【経理意識調査】全国の経理に調査!7割の担当者が知らない、全ての企業でPDF請求書の印刷保管が廃止に?

【経理意識調査】全国の経理に調査!7割の担当者が知らない、全ての企業でPDF請求書の印刷保管が廃止に?

急速に業務のペーパーレス化が進む中、電子帳簿保存法は目まぐるしく改正が続いています。今回は、実際に全国の企業では対応が進んでいるのかどうか調査を行いました。 調査にご協力くださった経理担当者の皆様、誠にありがとうございました。

調査概要

調査方法: インターネットリサーチ
調査期間: 2021年9月22日~27日
対象者 : 経理・財務・会計担当者(勤め先の従業員数30~1,999人)
回答数 : 1,009名

請求書を紙で発行・郵送している企業が7割

2020年の緊急事態宣言を契機にテレワークが急速に普及しました。これに伴い、業務のペーパーレス化が強く推進されましたが、経理をはじめとするバックオフィス部門では未だに紙業務が多いという企業は多いのではないでしょうか。
実際今回の調査で、請求書の発行方法についてお伺いしたところ、「紙で印刷、封入作業を行い、郵送している」という回答が7割を占め、多くの企業が請求書を紙で管理していることが分かりました。

全ての企業においてPDFで受領した領収書の印刷保管ができなくなる

2022年の1月より改正される電子帳簿保存法では、導入・運用の要件が大きく緩和された一方で、出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は廃止され、取引情報をデータのまま一定の方法により保存することが義務付けられました。つまり、電子取引で行われた請求書のPDFデータをプリントアウトした書面の保存は認められなくなり、必ずPDFデータ(電磁的記録)のまま保存しなければならないのです。
これは、電子帳簿保存法に対応しているかどうかに関係なく、電子取引をしている全ての企業が対象となります。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

制度変更について「詳細を知らない」担当者は7割

2022年1月施行の改正・電子帳簿保存法では、全ての企業に関連があるにも関わらず、電子帳簿保存法について「法改正の中身についてよく知っている」または「法改正があるのは知っているが、中身はよく知らない」と回答した全国の経理担当者の中でも、PDFで受け取った請求書を紙に印刷して保管することができなくなることを詳細までは知らないと回答した方は約73%と全体の7割以上で理解が進んでいないことが判明しました。また、電子帳簿保存法保存法に則り運用している経理担当者でも改正内容を詳しく知らない方は約69%に上っており、既に対応を始めている企業でも今一度運用の見直しが必要となりそうです。

電子帳簿保存法に対応したい方は半数以上

一方で電子帳簿保存法は、タイムスタンプ付与の条件や、検索要件が緩和等、導入・運用の要件が大きく下がったことで、大企業以外でも導入が容易になりました。現在電子帳簿保存法を導入していない企業の内、約53%の方が「対応を検討している」、または「いずれは検討したい」と考えています。

また、システムを選ぶ際には国税庁が公認するJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」において、認証を受けているシステムを活用することであれば、運用のハードルが一気に下がっていることから、電子帳簿保存法の導入がしやすい環境が整えられていると考えられます。

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電子帳簿保存法に対応したい方の8割は対応準備が進んでいない

電子帳簿保存法について「対応を検討している」または「いずれは検討したい」と回答した方のうち約83%は今回の電子帳簿保存法の要件緩和に合わせて導入を検討したいと回答している一方で、既に導入に向けて活動ができている方は2割にとどまっています。多くの企業において施行が数カ月後に迫る中でいまだ対応準備が進んでいない現状が明らかになりました。

経理が電子帳簿保存法に対応するメリット

経理では電子帳簿保存法に対応すると、経費精算や領収書の管理の手間が減るのはもちろんのこと、印刷・郵送のコスト削減や、過去書類の検索性向上による内部統制強化などさまざまなメリットを享受することができます。
また、あらかじめ電子帳簿保存法に対応し、電子データを直接システムに保存しておけば、電子取引におけるデータ保管においても問題なく運用できるようになります。電子帳簿保存法に対応するには、電子帳簿保存法の理解はもちろん、システム導入をはじめ、社内ルール・運用体制の整備が必要ですが、2022年の電子帳簿保存法改正では税務署への事前申請が廃止されました。整備ができ次第すぐに運用をスタートできるようになったため、今後も対応する企業が急激に増えていくでしょう。

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まとめ

今回の調査では、改正・電子帳簿保存法の施行が来年1月に迫る中、多くの企業において改正内容の理解や対応が進んでいないことが分かりました。電子取引で行われた請求書のPDFデータをプリントアウトした書面の保存は認められなくなり、領収書の電子データ保存は、全ての企業において必須となります。まずは、電子データ保存の運用イメージや準備内容などのポイントを押さえ、来年の改正に備えましょう。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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