経費精算システムとAmazonビジネスで、物品購入＆精算を効率化！

面倒な精算作業というと交通費の精算、間違いやすい精算作業というと交際費や出張費の精算というイメージがあります。しかし会社の備品を購入した際などの経費精算も面倒で間違いやすい作業ではないでしょうか。今回は、そんな物品購入の経費精算を効率化する方法をご紹介します。

意外と面倒な物品購入の経費精算

物品購入の経費精算というと、 購入した物品についての領収書を取得し、その内容を精算書に転記して領収書原本と合わせて申請する、という方法が一般的かと思います。人によって頻度はまちまちですが、交通費や交際費の精算と同じ程度に気をつけなくてはならないことも多く、ストレスも発生します。たとえば、こんなことにストレスを感じたことはないでしょうか。

申請者

自費で立替購入をする場合、精算されるまで費用を負担しなくてはならない。
領収書を見ながら購入場所や金額を申請書に転記することが面倒くさい。
精算申請をするまで、領収書をなくさないようにしなくてはならない。
承認されるまでの間に、売り切れや価格が変わると申請内容と差異が生まれる。

経理担当者

購入したものの金額が妥当なのか、調べるのが大変。
どこのお店で、何を購入したのか、領収書と申請内容の突合せが面倒。

ひとつひとつはとても細かいものの、このちょっとした手間も積もれば面倒な業務となります。申請者、経理担当者、それぞれの手間をラクにする方法はないのでしょうか。

企業の物品購買に便利な「Amazonビジネス」

企業の物品購買を便利にする「Amazonビジネス」というサービスをご存じでしょうか。プライベートで利用したことがある方も多いでしょう、ECサイト「Amazon.co.jp」の法人向けサービスです。
「Amazonビジネス」には、法人向けサービスならではのメリットが多数備わっています。 たとえば、前段で申請者のストレスとして「自費で立替購入をしなくてはならない」というものがありましたが、 「Amazonビジネス」 の場合コーポレートカード払いはもちろん、請求書払いにも対応しているため、個人で立替えて購入する必要がありません。また、法人向けの割引価格が設定されていたり、 「Amazonビジネス」 内で商品の比較もできたりと、価格の妥当性をチェックすることも簡単です。

※Amazon、Amazonビジネスおよびそれらのロゴは、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。

購買プロセスの見直しで9,000時間の工数削減に成功

ここで「Amazonビジネス」を活用して企業の現場の購買プロセスを大きく変えた事例をひとつご紹介します。

全国で高齢者向けの介護事業を展開している企業様では全国のデイサービス施設などで毎月利用者向けの様々なレクリエーションやイベントを企画し、その備品を個人で立替購入したり、月に何度か買い出しを行ったりしていました。年間で換算すると買い出しに約6,000時間、その後の精算業務に約3,000時間も費やしていたといいます。

しかし、 「Amazonビジネス」 導入後は毎月の買い出しの時間が削減されたことはもちろん、キッチンペーパーや水のペットボトルなど、緊急性が高いもの、重いものも気軽に購買できるようになり、大きく負担が減ったそうです。

現場にはITリテラシーの高くないスタッフの方もいたそうですが、実際の画面はプライベートでも利用する「Amazon.co.jp」と同じ流れで購入できるため、すぐに使いこなすことができたそうです。

「Amazonビジネス」×「楽楽精算」でさらに経費精算を効率化

企業にとってメリットが多い「Amazonビジネス」ですが、経費精算システムの「楽楽精算」と連携することで、経費申請～購入～経費精算までの一連の流れを大幅に効率化できます。「Amazonビジネス」の画面で商品を選択すると、通常はカートに入れて購入手続きに進みますが、「楽楽精算」と「Amazonビジネス」を連携した場合、経費申請のボタンが表示されます。ボタンをクリックすると購入したい商品の価格や数量が入力された経費申請画面が表示され、内訳などを入力すればすぐに経費申請を行うことができます。また、この時点で在庫と金額が「Amazonビジネス」上にて仮押さえされるため、承認待ちの間に売り切れてしまった、金額が変わってしまったということに悩まされることがなくなります。
さらに申請が承認されると自動で注文が確定されるため、改めて「Amazonビジネス」の画面で購入の手続きをする必要がありません。
もちろん購入データは自動で「楽楽精算」に連携されるため、購入後の経費精算も簡単に申請することができ、経理担当者のチェックも効率化されます。

＞＞「楽楽精算」Amazonビジネス連携機能の詳細はこちら

精算データだけを取り込みたいという場合や、自動連携する必要はないという場合には、「Amazonビジネス」管理画面から購入履歴データをCSVでダウンロードすることができるので、 そのデータを「楽楽精算」に取り込むだけで経費精算の申請データを簡単に作成することができます。申請者は領収書を見ながら精算データを作成するといった面倒な作業をなくすことができ、さらに経理担当者も金額の入力ミスなどをチェックする手間が削減されます。

それだけじゃない「楽楽精算」で経費精算全体を効率化

経費精算システム「楽楽精算」は「Amazonビジネス」との連携以外にも、経費精算業務全体をラクにする機能が備わっています。

交通系ICカード連携機能

交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、カードの利用明細を取り込み、そのまま精算データを作成することができます。
手入力の手間をなくすことができますし、金額の間違いが起こらないため、ミスを防ぐことにもつながります。このように、「楽楽精算」には経費精算をだけでなく、交通費や通勤費の精算を効率化する機能も豊富に搭載されています。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の交通系ICカード連携に関する機能について詳細を見る

領収書読み取り機能

経費精算で面倒といえば領収書の管理ですが、「楽楽精算」はOCR機能（領収書読み取り機能）を搭載しています。OCR機能はパソコン、スマートフォンに対応しています。

スマートフォンの場合、専用アプリをインストールしてカメラで撮影するだけで内容を読み取ってデータ化することができます。

パソコンの場合は請求書のPDFデータを「楽楽精算」にアップロードすると、金額や発行元などを読み取ることができます。 これにより申請者の領収書の転記作業を効率化することができますし、「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているので、将来的にペーパーレス化にも対応することができます。

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＞＞経費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

まとめ

作業が細かく面倒な物品購入の経費精算を効率化する方法をご紹介しました。「Amazonビジネス」で購入したものはもちろん、経費精算全体も効率化できる経費精算システムは、昨今の経理の働き方改革にも有効です。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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