督促状の無料エクセルテンプレート｜催促との違いや書き方、注意点

督促状とは、未払いの代金がある際に、支払いを求めるために送付する文書のことです。ビジネスシーンでは、取引先による支払いの遅延や未払いといった問題が避けられません。特に経理の現場においては「売掛金の未回収」は大きなリスクになるでしょう。このような状況に対処する際に役立つのが「督促状」です。

督促状は単なる支払いの催促とは異なるため、適切な書き方や注意点を押さえる必要があります。本記事では、督促状の無料エクセルテンプレートを活用しながら、催促状との違い、記載すべき項目、作成時の注意点について詳しく解説します。

督促状の無料エクセルテンプレート

督促状の作成に役立つ無料のエクセルテンプレートをご紹介します。これらのテンプレートは、簡単に編集可能で個人・法人を問わず利用できます。割賦金の督促状から商品代金や売掛金の督促状まで、幅広い用途に対応したテンプレートをダウンロード可能です。

以下のリンクから、督促状に関連したテンプレートをダウンロードできます。ぜひご活用ください。

経理プラス：【無料】督促状・催促状のエクセルテンプレート・フォーマット集

督促状の基礎知識

取引先からの入金が遅れた際に送付する督促状は、円滑な取引関係を維持しながら支払いを促すための重要な書類です。ここでは、督促状の基本的な役割や、催促状・催告書との違いについて解説します。

督促状とは？

督促状とは、支払遅延などが発生した際に送付する書類です。その主な目的は、相手方に未払いの事実を通知し、速やかに入金を促すことにあります。督促状には、未払いの金額、支払期限、振込先など具体的な内容が明記されるため、相手が状況を把握しやすくなります。

ただし、督促状そのものには法的な強制力はなく、あくまで未払いの事実を知らせて支払いを促すための手段の一つにすぎません。

督促状と催促状・催告書との違い

督促状とよく似た書類に、催促状と催告書があります。それぞれの書類と督促状との違いをみていきましょう。

催促状

督促状と混同されがちな「催促状」は、支払期限を過ぎた際に最初に送付される書類です。催促状は、支払いを依頼するトーンが比較的柔らかく、取引相手との良好な関係を維持しながら状況を解決することを目的としています。

具体的な違いとして、以下の点が挙げられます。

• 催促状：支払期限が過ぎた段階で、まず送付する書類。場合によっては、電話やメールによる催促で代替することもある
• 督促状：催促状を送ったにもかかわらず支払いがない場合に送付する書類。言葉のニュアンスが強く、支払いの重要性を強調する

催告書

催告書は、督促状を送っても支払いがない場合に送付する書類です。「最終的な警告」であり、支払いに応じなければ法的手続きに進む可能性を示します。督促状とは、送付のタイミングとアプローチの強さが異なります。

催告書は督促状よりも一歩踏み込んだ内容で、応じない場合は法的手続きを取る可能性があることを相手に知らせる役割があります。

督促状と同様に法的強制力はなく、あくまで最終的な意思表示を明確に伝えるための手段として使用される書類です。ただし、催告書を内容証明郵便で送付すれば、相手に支払いを求めた事実を示す公式な証拠となります。のちに支払督促や裁判などの法的手続きに進んだ際に、「催告（請求）を行った」ことの裏付けとして有効に使えるでしょう。

督促状を送るタイミング

督促状を送るタイミングは、催促状を送付してから1週間ほど経過した時点が目安です。まず、支払期日を過ぎたあとに電話やメールで支払い状況を確認します。支払いの遅れは入金忘れや事務処理の遅れなどの可能性もあるため、最初は口頭やメールで確認を行い、誤解や単純ミスであればその時点で解決できるでしょう。

連絡をしても支払いがない、または回答が曖昧な場合は、丁寧な文面で催促状を送付します。それでも反応がない場合に、正式な書面として督促状を送るのが一般的な流れです。

送付が早すぎると相手に圧力を与える印象になり、遅すぎると回収が難しくなるため、状況を見極めた上で適切なタイミングを判断しましょう。

督促状は支払われるまで2〜3回程度送付するのが一般的ですが、送るたびに内容やトーンを調整し、適切な対応を心がけましょう。過剰な送付は取引相手との関係悪化を招く恐れがあるため、慎重に進めることが必要です。

督促状を送る効果

督促状を送ることで法的な強制力はありませんが、相手に「未払いを正式に認識させる」という効果が期待できます。書面で明確に伝えることで、支払いへの意識を高め、誠実な対応を促すきっかけにもなるでしょう。

