【インタビュー】働き方改革の要は「紙」の廃止!電子帳簿保存法対応の先駆者、メタウォーターが電子帳簿保存法対応改革当時を振り返る

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第40弾はメタウォーター株式会社様です。今回は、働き方改革の一環としてペーパーレス化の対応に取り組まれたメタウォーター株式会社の、経営企画本部 財務企画室兼IT企画部 担当部長 塩澤隆宏様、経理部 原こずえ様のお二方にお話を伺いました。

メタウォーター株式会社とは

メタウォーター株式会社様は、日本で最初の水・環境分野における総合エンジニアリング企業として発足して以来、人々の生活や産業になくてはならない社会インフラに携わる企業グループとして、水道・下水道・資源環境(ごみリサイクル)の各事業を展開している企業です。現在では、新型コロナウイルス感染症の世界的感染拡大により、公衆衛生の要である上下水道の役割がますます高まっています。その中で人々の生活に欠かせない水・環境インフラの持続に貢献しておられます。

働き方改革の要は「紙」の廃止

今回経費精算のペーパーレス化に取り組まれたきっかけを教えてください。

弊社では現在様々な「働き方改革」の取り組みを推進しているのですが、全従業員にアンケートをとった結果、経費精算業務の効率化、利便性向上が上位にあがりました。経理部門においても、伝票の紙保管と領収書を貼りつけなければいけない手間は元々非効率的な業務であり課題であると認識しておりました。加えて各部門から経費精算における紙文化の廃止や、CSR部門からもCO2排出量の把握のため、出張時の移動距離のデータを容易に取得できるようにすることを強く求められていたこともあり、従業員全員がかかわる経費精算業務の改善に取り組むこととなりました。

電子帳簿保存法対応で全社員30%の業務削減に成功

電子帳簿保存法の導入により、実際全従業員に効果はあったのでしょうか。

電子帳簿保存法の適用により、全従業員が領収書の糊付け作業廃止、「楽楽精算」のOCR機能で画像解析による自動入力になったことで負荷が軽減されるなど様々な効果が得られ、約20%~30%の経費申請にかかっていた時間を削減することが可能になりました。以前は経費申請した領収書を台紙に糊付けした上で承認者へ提出し、その後部門で取りまとめ、経理部門へ提出するといった面倒な工程を経なければいけませんでした。
しかし、電子帳簿保存法に対応した現在では、「楽楽精算」のアプリを搭載したスマホで写真撮影をして、領収書原本は個人毎の封筒へ糊付けなどせずにそのまま入れて、部門ごとに経理部門へ提出といったことが可能になりました。
今年は導入初年度ということで、すべての領収書を保管していますが来年度より原本保存不要分を破棄することで、書庫スペースの1/4が削減できる予定です。

電子帳簿保存法導入時の一番の苦労は社内外の調整

電子帳簿保存法の導入時に一番苦労したことを教えてください。

特にたいへんだったことは、社外(税務署、国税局)および社内関係部門の調整です。当時はまだまだ電子帳簿保存法での導入を実施している会社は少なく、導入事例が豊富にある訳ではなかったため、税務署、国税庁への問い合わせや社内運用ルールの策定は手探りで行いました。特に、申請時に必要となる、電子帳簿保存法に対応する規程・基準の新規制定や既存の規程・基準の見直し、新業務フローの作成・運用承認について社内関係部門と調整する際には、国税局のひな型をもとに、約3か月間で調整しました。時勢は電子化・デジタル化に向かっています。電子帳簿保存法の要件は改正を重ねて徐々にハードルが下がってきていますので、今後も請求書の電子化など少しずつ従業員の手間を減らせるよう検討していきたいと思います。

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・プロジェクト管理市場2021」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2020年12月末までの累計導入社数)

スマートフォン活用でテレワークも推進

システム活用によりテレワークにも役立ちましたか。

もちろん一役かってくれました。以前の経費システムは、当社環境内でのみ利用可能であったため、精算には出社が必要でした。今回クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」を導入したことで、いつでもどこでも申請・承認が可能になりました。
さらに「楽楽精算」はスマートフォンからも利用できるため、テレワーク中自宅でもスムーズに経費精算をすることができました。

必要データが簡単に取り出し可能に

その他でも業務が楽になったと感じられたことはありましたか。

データの出力がとても簡単になりました。昨今ESG(環境・社会・ガバナンス)に関するデータへの注目が高まっていますが、当社では特に出張に掛かるCO2排出量のデータを算出することがCSR部門から強い要望として上げられていました。「楽楽精算」は乗換案内を搭載しているため、その移動距離が出張精算のデータから簡単に把握できるようになり、とても助かっています。
また、システムの管理画面や申請画面のカスタマイズが簡単にできる点も助かっています。項目名などを弊社独自の表現方法に変更したり、以前使っていたシステムの項目の並び順と同じように作成したりすることでシステム変更への抵抗を減らすことができました。

まとめ

ペーパーレス化推進のため、電子帳簿保存法に対応したメタウォーター株式会社様の事例をお伺いできました。今後はテレワークも推進され、ますますペーパーレス化の需要は高まっていきます。またCSR活動の一環としても取り組まれているというお話に、経費精算の効率化の影響の大きさを改めて感じました。
貴重なお話をありがとうございました!

>>>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・プロジェクト管理市場2021」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2020年12月末までの累計導入社数)

「経理プラス」無料メルマガ会員登録はこちら

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です。 経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報をお届けしていきます!