【インタビュー】領収書・請求書を電子化!ペッツファースト株式会社の締め日に追われる日々から脱出した方法とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第49弾はペッツファースト株式会社です。今回は経理財務部の遠藤様、伊藤様にお話をお伺いすることができました。

ペッツファースト株式会社とは

ペッツファースト株式会社は「ペットとの共生」ではなく、それ以上の「ペット最優先」に考え、一頭一頭の健康管理をし、安心してお客様にお迎えいただけるように販売することを志としている会社です。

管理獣医師による感染症予防対策「ドクターズチェック」のほか、全国の動物病院様との提携や、お電話での飼育相談など、お客様に安心して子犬や子猫をお迎え頂くために取り組まれています。また、すべての犬と猫が生涯を全うできる社会をつくることも使命の一つだと考え、いままでになかったサービスやすべての犬と猫が生涯を全うできる社会をつくるため、捨て犬・捨て猫をなくすための活動に取り組まれています。

本社締め日とグループ会社締め日に追われる日々

今までの経理業務で負担になっていたことを教えてください。

紙・Excelによる経費精算です。以前は経理担当者2~3名で、締めの期間に2~ 3日間ほどかけて経費精算の業務を行っていました。基本紙ベースで社員が使用する立替経費の管理しており、確認や処理が経理の負担となっていました。弊社は経費精算の締め日が15日で、本来ならば、経費精算の締めも月末に行うべきなのですが、人員と時間的な余裕もなく、常に作業に追われている状態でしたので、そのように締め日に時間差を設けて業務を行っていました。また、弊社には複数拠点があり、それぞれから送られてくる領収書・請求書の管理も煩雑になっていました。昔からの風習で、経理部から書類を渡して各部署の経費状況を記入してもらい、また経理に戻してもらうというフローを繰り返すうちに、請求書の紛失も生じてしまっていました。そうした状況はずっと課題に感じていたのですが、昨今の情勢を受け、上司より「早急にシステム化したい」と話があり、経費精算システム「楽楽精算」を導入することになりました。
現在では、経費精算については日々申請が上がるようになったため、帰宅前の少しの時間を利用して作業でき、まとまった時間を取る必要がなくなりました。締めの期間の作業も実質半分ほどになり、1日もかからなくなりました。そのように効率化が進んだおかげで、2021年3月より、経費精算も月末で行うフローに変更を行い、月次決算の作業中でも、経費精算業務が可能となりました。

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領収書管理を電子化!テレワークにも対応

領収書・請求書の「紙」削減でテレワーク対応可能へ

今回の業務電子化により一番負担が減った業務を教えてください。

紙の領収書のやりとりがなくなったことです。「楽楽精算」導入前は全国の店舗から直接紙の領収書原本が届き、伝票は別途メール添付にて届く運用になっていたので、確認だけでも大きな手間になっていました。「楽楽精算」を導入して精算の申請はもちろん、領収書もシステムに添付できるようになったことで、申請者である店舗の人たちも楽になったのではないかと思います。
今までは経理財務部で全て請求書を開封し、月初の会計処理を終えた後に、支払日ごとに一覧表を作成してから各部門長へ請求書を渡し、その請求書に1枚1枚確認印を押印し、各自が必要に応じてPDFを保管して、その後経理財務部へ戻って来るという作業を行っていました。ただ、請求書を各部署に渡してしまうと、支払日までに請求書が戻ってこないことがあり、その都度、請求書の回収を行う時間が必要でした。しかし「楽楽精算」導入によって、経理財務部から請求書を出さないというミッションを達成できるようになりました。各部門長も楽楽精算で請求書の承認やPDFが確認できるので、大幅に手間がはぶけましたし、請求書の紛失などの事故もなくなりました。

テレワークにも対応できるようになったのでしょうか。

経理側は、全ての作業がシステムで完結できるようになったことにより、チェックや承認作業また、経費管理の作業の一部分などをテレワークで対応できようになり、非常に助かっています。業種柄、週2回ほどは出勤していますが、それ以外は在宅で勤務を行っています。月次の作業もテレワークで対応しており、ミスと作業も減り、出勤の苦労も減ったことで心に余裕が生まれました。

申請者も領収書の自動読み取りで負担軽減

申請者にとっても負担が減った業務があれば教えてください。

システム化により申請が簡単になったことはもちろんですが、特に喜ばれているのは、カメラで領収書を撮影してそのまま申請できるOCR(領収書読み取り)機能です。スマホで領収書を撮影するだけで、金額や取引先や受領日が自動でデータ化されるので、申請する側からすると入力の手間がはぶけますし、入力ミスも防げます。経理側としても、確認の作業が楽になりました。
また、データを申請者の部署でも検索できるようになったことです。以前は「過去の同じようなケースではいくらかかったか?」「この時のこの請求書を出せる?」などの問い合わせがかなり来ていたのですが、システム上で検索すればすぐにわかるようになりました。対応が減る経理はもちろんのこと、各拠点についても上長の管理が楽になったと思います。

経費精算から仕訳まで1つのフローで完結できるように

その他経理担当が楽になった点はありましたか。

「仕訳」を自動で反映できるようになったことです。経費を申請するだけで仕訳データも出力できるようになったため、この手間も削減することができました。経費精算システムの導入を検討する際にも「仕訳」に対応しているかどうかは大きな決め手になりました。「立替経費申請」「立替精算」さらに「支払依頼」とその後の経理処理(仕訳出力・FBデータ出力)を全て一つのシステムで完結できるようにすることで、数値管理も簡単になりましたし、経理側ですぐ設定を変えられるので、状況に合わせてすぐに修正をしながら利用ができています。
システム導入により経費精算の電子化は完了することができたので、現在は電子帳簿保存法の申請についても進めています。締め日に追われることもなく、心と時間に余裕を持てるようになったので、今まで取り組むことができなかった課題についても、一つずつ課題の解消に向けて動けるようになり、今後も業務改善をし続けられる体制づくりができました。

まとめ

精算フローの一元化・電子化により、稼働とミスを大きく削減することができたペッツファースト株式会社様の事例をお伺いすることができました。テレワーク導入が急がれる世の中で、小売業であっても積極的な取り組みを行えている同社。業務効率化ができただけではなく、心と稼働の余裕により、今後も課題を解消に取り組める体制がつくれるようになることが最も重要であると感じました。
貴重なお話をありがとうございました!

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