【インタビュー】精算業務稼働を70％削減！原田税務会計事務所が経費の2重払いと支払い遅延を改善した方法とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第33弾は原田税務会計事務所様です。今回は税理士の原田将充先生に業務効率化の成功方法と、クライアント様から聞く経理業務のお悩みについてお伺いしました。

原田税務会計事務所とは

原田税務会計事務所様は、法人約500社を顧問とし、申告書作成のみならず、社長の事業承継アドバイス、M&Aの仲介、資金繰り・借入の相談なども行っています。また、併設する社労士法人では、給与計算、労務相談業務を行い、企業のバックオフィス業務を一手に引き受けています。
近年では、業務効率化に伴う会計システム、経費精算システム導入を行うためのコンサルティングも行っています。

稼働時間を70％減らした業務改善方法とは

経理、総務担当を悩ませていた2重払いと支払い遅延

交通費精算において定期区間分の2重払いが発生していたことです。
今までは交通費の精算については交通系ICカードに1万円をチャージしたものを渡していました。客先から自宅へ直帰する場合に、きちんとした人であれば定期区間の所の前で一回改札を抜けてまた定期で入り直していたものの、一方で貸与の交通系ICカードを定期区間内にも関わらず利用していたりする職員もおり、二重の交通費が発生してもったいないなという状況でした。
システム導入後は各自が持っている交通系ICカードの履歴が読み取れるようになったため、ICカードの貸与という運用をやめて課題は見事に解決しました。

手間も大きく削減することができました。
システム導入前は交通系ICカードの履歴の紙で交通費精算の精算チェックしており、とても手間がかかっていました。現在はICカードの乗車履歴をシステムに取り込むことができるので、日付と駅名が画面で見ればわかり、確認に割く時間が大幅に削減されました。そのため、今まではチェックの量が多すぎて、確認が行き届かないまま処理を行ってしまっていたケースもありましたが、より厳格な運用ができるようになりました。
また、今までは貸与の交通系ICカードの残高がなくなる度に総務担当者にチャージしてもらったものと交換しなければいけませんでした。交通費精算以外で利用したものがあれば、その分を別で計算し、給与精算時に引くという処理を行っていたので、総務担当者も、申請者も互いに手間が発生していました。
これらの手間がなくなっただけでも、稼働時間の70％程度を削減することができました。

システム導入後、内部統制強化の観点から事前に予算を申請するフローを追加したため、その手間が増えました。しかし、厳格な運用は必要なことですし、申請者への振り込みの遅延がなくなったことは申請者の負担軽減になっていると思います。
また、今までは精算書は紙で回しており、承認にも振り込み処理にも時間がかかってしまっていました。そのため、精算書を出しても、経理担当者の手が空いている場合には来月25日の給与に上乗せし、忙しければ再来月の給与になってしまうこともあり、支払いの月がばらばらになっていました。システム導入後は当月15日まで承認が完了したものは、必ず25日の給料に載せることができています。
承認フローについてもシステム上に複数の承認者を設定しておくことができるようになったおかげで、承認者のうちの誰かが手が空いているときに確認することができるため、1～2日で承認を完了させることができるようになりました。
テレワーク時にも、経費の申請や申請の履歴の確認がシステム上できるので、経費の申請漏れもなく業務を行うことができ、効果は大きかったと思います。

経費精算システム導入時のポイント

一番は、会計システムと連携していることです。現在、経理・会計業務の効率化をお客様にも推進することが我々会計事務所では重要な業務になっています。お客様にお勧めする際には、私たちもシステムの使い方が分かってないといけないという話がでたため、経費精算システムの導入が進みました。経費精算システムはいくつか同じようなサービスがありますが、TKC様と提携していることが大きな理由となり、今回「楽楽精算」の導入を決めました。
また、自社独自の運用もあるので、簡単にカスタマイズできるシステムでないといけませんでした。「楽楽精算」は申請画面のカスタマイズや、他システムに連携するためのデータの抽出が柔軟にできて、融通が利いたことも選定基準の1つになりました。