さらに、時効の完成を猶予する効果もあります。ここでは、督促状を送付する効果について解説します。

時効の完成を猶予する

債権には消滅時効があり、支払期日から5年間経過すると、時効により債権が消滅します。ただし、督促状が民法第150条に定める「催告」の要件を満たす場合、支払い請求の意思表示として法的効力が認められ、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。

この猶予期間中に訴訟を提起すれば、時効は中断され、債権消滅のリスクを回避できます。

なお、この時効の猶予は1回限りであり、6か月の猶予期間が終わる直前に再度催告しても時効は延長されない点に注意が必要です。

参考：e-GOV法令検索「民法」

内容証明郵便で証拠化できる

民法第150条に定める「催告」の要件を満たすためには、催告の事実が客観的に証明できることが必要です。督促状を送付する際に内容証明郵便を利用すれば、「いつ」「誰が」「どの内容を送ったか」が公的に記録され、のちの訴訟において催告の事実を証拠として示すことができます。

その結果、督促状を送ったことが明確になり、時効の完成猶予の効果を確実にできます。証拠化により、万が一トラブルや支払いの拒否があった場合でも、法的に役立てることができるでしょう。

督促状に記載すべき項目と書き方

督促状の書式に特別な決まりはありませんが、支払いを促す意図が正確に伝わるように必ず記載すべき項目があります。ここでは、督促状に含めるべき主な項目について解説します。以下のポイントを押さえて作成することで、効率的かつ円滑に未払い問題を解決できるでしょう。

＜督促状の主な記載項目＞

• 表題（タイトル）
• 発行年月日もしくは提出年月日
• 発行者名
• 宛名
• 取引年月日・取引内容
• 支払金額
• 支払いの要求
• 支払期日
• 振込先

表題（タイトル）

督促状の表題は、書類の上部に大きめの文字で目立つように記載します。表題をどのように書くかは、相手に伝えたい催促のニュアンスによって変わります。ただ支払いを確認するだけでなく、法的な強制力や緊急性を伝えたい場合は、「督促状」と表記します。

一方で、相手に過度な圧力をかけず、柔らかい印象を与えたい場合は、「お支払いのお願い」や「代金のお支払いについて」といった表現にするとよいでしょう。

発行年月日

督促状には、発行年月日を必ず明記しましょう。文書の右上など見やすい位置に記載するのが一般的です。日付の記載は、支払い遅延の経過や対応の履歴を明確にするためにも大切です。

特に、複数回にわたり督促を行う場合、発行年月日により、いつ送付した文書かを正確に把握できます。

発行者名

督促状の発行者名は、誰が督促を行っているのかを明確に示すために重要な項目です。企業の場合は「会社名」「部署名」「担当者名」を記載します。受け取った相手が問い合わせしやすいよう、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておいたほうがよいでしょう。

宛名

取引先の会社名や部署、担当者名を記載します。法人の場合は「株式会社〇〇 御中」、個人の場合は「〇〇 様」とします。宛名の誤記は信頼を損なう可能性があるため、正確に記載してください。

取引年月日・取引内容

督促状の根拠となる取引情報を明記します。相手が請求内容を正確に把握できるよう、商品やサービスの名称、数量、単価、取引日などを具体的に記載しましょう。

支払金額

未払金額を正確に記載します。複数の項目がある場合は、金額の内訳をわかりやすくも明記しましょう。特に消費税や振込手数料が含まれる場合は、誤解が生じないよう、正確に記載します。

支払いの要求

「◯月◯日までにお支払いください」など、支払いのお願いを具体的に記載します。この部分は督促状の中心となるため、相手がすぐに理解できるよう、明確で簡潔にまとめることが大切です。

支払期日

支払い期日を明記します。期日は、相手が対応できる現実的な日数を考慮し、十分な余裕をもって設定することが大切です。期限を明確に示すことで、相手に具体的な行動を促す効果があり、支払いの遅れを防ぐ効果があります。

また、期日を過ぎた場合の対応についても簡単に触れておくと、督促状としての効果がさらに高まるでしょう。

たとえば、期日を過ぎても支払いがない場合は再度督促状を送付する旨を伝えたり、契約や法律に基づいて遅延利息や遅延損害金を請求する可能性があることを示したりすれば、支払いを促す効果が期待できます。

振込先

未払金の振込先情報を記載します。銀行名、支店名、口座種別、口座番号、名義人を正確に記載し、相手が誤解なく振り込めるようにしましょう。

以上が、督促状に記載すべき主な項目です。これらの情報を正確に記載することで、相手に状況を明確に伝え、速やかな支払いを促すことができます。督促状は信頼性のある取引を維持するためにも重要な手段であるため、細部にまで注意を払って作成しましょう。

