【インタビュー】電子帳簿保存法対応に成功！東洋アルミニウムに聞く、導入検討から対応成功までの道筋とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第48弾は東洋アルミニウム株式会社様です。今回は経理、総務、IT部門のそれぞれのご担当者様にお話をお伺いすることができました。

東洋アルミニウム株式会社とは

東洋アルミニウム株式会社様は、軽い、強い、錆びにくい、光や熱を反射する、リサイクルが可能で環境にやさしいといったアルミニウムの優れた特性を活かし、社会や産業、暮らしに役立つ高機能素材を生み出してきた先駆者です。アルミの機能を発揮した製品を多くのお客様にご使用いただくことによって、社会、経済の発展と地球環境保全にバランスよく貢献されています。

電子帳簿保存法に対応した背景

今まで経理業務の問題点であると考えられていた課題は何でしたか。

経費精算ルールが統一されていないこと、領収書の管理コストがかかること、この2点が経理業務において大きな課題でした。弊社には複数の拠点があり、また、国内には複数のグループ各社が存在するのですが、拠点ごとの経費精算ルールが一部存在し、各拠点別々の方法で運用していたため、非効率的なことが多くありました。また、個人立替も多く発生しており、各拠点から毎月送られてくる領収書の量が膨大で管理に大変手間と時間がかかってしまっていました。この問題を解決すべく、プロジェクトを発足し、国内グループ各社の経費精算フローを統一化する動きとなりました。その中で経費精算システムを導入し、電子帳簿保存法への対応も行いました。

電子帳簿保存法対応の道筋

電子帳簿保存法への対応にかかった期間

電子帳簿保存法に対応するまでに、どのくらいの準備期間がかかりましたか

法律確認や実際に業務フローが大きく変更になる経理・総務を始めとする関係者の調整で半年前後かかりました。また、実際に導入準備の作業としてはマニュアル作成をはじめ、エラーメッセージの検討など細かな取り決めに1ヶ月ほどかかりました。概要が決まってしまえばシステムの設定自体はIT担当で行っていたのですが2日ほどで簡単にできたため、ここまでが山場と言えると思います。また、実際に運用を始めた後にも、マニュアルの足りない点や、メッセージの微修正など、変更を要する点がでてきたのですが、その対応も1週間程度で完了しています。

領収書原本の管理方法

一番気になっている方が多いと思うのですが、原本の保存方法を教えてください。

弊社では月に一回の定期検査を行った後、原本を全て破棄する運用にしています。
経費精算フローでは、総務部門担当者・管理職の2名が領収書原本と申請データに添付されている画像を全て確認してから承認をしています。定期的な原本チェックは全国に散らばっている事業所単位で行っています。各事業所の経費精算の承認業務に携わっていない総務部・業務管理部担当者による複数人の検査体制となっています。
領収書の原本については、弊社規定として自署をすることとしているため、領収書の使い回しを防ぐことができ、また精算伝票から領収書が外れてしまった状態で承認部門のチェックもしくは定期検査を実施する場合に誰の領収書かを明確にできているため、内部統制の面からも特に問題は生じていません。

電子帳簿保存法対応にあたり利用した機材・システム

電子帳簿保存法対応にあたり、導入したシステム・機材について教えてください。

システムについては、経費精算システム「楽楽精算」を導入しました。機材は弊社の社用スマホがiPhoneで、これに「楽楽精算」のアプリをインストールするとOCR機能が使えて、スマホのカメラで撮影するだけで領収書の読込ができるので、特別な機材は用意していません。カードリーダー用端末の固定設置も考えていたのですが、端末管理の手間や、設置のための端末準備、配線にかかるコストと見合わないと考え見送りました。そのため、社用スマホのiPhoneを持たない事務職や、iPhone展開が間に合わない事業所には、経費精算用の共有のiPhoneを配布しています。

システム導入に向けた各部署の取り組み

グループ各社の規定整理は早めに着手すべき

電子帳簿保存法への対応に向けて経費精算システムを導入するあたり、一番初めに着手すべきことを教えてください。

グループ各社の規定整理です。日常運用の視点で、担当者でもできるルール作成より、会社統制の視点で、経営層を巻き込まないといけないため、一番初めに着手するべきであったと考えています。弊社の場合は、同一業務は同一運用で統一すべく、弊社事業所・グループ会社毎の独自運用の実態調査から始めました。その後ルールを統一、規程変更等を実施したのですが、これに多大な時間を要してしまいました。内部統制・ガバナンス強化のためにも必要な作業になりますので、複数のルールが存在してしまっている企業は、早めに着手すべきであると考えています。

システム導入時の社内教育方法

システム導入時に、社内へ浸透させるための教育はどのように行いましたか。

プロジェクトリーダーが中心となり、まず各事業所のキーパーソンに説明を行いました。その後、各事業所の従業員全員に対してマニュアル配布し、実画面のデモンストレーションを行いました。全社員向けには拠点ごとに２～６回の説明会を開催し、申請者視点・承認者視点の両面から、今回の変更経緯、業務上の変更点について説明を行いました。
また、拠点の総務、経理担当者向けの説明会も別途各拠点で開催しておりましたが、導入プロジェクトのメンバーが各部門・拠点に所属しているため、そのメンバーもコーチとなって、各拠点のフォローを行いました。
どうしてもはじめのうちは個別質問への対応が多くなってしまいましたが、始めさえ乗り越えることができれば、経理担当者や総務担当者にとって導入コスト以上の効果があると思っています。

実際に紙出力は50％削減へ

実際にどのくらいペーパーレス化が実現できましたか。

経費精算業務については、証憑が発生しない立替経費は紙出力を行わず、電子申請のみに変更ができ、実際紙の出力は1か月あたり1,328件から792件まで半減しました。その他にも、紙で提出していた私有車、あるいはレンタカー利用での出張申請/精算書/接待の申請書/実施報告書も、「楽楽精算」のワークフロー機能を用いることで電子申請ができるようになったため、社内手続きのペーパーレス化は急速に進んでいます。