ワードの領収書無料テンプレート｜書き方や注意点も解説

ワード（Microsoft Word）を使って領収書を作成すれば、金額や宛名を手書きする手間を省けます。また、発行する際は控えを残しておくことがポイントです。

本記事では、ワードを使って領収書を作成する方法や、手軽に作成するための無料テンプレートを紹介します。

ワード（Microsoft Word）の領収書無料テンプレート

ワードで作成して印刷した領収書でも、証憑書類として有効です。そこで、初めての方でもワードを使って簡単に領収書を作成できる無料テンプレートをご用意しました。テンプレートを活用すれば、記載項目や記載箇所で悩まずスムーズに領収書を作成できます。

手元に領収書の用紙がない場合や、領収書にパソコンで印字したい場合は、ぜひテンプレートをご活用ください。

ワードを活用した領収書の作り方

一般的に、ワードを使って領収書を作成するまでの流れは、以下のとおりです。

1. 用紙サイズなどを決める
2. フォントやレイアウトを決める
3. スタンプを作成する

ここから、各手順の内容について詳しく解説します。

1. 用紙サイズなどを決める

領収書を作成するにあたって、領収書を印刷する用紙のサイズや、横向きにするか縦向きにするかなどを決めましょう。領収書のサイズに規定はありません。以下は、A4サイズの用紙に横書きで2枚の領収書を印字した例です。

用紙サイズを設定するには、まずワードの文書を開いた状態で画面上部の「レイアウト」タブを選択します。続いて、「サイズ」をクリックして「A4」「A5」などが表示されたら、希望のサイズを選択しましょう。

また、「レイアウト」を選択した状態で「印刷の向き」をクリックすれば、縦向きにするか、横向きにするかを設定できます。さらに、余白が気になる場合は、「余白」をクリックして「標準」「狭い」「やや狭い」「広い」の中から好みのものを選びましょう。

2. フォントやレイアウトを決める

用紙サイズなどの設定を終えたら、フォントを決めましょう。上部の「フォント」グループ内で、フォントの設定ができます。

領収書のフォントには、「MS明朝」「MSゴシック」「游ゴシック」などが使われることが一般的です。また、領収書によって異なるフォントを使うことは、極力避けましょう。

続いて、領収書のレイアウトを決めます。社内で署名の位置などを決めていることがあるため、あらかじめ確認しておきましょう。なお、領収書はお金に関するかしこまった書類のため、シンプルかつ明瞭なフォントやレイアウトにすることが重要です。

3. スタンプを作成する

都度領収書に押印する手間を省くために、印鑑のスタンプを作成しておくこともあります。ワードで印鑑のスタンプを作成する流れは、以下のとおりです。

1. 「挿入」タブを選択して「図形」をクリックする
2. 希望する図形を選択して文書の上に描く
3. 対象の図形を選択した状態で右クリックして「テキストの追加」を選択する
4. テキストを追加する
5. 「図形の書式」タブをクリックしてから「ワードアートのスタイル」を選択し、希望のスタイルを選ぶ
6. 図形の線の太さや色などを調整する
7. 繰り返し使用するため、完成した図形を右クリックして「図として保存する」を選択する

自分でワード上で印鑑のスタンプを作成すれば、コストがかからない点がメリットです。ただし、簡単に作成できる分複製されやすい点に注意しなければなりません。セキュリティ面で不安があるのであれば、印刷した領収書に都度印鑑を押印した方がよいでしょう。

ワードの領収書の記載項目・書き方

ワードの領収書に記載する項目は、主に以下のとおりです。

1. 日付
2. 領収書の連続番号
3. 宛名
4. 金額
5. 但し書き
6. 発行者情報
7. 収入印紙欄

ここから、上記の領収書を例として、それぞれの書き方について詳しく解説します。

①日付

領収書には、実際に金額が支払われた日付（代金受取日）が必要です。領収書の中央下部に、「YYYY年MM月DD日 上記正に領収いたしました」などと記載しましょう。

日付は、西暦・和暦どちらでも構いません。ただし、一度西暦（和暦）にしたら以降は西暦（和暦）で統一しましょう。また、西暦・和暦いずれの場合も省略しないことが大切です。2025年6月1日を「25/6/1」としたり、令和7年6月1日を「R7年6月1日」としたりしないように注意しましょう。なお、領収書の右上に日付を記載する場合もあります。

②領収書の連続番号

領収書の右上には、連続番号を記載します。

連続番号は、領収書を不正に発行することを防ぐために必要な項目です。右上に記載した「No.」の右横に、あらかじめ連番で番号を振っておくとよいでしょう（例「No.001」「No.002」…）。

