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督促状の無料エクセルテンプレート｜催促との違いや記載項目、注意点

ビジネスシーンで避けられないリスクの一つが、得意先による支払いの遅延や未払いです。特に経理の現場においては「売掛金の未回収」は大きなリスクになるでしょう。このような状況に対処する際に役立つのが「督促状」です。

しかし、督促状は単なる支払催促とは異なり、適切な書き方や注意点を押さえる必要があります。本記事では、督促状の無料エクセルテンプレートを活用しながら、催促状との違い、記載すべき項目、作成時の注意点について詳しく解説します。

督促状の無料エクセルテンプレート

督促状の作成に役立つ無料のエクセルテンプレートをご紹介します。これらのテンプレートは、簡単に編集可能で個人・法人を問わず利用できます。割賦金の督促状から商品代金や売掛金の督促状まで、幅広い用途に対応したテンプレートをダウンロード可能です。

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督促状の基礎知識

企業間取引や顧客との契約において、得意先による支払遅延や未払いが発生することは避けられないリスクの一つです。その際に重要となるのが「督促状」です。督促状は、未払いを解決するための基本的かつ有効な手段ですが、他の類似書類との違いを正しく理解し、適切なタイミングで使用することが重要となります。本記事では、督促状の基本的な役割や似た書類との違いについて解説します。

督促状とは？

督促状とは、支払遅延などが発生した際に送付する書類です。その主な目的は、相手方に未払いの事実を通知し、速やかに入金を促すことにあります。督促状には、未払いの金額、支払期限、振込先など具体的な内容が明記されるため、相手が状況を把握しやすくなります。

ただし、督促状そのものには法的な効力がありません。あくまで、未払いの状況を伝え、支払いを促す手段の一つであることを理解しておきましょう。

　

督促状と似た書類との違い

以下では、督促状とよく似た書類について、督促状との違いを解説していきましょう。

催促状

督促状と混同されがちな「催促状」は、支払期限を過ぎた際に最初に送付される書類です。催促状は、支払いを依頼するトーンが比較的柔らかく、取引相手との良好な関係を維持しながら状況を解決することを目的としています。

具体的な違いとして、以下の点が挙げられます。

• 催促状：支払期限が過ぎた段階で、まず送付される書類。場合によっては、電話やメールによる催促で代替することもあります。
• 督促状：催促状を送ったにもかかわらず支払いがない場合に送付。言葉のニュアンスが強く、支払いの重要性を強調します。

催告状（催告書）

督促状と「催告状（催告書）」の違いは、送付のタイミングとアプローチの強さにあります。催告状は、督促状を送ったにもかかわらず支払いが行われなかった場合に送付されます。内容はさらに強い表現で構成されており、「支払いがなければ法的手続きに進む可能性」を示唆することもあります。

ただし、督促状と同様に催告状にも法的効力はありません。あくまで、最終的な意思表示を明確に伝えるための手段として使用されます。

支払督促

支払督促は、裁判所が関与する法的手続きであり、強制力を伴う点で大きく異なります。

• 督促状：支払金を受け取る側（企業や個人）が送付します。
• 支払督促：裁判所が行う手続きで、支払いが行われない場合、強制執行が可能になります。

支払督促は、通常の裁判よりも迅速かつ費用を抑えて実施できるため、督促状や催告状で効果が得られなかった場合に有効な手段です。

出典：最高裁判所　　支払督促

出典：政府広報オンライン　「お金を払ってもらえない」とお困りの方へ 簡易裁判所の「支払督促」手続をご存じですか？

督促状に記載すべき項目

督促状は、未払金の解決を促すための重要な書類であり、記載内容の正確性が求められます。督促状を適切に作成するためには、必須項目を漏れなく記載することが重要です。本記事では、督促状に含めるべき主な項目について解説します。以下のポイントを押さえて作成することで、効率的かつ円滑に未払い問題を解決できるでしょう。

＜督促状の主な記載項目＞

 表題（タイトル）

書類の最上部に大きな文字で「ご返済のお願い」や「督促状」と記載します。これにより、書類の目的が一目で明確になります。状況によっては、「お支払いに関するお知らせ」など、柔らかい表現に変更することも可能です。

発行年月日

督促状の発行日または送付日を記載します。また、支払期日を計算する基準ともなるため、正確に記載しましょう。

発行者名

差出人の情報を記載します。会社名、担当部署、担当者名を明記し、責任者の署名や捺印は必須ではありませんが書類の信頼性を高められる可能性があります。

宛名

取引先の会社名や部署、担当者名を記載します。法人の場合は「株式会社〇〇 御中」、個人の場合は「〇〇 様」とします。宛名の誤記は信頼を損なう可能性があるため、正確に記載してください。

