経理担当者必見！仕訳帳の書き方と効率化のコツ

企業活動で発生するお金やモノの流れ（取引）は、「仕訳帳」と呼ばれる会計帳簿に記録されます。仕訳帳をミスなく作成することは、日々の事業取引を記録するため、また企業の財務状態を正確に把握するためにとても重要です。経理業務に慣れていない方でも理解できるように、仕訳帳の基礎知識や具体的な実務の流れ、関連する用語を解説します。

仕訳帳とは？

経理が会計処理のために扱う書類を「帳簿」といいます。複式簿記の帳簿には大きく「主要簿」と「補助簿」があり、仕訳帳は主要簿の一つです。仕訳帳には、すべての取引を発生した日付順に記入していきます。記入する項目は日付、借方・貸方の勘定科目、金額、摘要（取引先、内容など）です。仕訳帳については、総勘定元帳（後ほど解説）や決算書類の元となる基礎データとイメージすると良いでしょう。

仕訳とは

仕訳とは、簿記上の「取引」を「借方・貸方」に分けて記録することです。借方や貸方には、「勘定科目」と金額を記載します。おさらいの意味も込めて基本的な用語について解説していきます。

まず、簿記でいう「取引」とは、会社の財産が増減する場合のことです。たとえば材料を仕入れた場合は、材料という資産が増えて現金という資産が減ります。また、火災で建物が消失すれば、建物という資産が減るので簿記上の取引に該当します。一般的には「契約を結んだ」「商品を注文した」ことを取引と呼びますが、この時点で会社の財産は増減しないので簿記上の取引には該当しません。

簿記の仕訳は必ず「原因（理由）と結果」の二面から記録し、その取引内容を「借方（左側）」と「貸方（右側）」に記入する必要があります。借方と貸方は記載するルールなので、あまり深く考えずに暗記するのが良いでしょう。「か”り”かた」は左払いなので左側、「か”し”かた」は右払いなので右側と覚えておけば十分です。

借方と貸方には記録する取引ごとに決まった分類名称（名前）を記帳しますが、この名称を「勘定科目」と呼びます。勘定科目は自由に設定できますが、大きくは貸借対照表における資産、負債、純資産の3つ、また損益計算書における収益、費用の2つ、合わせて5つのグループに分かれます。各項目と借方・貸方との関係は下記の通りです。

仕訳帳と総勘定元帳

発生した取引を日付順に仕訳帳へ記入したのちは、総勘定元帳へ転記を行います。「総勘定元帳」とは、名前の通り勘定科目別にまとめる帳簿のことです。

現金、買掛金、消耗品費、売上、仕入といった勘定科目ごとに転記していきます。総勘定元帳を作成することにより、年間の売上高や手元の現金残高といった財務情報を把握することができます。

仕訳帳の書き方

日々の取引に対して正しい仕訳を行い仕訳帳へ記入することは、経理担当者にとって非常に重要な作業です。仕訳帳には、以下の項目を記載します。

• 日付
• 借方（勘定科目、金額）
• 貸方（勘定科目、金額）
• 摘要

各項目の書き方

次に、仕訳帳の具体例について見ていきましょう。

＜仕訳帳の例＞

仕訳帳づくりのポイントは以下の通りです。

• 日付をベースにした帳簿なので、日付は必ず記入する
• 借方と貸方の金額は釣り合う
• 振込手数料を負担する場合など複数の勘定を使う場合は2行で記載する
• 摘要には相手先や内容などを記載する

仕訳帳のExcelテンプレートとしては、下記リンクが分かりやすくてお勧めです。

経理プラス：【ビジネス書式テンプレート】仕訳帳

仕訳例

仕訳帳の例で記載した取引について、仕訳の具体例を一つずつ解説します。

【例1】A社へ5万円の商品をツケ（掛け）で販売した

代金をまだ現金では受け取っていないので、資産勘定の「売掛金」と収益勘定の「売上」で仕訳をします。

• 貸方勘定科目には「売掛金」を記載
• 貸方金額は50,000円を記載
• 借方勘定科目には「売上」を記載
• 借方金額は50,000円を記載
• 金額は貸方借方で一致する

【例2】1万円の自転車を現金で購入した

耐用年数が1年未満のモノや金額が10万円未満のモノは、費用勘定の「消耗品費」を使います。資産勘定の「現金」が減ったので貸方へ記入してください。

ボールペンやコピー用紙、ロッカーなど10万円未満の備品は消耗品費として取り扱いますが、ハガキや切手の購入は「通信費」です。取引に合わせて正しい勘定科目を選択しましょう。

【例3】2万円でチラシを作成して代金を銀行へ振り込んだ

チラシは自社の製品やサービスを宣伝する方法なので、費用勘定の「広告宣伝費」を使います。振込手数料は「支払手数料」としてください。

複数の勘定を用いる仕訳のことを複合仕訳と呼び、行を分けて記入します。なお、1対1で済む仕訳のことは単一仕訳と呼びます。

帳簿付けの業務フロー

経理が帳簿をつける業務フローをご説明しましょう。まず、取引に伴い発生した領収書や請求書、売上伝票などの内容を確認します。処理して良い内容であれば仕訳を考えて仕訳帳へ日付順に記入を行い、その後に総勘定元帳へ転記してください。転記した仕訳帳の勘定科目に総勘定元帳のページ数を記入するなどして管理することで、抜け漏れ防止の仕組みを作ると良いでしょう。

会社会計は「発生主義」といって、取引が発生した時点で計上するルールがあります。月末は経理処理が集中しますので、帳簿はこまめに記録するようにしましょう。

経理プラス：発生主義・現金主義・実現主義　理解のポイントは計上タイミング

仕訳実務を自動化するには

ここまでは、手書きの帳簿作成を前提としてご説明してきました。しかし昨今はIT化に伴い、多くの企業が会計ソフトを導入しています。会計ソフト導入のメリットとしては、以下のようなものが挙げられるでしょう。

• 経理知識が乏しくても会計ソフトのガイドに従って入力すれば正しい仕訳を簡単に作成できる
• 仕訳を入力するだけで、仕訳帳、総勘定元帳、各種補助簿を自動的に作成してくれる
• 決算書類、税務申告に関連する書類も作成可能
• 法令改正があっても最新の会計ソフトであれば、計算方法の変更を対応してくれる

仕訳実務を自動化して業務を効率化するには、会計ソフトの導入が必須といえます。

経理プラス：伝票入力まだ手作業？会計ソフトへの手入力を効率化にするためには

まとめ

仕訳帳の書き方を中心に、仕訳の具体例や総勘定元帳とのつながり、帳簿をつける業務フローを解説しました。IT化により、昨今は帳簿作成業務を会計ソフトが自動で行うことが多くなっています。しかしそれでも、仕訳の知識がないと正しく入力できません。会計ソフトはあくまで道具であり、正しく使用するには簿記の知識が不可欠です。しっかり身につけて日々の業務に役立てましょう。

経理プラス：【インタビュー】会計ソフト連携で経理の負担が軽減！マルホ発條工業株式会社の経理業務効率化の取り組みとは

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