【インタビュー】月次業務の負担を激減！メディカ出版が採用した経理業務効率化の方法とは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第7弾は、株式会社メディカ出版様です。同社の経理業務改善のための取り組みについて、管理部門経営管理課の佐藤様、山﨑様にお話を伺いました。

株式会社メディカ出版とは

医療業界を対象にした雑誌や書籍、教材などを出版している企業です。1977年の創業以来蓄積された豊富なコンテンツを持ち、最近では医療従事者向けのe-ラーニングシステムの提供やデジタル教科書、アプリ教材の販売など、ITを活用した事業も展開されています。「すべての医療従事者を応援します」というミッションのもと、コンテンツ創造カンパニーとして、医療業界の教育ソリューションを率先する企業です。

月間800件にもおよぶ支払明細の発行

経理業務において抱えていた課題を教えてください
当社では、おもに医師や看護師に刊行物の執筆を依頼しており、その執筆者へ毎月800件程度の支払明細を郵送しています。毎月、支払明細発行の一連業務にのべ7日ほどかかっており、その他の経費精算など月末月初に発生する月次業務を合わせると、その負担はとても大きいものでした。
また、医師や看護師は勤務先の異動が多く、支払明細を勤務先に送っても毎月一定数が不着で返送されてきてしまい、新しい送付先を特定する作業にも時間が取られてしまう状況でした。個人情報保護の観点から、以前の勤務先に異動先を伺っても教えていただけないことも多く、判明するまで長いものだと1ヶ月ほど時間がかかってしまうこともありました。

そこで、支払明細のWEB発行に移行するIT化を検討されたのですね
そうです。もともと、当社ではラクスさんの経費精算システム「楽楽精算」を利用しており、IT導入の実績がありました。また、最近では原稿のやり取りもメールが主流になっていたこともあり、発行先の医師や看護師も、WEB発行というIT化に対して抵抗が少ないのでは、という予想もありました。さらに昨年のマイナンバー制度の施行にともない、執筆者のマイナンバー管理など、新たな手間やコストがかかる状況になり、支払明細のWEB発行化に踏み切りました。その時に導入したのが、ラクスさんが提供する「楽楽明細」です。

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WEB支払明細発行への切り替えで、発行にかかる時間はのべ7日から3日に半減！

実際に、支払明細書をWEB発行に切り替えた効果はどのようなものでしたか
以前はのべ7日ほどかかっていた発行作業が2~3日で済むようになりました。支払明細の発行作業が短縮できたおかげで、それ以外の月次業務にも集中できるようになり、経理業務全体の効率化につながったと感じています。
先ほど申し上げた不着の対応についても、WEB発行と同時にリターンメールが届くので、当日もしくは翌日には再送処理が完了できるようになり、不着対応の手間は大きく削減できました。

それは大きな変化ですね！
その他、支払明細発行システムの導入によって改善されたことはありましたか
「楽楽明細」では、支払明細の発行履歴が残るので、「いつ発行したのか」などの問合せにすぐに対応できるようになりました。また、同じように顧客側のダウンロードの履歴もすぐにシステムに反映されますので、発行後にすごい勢いでダウンロードされている様子が目に見えるぶん達成感があります。また、郵送のときには分からなかった、相手にきちんと届いているか目に見えるという点で安心感がありますね。

将来的に業務効率化とコスト削減の2つのメリットを実現させたい

WEB発行への切り替えというとお客様の反応が気になりなかなか踏み切れないという企業も多いかと思います。御社でのお客様の反応はいかがでしたか
WEB支払明細発行システムの導入が、2016年1月でしたのでまだあまり日が経っていないのですが、お客様からは予想していたよりも良い反応が多いように思います。もともと、病院では電子化が進んでおり、IT化への抵抗はあまりなかったようです。

「経理プラス」をご覧の経理の方に一言お願いいたします
今は運用を開始したばかりで、WEB発行への移行はまだ半ばの段階ですが、WEB発行の比率が上がっていくにつれ、業務効率化だけではなく紙や郵送費などのコスト削減も大きな効果が期待できると考えています。また、「楽楽明細」は支払明細だけでなく様々な帳票発行にも対応していますので、将来的には定期購読者の請求書発行にも展開できる可能性があると考えています。
IT導入や社内体制の変更には様々な手間もありますが、経理業務もIT化が進む今、ニーズを実現できる適切なツールを使用してムダな業務を効率化していく姿勢が大切なのではないかと思います。