請求書発行システムの発送・郵送代行サービスを使ってみた

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

請求書の取引先への郵送は、請求書を封筒に詰めたり、郵便局に持っていったりと、経理担当者にとって多くの時間と手間がかかってしまう作業です。
近年は、請求書の作成から発行まですべてシステム上でまかなうことができるIT化に注目が集まっていますが、取引先からは郵送の根強い要望があるのも現状のようです。そのような企業は、請求書発行システムと郵送代行サービスを併用することで悩みをいっぺんに解決することができます。

請求書発行システムと郵送代行サービスの併用とはどのようなものなのでしょうか。実際に編集部で請求書発行システムを利用して検証を行ってみました。

請求書の郵送代行サービスとは

請求書の郵送代行サービスとは、請求書の印刷から郵送まで、請求書に関わる面倒な業務を代行してくれるものです。このサービスを利用すると下記のようなメリットがあります。

• 封入・封かんにかかる手間や時間の削減
• 郵送手配にかかる手間の削減
• 郵送する際にかかる資材費、郵送コストの削減

郵送代行サービスを請求書発行システムと併用することで、請求書の発行から郵送手配まで、すべての作業を大幅に効率化することができます。

実際に請求書発行システムで郵送代行サービスを使ってみた

では、実際に請求書発行システムで郵送代行サービスを使った場合の手順を確認していきましょう。今回は、請求書を発行する対象者のうち、一部は電子発行（WEB上での請求書受取）、一部へは郵送代行サービスを利用する場合の作業手順をご紹介します。

検証に使用したシステムは株式会社ラクスが提供している請求書発行システム「楽楽明細」です。

郵送代行の対象顧客は、あらかじめ請求書発行システムの顧客マスタで郵送代行サービスの対象であることを登録しておきます。システムの管理画面内の「郵送代行対象」の項目にチェックを入れるだけで簡単に設定を行うことができます。
また、郵送代行サービスの対象顧客は、マスタ上に宛名、送付先住所など郵送に必要なデータも一緒に登録をしておく必要があります。

顧客マスタの一覧　赤枠内「郵送対象」となっている企業へは自動的に請求書が郵送されます。

次に請求書の発行作業を行っていきます。

請求書の発行をおこなうため、請求書発行システムの帳票データ取込み画面を開きます。

請求データの取込み作業をした後、データの内容を確認し、問題がなければ、請求書の発行日時を指定して、発行を行います。発行作業を行うと画面上でPDFファイルが自動生成されます。郵送代行対象者には自動的に郵送処理が行われ、通常2~3日程度で封入された請求書が届きます。

クリックするだけで、請求書の発行から郵送処理までを行うことができ、とても簡単です。

＞＞電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳細を見る

請求書はどのように届くのか

最後に、請求書発行システムで郵送処理をした請求書が取引先にどのように届くのか、確認をしていきましょう。

郵送を希望した取引先へは、下記のような封筒で請求書が届きます。

宛先が記載されている台紙と請求書が綺麗に三つ折りされた状態で封入されています。

封入する請求書や台紙は白黒、カラー印刷どちらにも対応可能で、両面印刷にも対応しています。

まとめ

請求書発行システムの郵送代行機能を利用することで、自社でほとんど作業をすることなく、郵送対応の手間と時間を大幅に削減することができます。郵送代行サービスの併用は請求書発行システム単体での利用より費用はかかってしまいますが、希望者へ個別に郵送対応をする手間を考えれば検討する価値はあると言えるでしょう。
毎月発生する請求書発行業務の効率化の一つとして郵送代行を併用した請求書発行システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。