設定自体はとても簡単にできたので困りませんでした。
「楽楽精算」は入力項目やそれを表示するサイズ幅も自由に変更が出来ました。弊所の場合は簡単に申請できるように、入力項目をなるべく減らしましたが、クライアント様ではなるべく細かく項目を入力して、その後の分析に使う企業も多いです。
ただ、強いて言えば、社内の申請フローを変更するのは大変でした。事務所全体としては金額的にも時間的にも軽減はできていますが、申請者にとっては、前述のとおり以前は行っていなかった事前申請をする、期限を守るというフローを浸透させなければいけませんでした。そこは弊所のみではなく、新しいシステムを入れる際にはどの会社も必ず通らなければいけない道ですね。

導入後に使いこなせるのか不安という方は多いです。
どうしてもシステム導入後は運用フローを変更しなければいけなくなりますし、システムの設定を誤ってしまうと誤った会計処理をしてしまう恐れもあります。そのため、私たちは会計・仕訳とどう連携していくか今までの運用を踏まえたうえでのアドバイスをさせていただくことが多いです。一般的な会社のケースに当てはまらない企業は世の中に多いので、一般的なマニュアルでカバーできない各企業にあった会計的なサポートを求められています。結果的に会計事務所が全面的にサポートした上で運用に踏み切れば、誤った処理を行うこともないと安心していただくケースが多いです。「楽楽精算」自体は専門的な知識がなくても簡単に設定、利用できるようになっていますし、専任のサポート担当者が能動的に電話もくれるのでそれも安心の材料になっています。

税務会計事務所が「今」お客様から相談をうけること

ペーパーレス化を課題にしている企業が増えました。
紙の運用はとにかく手間がかかりますし、テレワークの妨げにもなっています。特に多くの人を介して発行され、従業員が触る領収書はウイルス感染のリスクにもなる時代なので、全てスキャンしたもので処理できるようにしたいという声が多いです。データだと申請してしまえば一次保存もされるので、後で続きをすることも可能ですし、データで申請や承認の記録が残るのは安心ですよね。
経費精算周りで言えば、承認フローのプロセスが問題になっている企業は多いです。特定の部の人は忙しかったり、外出が多かったりとなかなか承認がされなくて、経費の精算が翌々月になって入ってくるという話はよく聞きます。システムを導入したことで承認が早くなり、紙の運用より楽になったお客さんは多いです。
また、経理の方からは税分類が大変になったという声をよく聞きます。軽減税率の導入により、１つの領収書に税率が混在していることが増えたためです。たとえばお茶だったら会議費で精算し税率8％でペンなら税率10％、レジ袋は税率10％でお弁当は8％という具合ですね。郵送で届く明細を見ないと中身はわからないので、テレワーク中も経理が出社しているということもあります。税率が低いからといって正直喜べない方が多いです。
領収書にきちんと明細さえ記載されていればTKC様でも「楽楽精算」でもOCR機能（領収書読み取り機能）で簡単に読み取ることができるので、物品購入が多いお客様はとても助かっています。

圧倒的に現場が困っているケースが多いです。私たちは現場と経営者の橋渡しも担っているのでどちらのお話もよく聞きますが、実際人知れず困っている担当者は多いです。ここの業務フローは改善したいというお話をしていると、現場の方から「社長に言ってください。私からは言えないので、先生から伝えてください」と頼まれることはよくあります。経営層には現場から頼まれたとは言わずに、経理の方の残業コストとシステム導入などの業務効率化にかかるコストでどちらの負担が重いかという話をすることが多いですね。会社ごとに経費精算の中身や必要な運用フローも違うので、それぞれに合ったアドバイスが重要です。

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現在の悩みとは

業務効率化のためのいろんなシステムが乱立してまっているので、これの連携が課題です。本当は全てが1つになっていればいいのですがそのシステムの導入は難しいです。うまく連携させて全体的に業務を楽にできればと思います。
また、お客様からは勤怠管理についての相談を受けることが増えました。働き方改革で多様な働き方が認められるようになった分、今後も勤怠管理の徹底が急務となりそうです。

経理プラス編集部より

さまざまな企業のお悩みを聞いている会計事務所様ならではのお話をお伺いすることができました。特に近年は新しい制度が多く、困っている経理担当者の方は多いようです。経理業務を効率化するためには、ただ経費精算システム選定をするのではなく、その企業にあった形で運用をできるようにすることが重要だということが分かりました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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