取引年月日・取引内容

督促状の根拠となる取引情報を明記します。取引年月日や契約内容、提供した商品やサービスの詳細を記載することで、未払いの原因を相手に明確に伝えることができます。

支払金額

未払金額を正確に記載します。内訳がある場合は、その詳細も明記しましょう。特に税金や手数料が含まれる場合は、誤解を招かないよう丁寧に記載します。

支払いの要求

「◯月◯日までにお支払いください」など、支払いを求める具体的な要請内容を記載します。この部分は書類の中心となる内容であり、明確かつ簡潔にまとめることが重要です。

支払期日

相手に支払いを求める期限を明記します。期日は現実的かつ十分な余裕を持った設定を心がけましょう。期日を設けることで、相手に行動を促す効果があります。

振込先

未払金の振込先情報を記載します。銀行名、支店名、口座種別、口座番号、名義人を正確に記載し、相手が誤解なく振り込めるようにしましょう。

以上が、督促状に記載すべき主な項目です。これらの情報を正確に記載することで、相手に状況を明確に伝え、速やかな支払いを促すことができます。督促状は信頼性のある取引を維持するためにも重要な手段であるため、細部にまで注意を払って作成しましょう。

督促状を作成する際の注意点

督促状は、未払金の解決を促す重要な書類ですが、その作成や送付には注意が必要です。不適切な対応や不備のある内容は、相手方との信頼関係を損なうだけでなく、回収可能性を低下させる原因となります。本項目では、督促状を作成・送付する際に注意すべきポイントを解説します。これらの注意点を押さえることで、督促業務をよりスムーズに進めることが可能です。また、実際、入金済みなのにこちらの確認もれだった場合や入れ違いで入金があった場合にも注意して督促しましょう。

督促状と一緒に再発行（コピー）した請求書を同封する

督促状には、再発行した請求書を同封することが重要です。これにより、相手が支払内容を確認でき、請求書を紛失している場合でも入金が可能となります。また、再発行した請求書には必ず「再発行」と明記し、二重計上を防止する工夫を行いましょう。この一手間が、双方の認識齟齬を防ぐポイントになります。

送るタイミングや回数を把握する

督促状を送るタイミングは重要です。まずは催促を行い、それでも支払いが行われない場合に送付します。支払われるまで2〜3回程度送付するのが一般的ですが、送るたびに内容やトーンを調整し、適切な対応を心がけましょう。過剰な送付は取引相手との関係悪化を招く恐れがあるため、慎重に進めることが必要です。

普通郵便で送る

督促状は、一般的に普通郵便で送付されます。法的効力がある書類（たとえば催告書）は内容証明郵便で送付する必要がありますが、督促状には法的効力がないため普通郵便で十分です。ただし、複数回督促状を送付しても反応がない場合には、内容証明郵便の利用を検討しましょう。内容証明郵便は、裁判で適切な対応を取った証拠として活用できるほか、相手が「督促状が届いていない」と主張することを防ぐ効果があります。

封筒の表に朱書きをする

封筒の表面には「督促状在中」や「支払督促状」と朱書きで記載すると良いでしょう。何が入っているかわからない封筒の場合、開封が遅れる可能性があるため、目立つ記載をすることで早期に開封される確率を高めることができます。適切な表示は、書類の重要性を伝える上でも有効です。

まとめ

督促状は、未払金の解決において非常に重要な役割を果たす書類です。本記事では、無料で利用できるエクセルテンプレートを活用する方法を紹介しながら、記載すべき項目や作成時の注意点、さらに催促状との違いについて解説しました。テンプレートを利用することで、督促状を効率的かつ迅速に作成することが可能です。また、記載内容を正確にし、適切な送付タイミングや方法を理解することで、相手との信頼関係を保ちながら問題解決を図ることができます。

督促状はあくまで未払いの状況を通知し、入金を促すための手段ですが、その作成や運用が適切であれば、未払いの回収率を大幅に向上させることが期待できるでしょう。ぜひこの記事を参考に、未払い問題をスムーズに解決してください。

督促状に関するQ&A

督促状の作成や送付について疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。本記事では、よくある質問に答える形で、督促状に関する基礎知識や対処方法を解説します。以下のQ&Aを参考に、適切な対応を心がけましょう。

また、不良債権に対する会計処理では、回収可能性に応じて以下の対応が必要です。

1. 回収不能の場合
   貸倒損失として処理し、損益計算書に計上します。
   仕訳例：借方：貸倒損失 / 貸方：売掛金
   
2. 回収困難が予測される場合
   貸倒引当金を計上し、リスクに備えます。
   仕訳例：借方：貸倒引当金繰入 / 貸方：貸倒引当金
   
3. 回収が実現した場合
   貸倒引当金から戻入処理を行います。
   仕訳例：借方：貸倒引当金 / 貸方：貸倒引当金戻入