【インタビュー】規定違反チェック機能で経理への問い合わせが半減した株式会社ルネサンスの取り組みとは

【インタビュー】規定違反チェック機能で経理への問い合わせが半減した株式会社ルネサンスの取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第37弾は株式会社ルネサンス様です。今回は経理部の丸山様、武藤様にお話を伺いました。

株式会社ルネサンスとは

株式会社ルネサンス様は、「生きがい創造企業としてお客様に健康で快適なライフスタイルを提案する」という企業理念のもと、全国でスポーツクラブや介護リハビリ施設など計170か所以上の施設を運営しています。
また、施設内でのサービスだけでなく、企業や健康保険組合の健康づくり支援や全国の自治体の介護予防事業を受託するなど、トータル的に「地域の健康を支える」活動を行っています。

各拠点での小口現金による精算が負担になっていた

以前より経費精算システムをご利用していたとお伺いしておりましたが、最初にシステムを導入したきっかけを教えてください。

弊社は全国各地にスポーツクラブがあり、システム導入以前は拠点ごとに小口現金での精算をしていました。小口現金での管理は各拠点にも負担がかかってしまうため、小口現金支払いを廃止し、経費精算は本部に集約することになりました。しかし、全国に拠点が多く存在し、全ての処理を本部行うにはそのまま運用では限界があるため、経費精算システムの導入を検討し始めました。システム導入後は小口現金に代えて仮払いでの精算を行うようになりましたが、システム上で事前に申請もでき、担当者の口座とも紐づけができるようになったため、仮払い精算が簡単に可能になり、申請者の負担も減らすことができました。

モバイル対応で出社しないと精算できない仕組みが解消

今回システムを変更した理由は何だったのでしょうか。

以前のシステムでは必ず拠点に出社しないと経費精算ができない仕組みだったため、それを解消するために、システムの変更を決断しました。そのため、「楽楽精算」を導入し、どこにいてもモバイル端末から経費精算を行うことができるようになりました。
経費精算とは別の稟議などの書式も、「楽楽精算」のワークフロー機能を使用することで、システム上でファイルを添付し、承認をまわすことができるようになりました。そのため経費精算だけでなくあらゆる申請をどこにいても申請から承認まで行えるようになったため、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを行った際にも問題なく対応することができました。
今後はよりペーパーレス化を推進していきたく、事務所に赴かなくても問題なく経費精算を行えるようにするために、電子帳簿保存法に対応することも視野に入れています。ただ、対応については他社の動向も見ながら慎重に進めていきたいと考えています。

経費精算システム「楽楽精算」

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