【インタビュー】経理業務のプロフェッショナル企業のCSアカウンティングが実際に活用する業務効率化方法とは

【インタビュー】経理業務のプロフェッショナル企業が実際に活用する業務効率化方法とは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化の成功企業へのインタビュー第4弾は、CSアカウンティング株式会社様です。経理業務のプロフェッショナル企業が選ぶ、経理業務効率化方法とは。取り組みを伺ってまいりました。

CSアカウンティング株式会社とは？

1990年に辻・本郷税理士法人の経理代行部門から独立し創立された経理業務のBPO企業です。会計・人事のアウトソーシング業界におけるパイオニアとして、公認会計士、税理士、社会保険労務士等、約200名の様々なプロフェッショナルスタッフを中心に、会計・税務、給与計算、社会保険及び会計・人事のクラウド等のアウトソーシング・コンサルティングサービスをワンストップで提供されています。

毎月800件超！請求書発行を効率化したい

経理業務において抱えていた課題を教えてください
請求書の発行業務に課題を感じていました。毎月800件を超える請求書を発行しているのですが、請求書の作成、内容のチェック、封入作業に郵便局への局出し…という一連の作業を2名で行っていました。郵便局の時間は決まっていますので、それに間に合わせるために毎月慌ただしく作業をしていました。

間違いがあってはいけない業務ですから、大変ですね。
そうですね。そこで課題を解決するために、請求書をWEB上で作成し発行する「電子請求書発行システム」を導入することにしたのです。

＞＞請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

電子請求書発行システム導入により、作業が従来の半分に

実際にシステムを導入してみて、効果はいかがでしたか？
電子請求書発行システムですと、発行した請求書をお客様がマイページからダウンロードして受取りとなるので、郵送作業が減り、請求書発行時間にかかっていた時間が大幅に短縮されました。以前は1日半かかっていたものが約半日ほどになりましたね。また、管理画面からどのお客様が請求書をダウンロードしたかが一目で分かるので便利です。これによって、時間がたっても請求書をダウンロードされていないお客様へは個別へご連絡ができたりと、未払い防止の対策もできます。

業務効率化だけでなく、回収の効率もあがりそうですね。
他にもメリットはありましたか？
請求書の内容に変更があった場合に、WEB上ですぐにデータの差し替えができるので、請求書の再発行の手間が減りました。もちろん再発行の際もWEB上で発行できるので、お客様にもほぼタイムラグなく受け取っていただけます。

請求書の届くスピードがあがるのは、受け取る企業にとっても決算の早期化のメリットがありますね！

WEB請求書は受け入れられる？お客様の反応は？

たくさんメリットをお話いただきましたが、
WEB請求書への切り替えの際は、お客様からの抵抗はなかったのでしょうか？
お客様へ対しては、切り替えの前にお知らせをお送りしました。やはり当初は「請求書は郵送」という意見が根強いのではないか、WEB請求書が受け入れられるのか…と不安だったのですが、実際は「どうしても郵送がいい」というお客様は数社のみで、ほとんどのお客様がWEBでの請求書発行を受け入れてくださいました。
システムの導入後も大きなトラブルはなく運用できています。

社内ではシステム導入の際に問題はなかったのでしょうか？
私たちが導入したのは、「楽楽明細」という電子請求書発行システムなのですが、導入の際のサポートが手厚く、スムーズに導入し運用を開始させることができました。先に述べた、お客様への案内の際にもいろいろな資料をいただけたり、案内方法を細かく教えていただいたりと助かりました。