WEB請求書とクラウドシステムの関係や普及が進む4つの背景とは？

請求書発行を紙での発行からWEB発行に移行する企業が年々増加しています。WEB発行というと大きな投資が必要というイメージを持ってしまう方も多いかと思いますが、WEB請求書への移行は中小企業でも活発に行われています。
なぜ、WEB請求書への移行が盛んにおこなわれているのか、その理由をご紹介いたします。

WEB請求書の認知の向上

法人でのWEB請求書というと「受け入れられるのか」、「WEB請求書への理解はあるのか」という点を気にされる方も多いことでしょう。

しかし、個人向けのサービスでは既にWEB上で請求書を確認することが当たり前になってきています。たとえば、携帯電話の料金明細や、クレジットカードの明細において、ケーブルテレビの料金などでWEB請求を利用している方は多いのではないでしょうか。これらは大抵の場合、自分用の会員ページがあり、ログインIDとパスワードを入力しアクセスして料金明細を見る、という形になっています。法人向けのWEB請求書発行サービスでも、請求書を受け取る際は同じ形態をとるものがほとんどです。

個人向けに限らず、対法人向けでも請求書の電子化は確実に広がってきています。たとえば、大手宅配業者はみな法人向けにもWEB上での請求書発行を採用しています。自社用の会員ページから請求書をダウンロードしたことがある方も多いのではないでしょうか。
このような広がりからも、請求書電子化に関するニーズが増えてきているということが伺えるかと思います。
 

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実は面倒な手続きが必要ない

請求書のWEB発行に対して、皆さんこのようにお思いではないでしょうか。

• 請求書をWEB発行するためには国税庁への事前申請、承認が必要じゃなかった？
• 請求書をWEB発行する場合は、「電子署名」や「タイムスタンプ」をつけないといけないのでは？

実は、請求書を発行する側においてはこれらの要件は「必要ない」のです。

請求書の発行側が請求書をWEB化するために定められている要件は意外と多くありません。
受け取った請求書は7年間の原本保管が義務づけられており、それを電子保存に切り替えようとする場合、国税への申請や、電子署名/タイムスタンプの付与が必要になります。
しかし一方、請求書を発行する側の企業がWEB請求書を送る場合には、国税への申請や電子署名・タイムスタンプの付与などは一切必要がないのです。

クラウドシステムの普及

クラウドシステムの普及も、WEB請求書の広がりを進めている大きな理由の1つです。クラウドという言葉は、ずいぶん一般化してきました。クラウドを一言で説明するなら、システムを一から開発するのではなくて、すでに出来上がっているシステムを月額料金などで利用するものです。

クラウドシステムは、「出来上がっているシステムだからスグに利用できる」、「サーバやデータセンターなどの大掛かりなIT資産を保有せずに済む」、「初期投資で何百万とかではなく、月額料金などの従量課金で利用できる」というメリットがあります。つまり低リスクでITが活用できるということです。

総務省「情報通信白書」による調査結果によれば、国内におけるクラウドサービスの利用状況は、平成24年には21.6%だったのに対し、平成25年には33.1%と約1.5倍に増加しており、この成長傾向は今後も続くと予想されます。

WEB請求書の発行の際にもシステムを導入する必要があります。安価なものなら無料、もしくは月額2～3万円前後で利用できるクラウドサービスを利用すればWEB請求書の発行を簡単に実現できるようになります。こちらもWEB請求書の普及が進む要因になっています。

世の中のエコの流れ

世の中のエコに対する意識の高まりも、WEB請求書の普及を後押ししています。請求書のやり取りを電子化すれば、単純に紙資源の浪費を大幅に減らすことができますので、企業としての社会貢献の一環として取り組まれている企業も多いです。ここ数年、夏の猛暑や水害など、私たちは環境悪化の実害を身をもって体験しています。本気で無駄な資源浪費はなくしていこう、という気風も高まっているのです。

WEB請求書の普及が進む4つの背景

以上4つがWEB請求書の普及が進む理由です。請求書の発行業務は会社として売上を回収するために必要な非常に重要な業務でありながら、手作業などの手間が多いものであり、IT化による効率化効果が得やすいと言われています。請求書発行の手間の削減のほかにも、紙代・郵送代などのコスト削減、取引先への請求書到着までのスピードアップなどメリットは様々です。
専用のシステムも数多くリリースされています。中でも、ラクスが提供する「楽楽明細」は、自由にレイアウトいただける請求書デザインと、郵送代行などのサービスに対応し、ご好評をいただいています。詳しい機能は製品サイトをご覧ください。ご質問などもございましたらお気軽にお問合せください。

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