【インタビュー】会計ソフト連携で経理の負担が軽減！マルホ発條工業株式会社の経理業務効率化の取り組みとは

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

マルホ発條工業株式会社様は、『精密加工技術でお客様と成長を続ける京都企業』を目指し、日本のみならず、アジアや欧米などグローバルに事業を展開し、ばね事業、包装機器や医薬関連機器といった幅広い製品を製造・販売しています。金属精密加工技術、コンパクトな機械設計・製造技術をベースにした高度なコンサルティング力で、顧客ニーズに合わせた最適なソリューションを提案しています。

手間のかかる入力作業・・・現金取り扱いのリスクも

経理業務の課題になっていたことを教えてください。

以前は、申請者が手書きで作成した申請書をもとに、現場にいる経理担当者が、本社の経理課で使用するExcelのフォーマットに転記していました。本社ではそのExcelデータと後から郵送される領収書の内容に誤りや差異がないかを確認してから会計ソフトに取り込んでいました。そのため現場の経理担当者は全員分の申請データをExcelに打ち込まなければいけないという手間が課題でした。一方、本社の経理課は申請のボリュームが多いため締切を月中と月末の2回設けていましたが、どちらも締切間近に申請が立て込むため確認と会計処理が大きな負担となっていました。
また、立て替え費用を現金で手渡しをしていたため、本社の目が行き届かないところで現金のやり取りが発生するリスクがあるのも課題でした。

経費精算システムで手間とリスクを同時に解消！

経費精算システムを導入され、どのように精算業務が効率化できましたか

弊社では経費精算システムの「楽楽精算」を活用し、経費精算業務をシステム化しました。
「楽楽精算」は会計ソフトと連携ができるので、システム導入後は会計ソフトへシステムから出力したデータを取り込めるようになり、Excelへの申請データの手入力の手間がなくなりました。また、振込データを簡単に作成・インポートできるようになり、インターネットバンキングからの振込対応も簡単に実現できました。これにより、仕訳・会計処理の手間と、現金取り扱いのリスクの両方の課題が解消されました。現場の担当者もExcelへの手入力や現金手渡しの手間がなくなったため負担が減り、経理課の月に2回していた確認作業も、申請が上がってきたタイミングでその都度チェックができるようになり、締め切りに確認作業が集中するということも減りました。システム化によって簡単なミスの発生を未然に防ぐことができ、差し戻しも減ったのでとても楽になりました。

手間とリスクの両課題を解決できたのは大きな成果ですね！
経費精算システムを導入して、便利だと感じるところはありますか

申請データの作成においては、過去に申請したデータを複製して申請することができたり、交通費の精算では使用頻度の高い経路を登録したりできるので、申請の手間を減らせて便利です。管理者側は、システムで精算状況を確認できるので、スムーズに承認できるようになり、とても評判です。
また、「楽楽精算」導入を機に電子帳簿保存法にも対応しました。過去に手間になっていた領収書原本の回覧、ファイリングなど、整理にかかる作業時間が省けたことも、大変助かっています。

システムの導入はスムーズにいきましたか

システム導入の際は「楽楽精算」の専任サポートの方が電話もメールも迅速に対応してくださり、スムーズに運用を開始できました。運用開始後も、よくある困ったことに対する回答が載っているサポートサイトがあったり、不明点があれば電話でもメールでもすぐに対応していただけるため、とてもありがたいです。

＞＞経費精算にお悩みの経理の方へ、国内累計導入社数No.1※「経費精算システム」

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

郵送書類を電子発行！郵送の手間も削減

その他、経費精算業務の他に業務効率化に取り組まれているものはありますか。

経費精算の他にも、業務効率化として支払予定通知書（相手先に支払額を通知する用紙）の発行を電子発行できるシステムを導入しました。電子発行が可能になったことで、郵送費用や郵送のための封詰め時間の削減、郵送のタイムラグが減り、お客様にも弊社にも、どちらにもメリットが生まれました。

経理プラス編集部より

経費精算のシステム化で、申請書からExcelへの転記や会計ソフトへの打ち込みといっためんどうな作業を行う必要がなくなったとのことです。一つのデータをもとに処理が進むようになったことで、経理担当者だけではなく、申請者や承認者も含めた会社全体の業務効率化につながることが分かりました。システム化により現金を取り扱うリスクも回避できたことで、より本来の業務に集中できるようになったのではないでしょうか。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より