【インタビュー】経費精算のチェックが4営業日→2営業日に！社内全体の効率化を実現した大光電機経理部の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第38弾は大光電機株式会社様です。今回は経理部次長の戸口智彦様にお話をお伺いしました。

大光電機株式会社とは

大光電機株式会社様は創立以来「人とあかりの調和を考える」をテーマに、照明器具の製造及び販売を主な事業とされております。DAIKOのネットワークで、商空間・住空間の「あかり環境事業」を通じて、お客様により良いあかりを提供している会社です。

システムに社内運用を合わせる方法からの脱却

以前は、会計システムに付随していたワークフローを使用して経費精算を行っていました。経費精算専用のシステムではなかったため、社内運用に合わせて柔軟に設定を変えることができず、結果、ここはという急所に手が届かないという印象で、どちらかと言うと私たちがシステム側に運用を合わせていた感覚を持っていました。
そのため、会計システムのリプレイスの話が出た際に、同時に経費精算業務を抜本的に見直すべく、経費精算システムの検討を開始しました。

自社にあったルール設定で確認作業が4営業日→2営業日に！

経費精算システムを選定する際の大きなポイントとしては、操作性・柔軟性・機能性の３点でした。経費精算フローの申請・承認、支払処理までを迅速に行うためのリプレイスなので、申請者・承認者側も経理部側もシステムを使うすべての人が、直感的に使える分かりやすいものであることを重要視した結果、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の導入を決定しました。
「楽楽精算」ではいろいろなカスタマイズができるため、自社にあった運用ができるようになりました。たとえば、自社ルールに違反した申請をしようとすると、規定違反チェックという機能で自社ルールを設定することで申請前に警告やエラーを出せるようになりました。それにより、今まで申請者・承認者双方の負担になっていた確認や差し戻し作業が軽減されました。特に、経理部の効果としては今まで4営業日かかっていたチェック作業が2営業日で終わるようになりました。
システムを入れ替える際には、今までと違う運用になることに抵抗感がある方もいましたが、導入後の問い合わせ対応も想定より少なく、思っていたより負担になりませんでした。
実際、経理部以外の申請者からも経費精算の申請が「楽になりました」という声があがっています。

ICカード連携で申請・確認の負担を軽減、さらに内部統制の強化も

交通費精算で使う「ＩＣカード連携機能」です。経費精算の中でも交通費精算が大半を占めており、毎月数百件の申請ミスや確認には申請者も経理部も課題を感じていました。
「楽楽精算」とICカードのデータを連携することで、申請者は申請ボタンをクリックするだけで今までのような、いちいちルートを調べて手入力するという手間がかかりません。経理担当者にとっても、ICカードのデータが連携されることで実際の移動に使った交通ルートが反映されるため、計算ミスのリスクがなくなりましたし、実際に支払った金額が申請されているかのチェックができるようになったため内部統制の精度もあがりました。
また、デスクトップPC以外からも申請ができるようになったことも利点の1つです。申請者は、テレワーク中の自宅や、移動中の乗り物内や訪問先など、どこにいてもスマホなどのモバイル端末から経費申請・承認が可能になり、今までよりも早く経費精算処理を行えるようになりました。結果、申請者側・経理側の両者ともにメリットがある結果になったと考えております。

ペーパーレス化に向けて電子帳簿保存法対応を検討

ペーパーレス化へ促進が必要であると考えています。弊社もテレワークを行っているのですが、やはり社内では紙とハンコの文化が多く残っており、経理部の処理を含め、全ての工程をテレワークで完了させることはできていません。そのため、電子帳簿保存法の対応を検討しており、税務とシステム両面からの検証をしていかなければいけないと考えています。
「楽楽精算」には電子帳簿保存法機能とファイル添付機能が既に備わっていますが、ペーパーレス化実現の一助となるような情報提供もしていただければとお願いしています。

まとめ

「操作性・柔軟性・機能性」の3点を重視してシステム選定を行った結果、会社全体で経費精算の効率・スピード化を実現し、テレワークにも対応できた大光電機株式会社様。経理担当者の負担を減らした上で、申請者・承認者からも「楽になった」をいうお声をいただけているというお話から、経費精算業務の効率化が社内全体のメリットにつながることを再認識いたしました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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