番号を振った領収書を書き損じた場合は、番号を振りなおさず次の番号の領収書を使用します。また、書き損じた分は廃棄せずに保存しておくことが大切です。

③宛名

標題となる「領収書」の下に、宛名を記載します。「上様」では、誰宛のものかはっきりしないため、取引先の氏名もしくは会社名を記載しましょう。また、相手に失礼な印象を与えないため、名刺などを確認して正しく記載することが大切です。株式会社名や合同会社名などを記載する際は、会社名の前に「株式会社」「合同会社」などをつけるか、後につけるかも確認しておきましょう。

④金額

宛名の下に、金額を記載します（例：「￥30,000-」）。

金額を記載する際は、改ざんを防ぐために数字の頭に「￥」、末尾に「-」もしくは「※」をつけましょう。また、数字は3桁ごとに「,（カンマ）」を打ちます。漢数字で記載する場合は、頭部に「金」、末尾に「円也」（圓也）をつけることがポイントです（例：「金参萬圓也」）。

なお、適格請求書に対応させるため、税別で金額の内訳を記載することもあります。

⑤但し書き

金額の下には、取引内容を明確にするために但し書き欄を用意しましょう。食事を提供したのであれば「但 飲食代として」、講演した際のお礼を受け取ったのであれば「但 講師代として」などと記載しましょう。「但」の箇所は、「但し」と記載する場合もあります。

記載方法について、厳格な決まりはありません。ただし、不正を防ぐため、空欄にしないこと、事実と異なる内容を書かないこと、内容を曖昧にしないことなどを押さえておきましょう。

⑥発行者情報

領収書の下には、社名や住所・郵便番号などの発行者情報を正しく記載しましょう。また、電話番号を記載しておいた方が相手に丁寧な印象を与えられます。

なお、領収書に印鑑を押す場合は、発行者情報の右側の余白を使うことが一般的です。ただし、文字と重なって発行者情報が識別不能にならないよう注意して押印しましょう。

⑦収入印紙欄

領収書に収入印紙の貼付が必要なケースがあるため、あらかじめ収入印紙欄を作成しておきましょう。

ワードで「挿入」タブを選択し、「図形」の「正方形／長方形」をクリックします。続いて、領収書の右下（もしくは左下）に長方形を描きましょう。

収入印紙を貼付する場合は、再利用を防ぐために消印が必要です。領収書と収入印紙の彩紋とにかけて、印章もしくは署名ではっきりと消印の処理をしましょう。

ワードで作成した領収書を取引先に渡す方法

ワードで作成した領収書を取引先に交付する方法は、主に以下のとおりです。

• 領収書の記載項目をすべてパソコンで入力してから印刷し、用紙を取引先に直接渡す（もしくは郵送する）
• 社名や宛先などあらかじめ判明している部分のみを入力した状態で印刷し、金額などは後から手書きで記入して直接渡す（もしくは郵送する）
• ワードのファイルをPDFにしたうえで、メールで取引先に送信する

ワードの領収書をそのまま取引先に送信すると改ざんされるリスクがあるため、必ずPDFに変換したうえで送信しましょう。また、変換後に文字化けしていないか、形が崩れていないかなどをチェックすることも大切です。

ワードで領収書を発行する際のポイント

ワードで領収書を発行するにあたって、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 金額に応じて収入印紙を貼付する
• 控えも一緒に作成して保存する
• 状況によってはエクセルで作成することも検討する
• 再発行依頼に応じる義務はないことを覚えておく
• 最新の法律を把握しておく

ここから、各ポイントについて解説します。

金額に応じて収入印紙を貼付する

収入印紙は、売上代金に応じて貼付が必要か判断する点がポイントです。領収書に記載する金額が5万円未満の場合は非課税のため、収入印紙を貼る必要はありません。

課税対象の場合は、記載する金額によって貼付する収入印紙の額が異なります。たとえば、100万円以下（5万円以上）の場合は「200円」、100万円超200万円以下の場合は「400円」、200万円超300万円以下の場合は「600円」の収入印紙を貼付し、消印しなければなりません。

なお、電磁的記録は課税対象の文書に含まれないため、記載金額が5万円を超える場合でも電子メールで送るなどで収入印紙の貼付が不要とされるケースもあります。そのため、領収書を電子メールで送ることで、紙代・印刷代のコストカットに加えて、収入印紙代も節約できる場合があるでしょう。

参考：国税庁 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

控えも一緒に作成して保存する

ワードで領収書を作成する際に、証拠として控えを一緒に作成して保存することもポイントです。

市販の領収書で複写式のものを使用する場合、カーボンを使って記載した内容を手軽に控えとして残せます。しかし、ワードで自作した領収書の場合は、そのままでは控えが残らないため、自分で控え用の書類を作成するなど工夫が必要です。

そこで、ワードで領収書を作成する場合は以下の方法を用いて、控えを保管しましょう。

• 2枚同じ内容の領収書を印刷し、割印をして1枚を控えとする
• 発行した領収書のコピーをとって、原本と割印したうえで写しを保管する

なお、領収書を作成した際には、原則として7年間は控えを保存しなければなりません。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

