【インタビュー】請求書発行フローを根本から改善、ミスをゼロに!東急リバブルスタッフの取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。
業務効率化の成功企業へのインタビュー第21弾をお届します。今回お話を伺ったのは東急リバブルスタッフ株式会社様です。

 

東急リバブルスタッフ株式会社とは

東急リバブルスタッフ様東急リバブルスタッフは、2001年に東急リバブル株式会社の100%出資子会社として設立されました。東急不動産ホールディングスグループの一員として不動産業界への人材派遣業と販促ツールやDM発送等の不動産広告代理業を主力に、不動産関連の各種アンケート調査やBPOサービスなどの事業を展開しています。

 

ペーパーレス化を目指し、請求書をオンライン発行に

経理業務の効率化について、貴社で取り組まれていることを教えてください

昨年(2018年)の9月より、請求書のペーパーレス化を目指し、紙での発行からオンラインでの発行に切替えを行いました。オンライン発行では、請求データをシステムにアップロードし、データの確認を行った後そのまま取引先ごとのマイページに請求書がアップロードできます。これにより、印刷・封入・郵送のフローがなくなり、作業時間がゼロになりました。
オンライン発行のシステムは、「楽楽明細」というサービスを利用していますが、シンプルで使いやすく、大きな業務効率化の効果が得られました。

 

郵送廃止で作業時間ゼロに、ミスが起こり得るフローを根本から改善

オンライン発行への切替え前はどのような課題があったのですか

まず発行業務がすべて手作業だったので、かなり時間がかかっていました。毎月3日~5営業日は請求書発行業務に追われていました。また、手作業なので印刷や封入の際にミスも起こってしまうことがあり、これを無くすことも課題でした。「楽楽明細」の導入により、大部分の手作業がなくなりましたし、郵送のフローがなくなったので課題であったミスもなくなりました。

根本からの課題解決に取り組まれたのですね!

はい。他にも、オンライン発行に切替えたことで、請求内容の上長チェックがスムーズに行えるようになりました。
弊社は2段階の承認の後、押印作業を行うのですが、承認者が別オフィスにいるため、従来は印刷した請求書を別オフィスに持参して確認依頼を行っていました。しかし、「楽楽明細」導入後は、この作業をWEB上で完結できるようになり、大変楽になりました。

 

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請求書のオンライン発行は取引先へのメリットも

システム導入にあたっての苦労などはありましたか

「楽楽明細」のシステム自体は使いやすく、またサポート窓口がしっかりしているので、導入までの設定に関する質問や、導入後の運用についての質問も親身に回答をいただけたため、大変助かりました。
オンライン発行への切替えの際には、取引先への周知、賛同が必要ですが、そちらもラクスさんから周知方法のノウハウや、実際に使える案内用のテンプレートをいただき、そちらに少し手を加えて請求書に同梱することで対応できました。いまは、請求書の100%をオンライン発行に切り替えることができています。

オンライン発行には、取引先にも感じていただけるメリットがあり、それもきちんとご案内できれば理解も得られやすいのではと思います。例えば、取引先で担当者が変更になった場合なども、請求書をダウンロードするマイページからお客様が直接情報を変更することができますし、過去の請求書の履歴も見ることができます。情報変更ひとつとっても、お客様から当社宛てにご連絡をいただき、当社内で変更をし、変更した旨をご報告し…といくつかの手順が必要になるので、その手間がなくなったのはありがたいです。変更漏れなどの心配もないので安心です。

今後も業務効率化に向けての取り組みは続けられますか

現在は、小口現金の扱いをなくすことを検討しています。増員などにより出金が増えているのですが、伝票がすべて手書きとなっているので、ムダが多く効率化したいと思っています。小口現金を無くし、経費精算システムでさらに効率化ができるのではないか、と情報収集をしているところです。

 

経理プラス編集部より

煩雑な手作業での請求書発行ですが、一部のフローの改善に着手するのではなく、根本のフローから見直しを行ったことで、ムダな作業がなくなり、大きな成果をあげることができたのですね。システムの導入は現場にとって大きな変化となり導入のコストなども一時的に発生してしまいますが、賢く選択し活用することでそれ以上のメリットを得られるのだと感じました。貴重なお話をありがとうございました!

 

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WEB帳票発行システム「楽楽明細」

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