人材派遣など、多角的なサービスであらゆる企業をサポートしています。

毎月1,300通以上の請求書郵送で月末月初に大きな負担がかかっていた

ラクスでは、2013年頃まで完全手作業で、毎月1,300通以上の請求書を、経理部の正社員1名、派遣社員1名で発行していました。請求書発行には、「印刷封入」「通数チェック」「発行後の問い合わせ対応や再発行依頼への対応」といったように、とにかく手間も時間もかかっていました。おかげさまでお客様も増えてきており、このまま手作業で対応していくには限界を感じていました。この課題を解決するために社内で模索していった結果、ラクスでは電子請求書発行システム「楽楽明細」を開発、請求書を電子化することに決めました。

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請求書発行の手間が大幅に削減、生産性は20倍以上に

圧倒的に手間が削減されました。2013年頃は毎月1,300通程度の請求書発行数でしたが、現在では14,000通程の請求書を毎月発行しています。当時の手作業のまま現在の通数を1日で発行しようとした場合、23人の人手が必要となる計算になります。電子請求書発行システム「楽楽明細」を導入してから、通数が増えても作業は1人日で問題なく終わりますので、生産性で考えると20倍以上になったと言えます。

請求書発行後の問い合わせ対応、再発行もスムーズに

請求書発行の手間削減だけでなく、発行後の問い合わせ対応がしやすくなったこともメリットの1つです。以前は、取引先様から請求書に関する問い合わせをいただいても、内容の確認は請求データを見るしかなく、特定の経理担当者のみでしか回答することができませんでした。現在では、請求書の発行システムにログインしお客様名を検索するだけで過去にどのような請求書を送っているのかをぱっと確認することができるので、属人的に業務を行うということがなくなりました。請求書の再発行依頼があった際にも、1件1件データを確認し再度印刷し郵送し・・という手間がかかっていたのですが、現在ではワンクリックで再送ができるので、忙しい中でもお客様をお待たせすることなく対応ができ、ストレス軽減にもつながったと思います。

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月に100万円以上ものコスト削減効果

はい、もちろんコストも大幅に削減できています。わかりやすいのは郵送費の削減ですね。請求書を月に10,000通、郵送で送った場合、郵送代だけでも84万円もの費用がかかります。現在使用している電子請求書発行システム「楽楽明細」では、10,000件まで発行できるプランで月額31万円なので、単純計算で月53万円ものコスト削減になります。郵送費以外にも用紙代、印刷代、封筒代、また、作業を行う人件費も発生しますので、トータルで考えると100万円以上のコスト削減ができている計算になります。

テレワーク中でも滞りなく請求書が発行できた

新型コロナウイルス感染症拡大による国の緊急事態宣言に伴い、ラクスでも全社的にテレワーク勤務を行いましたが、基本的に問題なく請求書発行を行うことができました。一部、特別な同封物が必要であったり、代表取締役印を押す必要があったりと、特別な事情のある数件は出社して対応する必要があったのですが、所要時間は1時間程で、最小限に抑えられました。
取引先様でも在宅勤務となる担当者の方が多かったので、これまで郵送でお送りしていた企業様から「電子データで送ってほしい」というお問い合わせも多くありました。「楽楽明細」は、郵送代行をお願いすることも可能で、事前に送付方法をWEBか郵送かに設定しておけば、自動で振り分けて発送してくれます。これまで郵送設定としていた企業様から「電子データで送ってほしい」と言われた場合でも、システム上ワンクリックで発送方法を切り換えられるので、非常にスムーズでした。

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システム導入で本来注力するべき業務に時間が割ける環境を

請求書発行は、「ミスがあってはいけない」というストレスが伴う業務だと思います。
システムをうまく活用することで、そういったストレスを軽減し、本来注力するべき業務に時間が割けるようになるというのがシステム導入の一番のメリットだと考えています。また、電子データですぐに請求書などの帳票が届けられる、お問い合わせにスムーズに回答できる、というのは取引先様にとってもメリットであると感じています。導入時には社内説明や取引先様へのご案内など、大変なこともありますが、今後も毎月続いていく業務の効率化は重要課題です。メリットを感じられる方も多いかと思いますので、一度検討してみることをお勧めします。

経理プラス編集部より

ラクスでは、2013年から電子請求書発行システム「楽楽明細」を利用していますが、新型コロナウイルス感染症対策による在宅勤務中に、あらためて帳票をWEB上で発行できることのメリットを感じたそうです。今後ペーパーレス化が進んでいくことも予想されます。この機会に請求書などの帳票発行の「手間削減」「コスト削減」を考えてみてはいかがでしょうか。

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