【インタビュー】緊急事態宣言と同時に運用開始複数拠点の経費精算をペーパーレス化したケービーエスクボタ株式会社の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第35弾はケービーエスクボタ株式会社様です。

ケービーエスクボタ株式会社とは

ケービーエスクボタ株式会社様は総合機械メーカー「株式会社クボタ」の物流を一手に担う物流会社です。車を持たずに物流のマネジメントを行い、クボタ商品を工場から顧客までお届けされています。

複数拠点の経費精算を紙で行う

経理は本社一括で処理をしているのですが、拠点が全国30か所以上あり、それぞれ規模は違いますが、全ての拠点の従業員が経費申請を行う必要があります。近年は人数も増えており、拠点には小口現金をおいていないため、立替精算の手続きが多く発生しています。拠点間で紙を郵送し、経費精算をすることに限界を感じており、経費精算システムの導入を検討しました。
実はグループ会社の中にもシステム開発会社はあるのですが、「楽楽精算」は旅費交通費精算とワークフローを同時にできるシステムの中で費用対効果がよかったため、導入を決定しました。

定期区間を控除できる点と、地図上で経路検索ができる点です。社員数が多いため交通費精算の数も多く、エクセル運用で確認するのはとても手間がかかっていたので、とても便利だと感じました。
実際に運用してみるともっとこうなったらいいのにと思うこともでてくるので、それは「楽楽精算」のサポートの方へお伝えしています。せっかくクラウドサービスなので、アップデートされるのが楽しみですね。また、旅費交通費に限らず、経費精算を全てWebで可視化することができたため、申請漏れや承認漏れを防げるようになっています。

今まで何十人に送らなければいけなかった振り込み確認のメールが、一括で簡単に送れるようになりました。また、そのあと別で仕訳も入力しなければいけなかったものが、会計ソフトに取り込むためのデータを「楽楽精算」から一括で吐き出せるようになったことで、作業量を減らすことができました。
導入当時は今までのやり方から変わることに不満もでましたが、管理部門では業務効率化につながったと思います。少なくとも週に2～3時間の作業時間を短縮できています。

設定完了と同時にコロナ禍に突入

丁度「楽楽精算」の設定完了と同時にほとんどの社員が緊急事態宣言によるテレワークに移行しました。社内での申請は経費以外もほとんど 「楽楽精算」 のワークフローを利用しています。さまざまなフローを設定したので、設定に時間がかかり機能的にもっと便利にしてほしい部分はありますが、ペーパーレス化に大きく貢献してくれました。Web上でも手続きができるようになったため、管理者も遠隔で確認ができ、テレワーク時にも問題なく運用できました。ぎりぎりのタイミングで設定が間に合ってよかったです。

今後の課題は「予算管理」

「楽楽精算」の機能で予算管理ができるのは分かっているのですが、実際にはまだ使えていないです。コロナで余裕がなく、設定ができていませんが、予算管理も重要な経理業務の１つだと思っているので、またサポートの人には助けていただければと思います。
経費精算システムを導入し、「今までやってきたこと変えることは大変だ」と感じることも多いのですが、日常の業務ルーティンはいつまでも続くので、総合的な年間の労働時間削減のために一歩踏み出せたことはよかったと思っています。

まとめ

経費精算システムを導入したことで、ペーパーレス化と申請の可視化を推進し、経費精算業務を全体的に効率化することができたケービーエスクボタ株式会社様。システム設定と同時に発生した、突然の新型コロナウイルス拡大に伴うテレワークにも、ワークフローを活用しながら対応できたというお話が、改めて日常業務の効率化に取り組む大切さを実感しました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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