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発注書・注文書のテンプレート｜基礎知識と記載項目、注意点
ビジネスにおいて、商品やサービスを取引先へ発注する際に提出するのが発注書です。発注先に対して発注内容を確認し、正式に依頼することを示す書類ですが、発注書を作成する上ではどういったことに気を付けなければならないのでしょうか。
この記事では、発注書の基礎知識や主な記載項目、作成する上での注意点を説明します。後半では実際のテンプレートデザインを見ながら具体的に説明します。最後までチェックしてください。
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この記事では、発注書の基礎知識や主な記載項目、作成する上での注意点を説明します。後半では実際のテンプレートデザインを見ながら具体的に説明します。最後までチェックしてください。
発注書の基礎知識
まずは、発注書の意義や注文書の違いなどを確認していきましょう。
発注書とは？
発注書とは、商品やサービスを注文する際、依頼した事実を証明するため、作成される書類です。一般的には、受注側が見積書を提示する際に発注書も送付し、その内容や金額が問題なければ、発注者が発注書に記名押印し返送します。この際、受注側は受注した証拠として、発注請書（注文請書）を発行する場合もあります。
発注書の役割
発注書の役割は、発注側と受注側が取引内容を確認することです。本来、売買契約は口頭でも成立するため、発注書、発注請書とも発行の義務はありません。しかし、発注書で発注の意志確認を行うことで、認識の違いによるトラブルを防止することができます。
また、発注書の発行は、経済的に優越した地位にある発注者の濫用行為を規制する法律である、下請代金支払遅延等防止法（下請法 ）でも定められています。適用される取引であるかどうかは、業務内容や受発注者の資本金額などによって決まりますが、該当する場合は発注者が発注書を発行する義務があることを覚えておきましょう。
発注書と注文書に違いはある？
発注書とよく似た言葉として「注文書」がありますが、両者に法的な違いはありません。発行の目的や内容、役割も同じです。ただし、企業によっては使い分けている場合もあります。例えば、形のない取引やサービスは「発注書」、商品など形がある取引には「注文書」と使い分ける会社もあります。
発注書は誰が発行する？
発注書は受注側が見積書の内容に応じて作成し、発注側が記名押印する形が一般的です。主にはワードファイルなどの書面で作成し、郵送・メール・FAXなどで発注先へ送付します。
発注書に印鑑は必要？
法的には、受注側・発注側とも、発注書に印鑑は必要ありません。前述したとおり売買契約は口頭でも成立するため、押印の有無で発注書の効力は変わらないことからです。
ただし、一般的には、発注側が会社印を押印することが慣習とされています。押印の要否が不明な場合は、受注側に確認しましょう。
発注書の主な記載項目
発注書に決まった書式はありませんが、一般的に必要な項目は決まっています。ここでは、標準的なタテ型の発注書のレイアウトから、それぞれの記載項目を確認していきましょう。
①タイトル
「発注書」「注文書」などのタイトルを記載します。
②発注日
発注側が利用する欄です。書類を作成し、発注した日付を入力します。
➂注文書の番号
受注側がその取引に対して社内で発注管理しやすいよう、任意の番号を記載することをおすすめします。取引に関する問い合わせを受けた際には、この番号を聞くことで素早く案件の確認を行うことができます。
④送付先名
発注側の会社名や、担当者名を記載します。敬称は企業なら「御中」、個人なら「様」とします。
⑤発注元の情報
受注側の会社名・住所・電話番号などを記載します。
⑥合計金額
当該発注書で発注する商品・サービスの合計請求金額を記載します。発注者が消費者である場合、消費税込みの金額を記載する必要があります。税抜き金額にする場合は、別途その旨を記載しましょう。
⑦納期・納品場所・支払条件
商品・サービスを提供するにあたっての約束事として、提供する期日、場所、支払い条件などを記載します。例えば、以下の通り記載します。
納期：2023年12月1日～末日
納品場所：協議の上
支払条件：銀行振り込み 納品月の翌月末までに支払い
⑧商品の明細（商品名、数量、単価、金額など）
商品・サービスの具体的な内容を、その単位とともに記載します。また、発注者が発注書を作成する場合はあまり想定されませんが、受注者が見積もりと同じ内容を発注書に記載するケースなどで値引きがある場合もこちらに記載します。
| 名称 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| あんぱん | 10個 | 100円 | 1,000円 |
| 出精値引き | △100円 |
また、工事など、単位がつけられない場合は、以下のように表現します。
| 名称 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 水道工事 | 一式 | 100,000円 |
⑨消費税
消費税を記載する場合、 明細に記載された商品・サービスの税抜き金額の小計、それに対応して発生する消費税、最終的に支払う消費税込みの合計金額を表示します。軽減税率が適用される場合は、8％、10％と項目を分けましょう。
⑩備考
他の項目で記載できない内容については、この欄を用いて記載しましょう。例えば、「水道工事一式には、既存配管撤去も含まれます」 など、商品・サービスの補足説明などが例に挙げられます。
発注書を作成する際の注意点
ここでは、受注側が発注書を作成するにあたり、気を付けたいポイントを説明します。
提出方法を確認する
発注書の形式や提出方法について、事前に確認しておきましょう。発注書のレイアウトは複数あるため、無料ダウンロードできるテンプレート集などから、自社にあったものを選びましょう。
また、発注先からどのような方法で提出してもらうのかも確認しましょう。郵送はコストや手間がかかるため、なるべくメールなど電子データでやりとりするのがよいでしょう。
見積書の内容と照らし合わせる
発注書の内容が、見積書と相違ないか確認します。商品名や金額、数量などが異なっていると、トラブルの原因となります。名称や数字の表記については、社内で統一された規則に沿っているかを確認しましょう。
収入印紙が必要な場合に留意する
原則、発注書に収入印紙は必要ありません。同じく、見積書、納品書、検収書、請求書、領収書（記載された受取金額が5万円未満の場合）も、収入印紙は不要です。
しかし、紙で発注書を作成する場合で、発注書の発行によって契約が成立すると判断された場合は、印紙税法が定める課税文書に該当する可能性があります。
例えば、双方の間で発注書の交付が契約成立の要件と定めている場合は、発注書は契約書の代わりとして扱われるため、収入印紙が必要となります。
印紙税は不動産売買契約書や工事などの請負契約書と同じく、契約金額によって異なります。記載された金額が1万円未満の場合は非課税です。
なお、メールでPDFをやりとりするなど、電子化した発注書には収入印紙が必要ありません。
定められた保存期間を遵守する
発注書は、国税関係書類に分類されるため、受注側と発注側とも一定期間の保存が義務づけられています。電子帳簿保存法の要件を満たせば、PDFファイルなどの電子データとして保存することもできます。
保存期間は法人か個人事業主かで異なります。
法人：確定申告報告書の提出期限の翌日から7年間
※ただし、欠損金が生じた場合は10年間
個人：白色申告の場合は確定申告報告書の提出期限の翌日から5年間
青色申告の場合は確定申告報告書の提出期限の翌日から7年間
まとめ
今回は、発注書について説明しました。発注書の発行は原則義務ではないものの、取引をスムーズに進める上で欠かせない書類です。また、下請法 の対象となる取引であれば、発注者は発注書の作成が義務付けられます。本記事の内容を参考に対応しましょう。
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