経費精算における不正実態調査　経理の50％が不正申請を見落とし！？

定期区間を控除しないで提出された交通費、詳細不明の会議費、明らかに金額の大きな出張費…
社員からあがってくる経費申請の中には、時折あれ？と思うようなものがあったりします。
こうした経費精算や交通費精算における不正申請は、経理担当者のチェック時に気がつくことができればいいのですが、漏れなくチェックすることはなかなか難しいのではないでしょうか。

本記事では、経費精算・交通費精算の不正申請に関する経理現場の実態を、調査データとともに紹介していきたいと思います。

経理担当者の2人に1人が経費精算の不正申請を発見した経験あり

株式会社ラクスが1,000人未満の中小企業経理担当者630名に行った調査データによると、従業員数が多い企業ほど、経費精算の不正申請を発見したことがある経理担当者が多く、中でも500～1,000人規模の中堅企業に関しては、約半数の経理担当者が不正申請を発見した経験があることがわかりました。（図1）

さらに、発見された不正申請の科目を詳しく見ていくと、最も多いのは交通費（44%）でした。（図2）
交通費精算では、最短・最安などの適切なルートが使われているか、定期区間の料金が控除されているかなど、チェックする項目が多いため、実際はもっと見落としている不正申請があるかもしれません。

従業員数が多いほど、経費精算の不正申請を見落とす不安も増加

「不正申請に対してどのくらい見落としを防げていると思いますか？（図3）」の問いに対して、50名以上の従業員が在籍する企業では、過半数の経理担当者が「全て見落としてしまっていると思う」「ほぼ見落としてしまっていると思う」「やや見落としてしまっていると思う」と回答しており、従業員数が増えるほど、この割合は高くなっていました。
従業員数が増えると、どうしても経理担当者の手が回らずチェックが甘くなってしまいます。多くの経理担当者が経費精算における不正申請の見落としを懸念しながらも、チェックに手が回らないという現状が垣間見える結果となりました。

経費精算の不正チェックをしているのは4人に1人だけ！

「経費申請の金額に対して、不正申請（水増しや架空請求など）のチェックはどの程度行っていますか？（図4）」の問いに対して、従業員数が多い企業ほど、経費精算時の申請内容を必ずチェックする割合が少ないという結果になりました。
中でも500～1,000人規模の中堅企業においては、必ずチェックすると答えたのはなんと約25%しかいませんでした。この従業員規模であれば、まだ手入力で経費精算処理をしているという企業も多いため、経理担当者は単純な入力作業やその他の経理業務に追われ、経費申請のチェックがおざなりになっているのかもしれません。

こうした現状を踏まえると、経理部門の業務効率化を図り、チェックの負担を軽減することが、経費申請における不正申請を未然に防ぐ近道だと言えます。

経理担当者の負担軽減！経費精算システムで不正申請を防止

今回の調査から、従業員数が多い企業ほど経費申請における不正申請を発見する機会が多い一方、それを経理担当者のチェックによって防ぐことができていない、という現状が浮き彫りになりました。
このような問題を解決する方法の一つとして、経費精算システムを利用するという方法があります。
株式会社ラクスが提供している経費精算システム「楽楽精算」を例にあげて説明します。

「楽楽精算」には経理担当者の経費精算における負担を軽減させる機能が多く搭載されています。
経費精算の中で最も不正が多い交通費精算では、乗換案内ソフトが内蔵されており、駅や経路を選択するだけで自動的に交通費を計算してくれます。また、選択されたルートに対し、「早」「安」「楽」といったアイコンが表示されるため、適切なルートで申請されているかを一目で判断することができます。
さらに、計算の際に定期区間を自動で控除するため、交通費の水増し精算を未然に防ぐことができます。わざわざ経理担当者が交通費を計算し直したり、経路を再度確認したりといったチェック作業を大幅に削減することができます。

（参考）どのくらい楽になるの？交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

まとめ

最近では、大企業だけに限らず経費精算システムを導入する企業が増えています。
経費精算システムには他にも、経理部門の業務効率化、負担軽減、経費申請・精算の不正防止など、さまざまなメリットがあります。
現在、皆さんの会社がエクセルや紙で精算処理をしているということであれば、一度経費精算システムの導入を検討してみるのもいいかもしれません。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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