状況によってはエクセルで作成することも検討する

自分で領収書を作成する場合に、状況によってワードの代わりにエクセル（Microsoft Excel）を用いることも検討しましょう。テンプレートを活用したり、各セルに必要事項を入力したりすれば、エクセルでも領収書を作成できます。

エクセルで領収書を作成すると、金額を自動で計算できる点がメリットです。そのため、消費税別に内訳の記載が必要な場合は、エクセルを活用するとよいでしょう。

一方、文書の見た目にこだわりたい場合は、ワードを使ったほうがレイアウトを簡単に調整できます。

再発行依頼に応じる義務はないことを覚えておく

顧客から領収書の再発行を依頼されても、応じる義務はないことを覚えておくとよいでしょう。民法第486条で、弁済する者は受領者に対して受取証書の交付を請求できることが定められています。一方で、再発行について法律上の定めはありません。

金額の修正や領収書の破損・汚損などの理由で再発行せざるを得ない場合は、当初の領収書を回収したうえで対応しましょう。

参考：e-Gov 法令検索「民法第四百八十六条」

最新の法律を把握しておく

ワードで領収書を発行するにあたって、最新の法律も把握しておきましょう。

領収書は、金銭の授受を証明するための大切な書類です。そのため、税法や商法など関連する法律の最新情報を押さえたうえで、法的要件を満たした正確なものを発行しなければなりません。

収入印紙を貼付する基準や額も、法律改正で変わることがあります。

インボイス制度に対応した領収書を発行する際の注意点

2023年10月よりインボイス制度が始まったことに伴い、領収書を発行する際にもいくつかの注意すべき点があります。インボイス制度とは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額などを伝えるために適格請求書（インボイス）を発行することが求められる制度です。

主な注意点は、以下のとおりです。

• 取引先から依頼されたら適格請求書を発行する
• 適格請求書にするために登録番号などを記載する
• 事業者によっては適格簡易請求書で対応できる

ここから、それぞれの注意点について詳しく解説します。

取引先から依頼されたら適格請求書を発行する

売り手は、買い手が必要としている際に適格請求書を発行しなければなりません。仕入税額控除をするために、買い手は適格請求書を必要とします。適格請求書とは、以下の内容が記載されている書類のことです。

• インボイスの交付先である相手方の氏名または名称
• 売り手の氏名または名称、登録番号
• 取引年月日
• 取引内容
• 10％・8％それぞれの対象となる対価の総額および適用税率
• 10％・8％それぞれの消費税額など

「請求書」でなく「領収書」であっても、上記事項が記載されていれば適格請求書として認められる可能性があります。取引先から適格請求書に該当する領収書の発行を求められたら、内訳欄を設けて税率ごとに「税抜金額」「税込金額」の記載が必要になる点に注意しましょう。

たとえば、「￥59,800-」の領収書を発行するケースで適用税率が混在している場合は、「税率10％ 税抜金額￥20,000- 税込金額￥22,000-」「税率8％ 税抜金額￥35,000- 税込金額￥37,800-」のように内訳を記載します。

適格請求書にするために登録番号などを記載する

領収書を適格請求書にするためには、税率ごとの消費税額などに加えて、登録番号の記載も必要です。

納税地を所轄する税務署長に「登録申請書」を提出し、適格請求書発行事業者としての登録を受けることにより、登録番号が発行されます。つまり、自社が適格請求書発行事業者でなければ、適格請求書も発行できません。

法人の場合、登録番号は「T」と「法人番号（13桁）」で構成された英数字です。登録の有無や登録番号については、国税庁の「法人番号公表サイト」で確認できます。

参考：国税庁「法人番号公表サイト」

事業者によっては適格簡易請求書で対応できる

事業者によっては、適格請求書の代わりに適格簡易請求書（簡易インボイス）の発行で対応できる場合がある点も押さえておきましょう。適格簡易請求書とは、宛先の省略や、税率・税額両方を記載せず一方の記載のみで発行することが認められた適格請求書のことです。

以下の事業者や、不特定かつ多数の相手に資産を譲渡する事業を営む事業者が、適格簡易請求書を発行できます。

• 小売業
• 飲食店業
• 写真業
• 旅行業
• タクシー業
• 駐車場業（不特定かつ多数の相手に事業を営んでいる場合）

適格簡易請求書を発行する際は、取引先に「記載不備では？」などと不安にさせないために、「簡易インボイス対象である旨」を余白に記載しておくとよいでしょう。

まとめ

手元に領収書がない場合は、ワードで作成することも検討しましょう。本記事で紹介した無料テンプレートを活用すれば、ワードを使ってスムーズに領収書を作成できます。

領収書を作成する際は、控えも用意しておくことがポイントです。また、インボイス制度に対応するためには、税率別の金額や登録番号の記載が必要とされることも押さえておきましょう。