【状況別】督促状・催告書の例文

督促状を送付しても支払いがない場合、再度督促状を送るか、最終的な通告である催告書を送ることになるでしょう。ここでは、督促状を送ったあとに支払いがない場合、さらに書類を送付するときの例文をご紹介します。

督促状を再送する場合

督促状を送っても支払いがなく、再度督促状を送る場合、再送であることを明確に示さなければなりません。「再送」という文言を明記し、前回の送付日も記載します。法的手続きの可能性も軽く示すとよいでしょう。

催告書を送る場合

再度の督促後も入金がない場合には、最終通告として催告書を送ります。書面の内容や送付先を明確にし、法的手続きに備えるため、内容証明郵便で送ることをおすすめします。

督促状を発行する流れ

取引先が商品やサービスの代金を期日までに支払わなかった場合、督促状を発行するまでの一般的な流れをみていきましょう。

1.状況を確認する

支払期日に入金がない場合、相手に連絡する前に、まず自社側に請求内容や手続き上の不備がないかを確認しましょう。請求書の送り忘れや宛名ミス、入金期日の記載などに誤りがないかをチェックします。

2.電話やメールで支払いを催促する

支払いがない理由が自社側の原因ではないことがわかったら、相手先に連絡します。期日忘れや勘違いの可能性があるため、文書を送る前に、支払いがまだ行われていないことを電話やメールで確認しましょう。

請求書を紛失している、あるいは何らかの理由で届いていない場合には、請求書の再送・再発行を速やかに行います。

この段階では、取引先に非があると決めつける対応は避け、丁寧にやり取りすることが大切です。

3.催促状を送る

電話やメールで催促をしても入金が確認できない場合、催促状を送ります。催促状は、口頭やメールでのやり取りと異なり、正式な書面として未払いの事実を通知するため、相手に支払いの重要性を明確に伝えることができます。

支払いが遅れた場合の対応（遅延損害金の請求や法的手続きの可能性など）についても簡潔に記載することで、相手に支払いの重要性と緊急性を認識させる効果も期待できるでしょう。送付の際には、未払金や支払期限、振込先などを具体的に記載し、誤解や手違いがないようにしてください。

4.督促状を送る

催促状を送っても支払いがない場合は、次の段階として督促状を送付します。督促状は、催促状よりも正式で強い内容を持つ書面で、未払いの事実や支払い期限をはっきりと相手に伝えることができます。適切なタイミングで督促状を送ることで、債権回収の効果を高められるでしょう。

督促状を発行しても支払いがない場合

督促状を送っても支払いが確認できない場合は、再度の督促や、最終的な通知として催告書を送付する対応をとります。ここでは、督促後も入金がないときに取るべき次の手順をみていきましょう。

再度督促状を内容証明郵便で送る

督促状を送っても支払いが確認できない場合は、再度督促状を送ることが一般的です。初回は普通郵便で送付していた場合は、内容証明郵便を利用することで、送付の事実が公的に記録され、支払いを促す効果もより高まります。

再送の際は、前回の送付日や未入金である旨を明記し、支払期限や振込先を改めて示すことで、強制力を高められるでしょう。

催告書を送る

督促状を再度送っても入金がない場合、最終手段として催告書を送付します。催告書には、支払期限までに履行がなければ法的手続きを検討する旨を明記し、相手に正式な警告だということを伝えましょう。

送付は内容証明郵便を利用することで、送付の事実が公的に記録されます。のちの法的手続きに活用できるため、債権保全の手段としても重要です。

経理プラス：催告書の無料エクセルテンプレート｜督促状との違いや書き方

法的措置を行う

催告書を送っても入金が確認できない場合は、次の段階として法的手続きに進みます。直ちに民事訴訟を起こすのではなく、まずは簡易裁判所を通じて申し立てる「支払督促」を利用するのが一般的です。

支払督促の手続きは、債権者の申し立てに基づき簡易裁判所が債務者に支払いを命じる、簡易な手続きです。支払督促に対して債務者から異議申し立てがなかった場合、または裁判で判決が確定した場合、強制執行手続きを行い、未払い金を回収します。

未払金に対する法的手段には、支払督促のほかに、少額訴訟と通常訴訟があります。少額訴訟は60万円以下の請求を対象に簡易裁判所で利用でき、原則として1回の審理で判決が出る制度です。迅速に未払い金の回収を目指す場合に有効です。

一方、通常の民事訴訟では、請求額によって担当する裁判所が異なります。金額が140万円以下のときは簡易裁判所が、それを超える場合は地方裁判所が管轄します。通常訴訟では、契約内容や証拠に基づいて裁判所が判断するため、解決までに数か月から1年程度かかることが一般的です。

相手が支払いに応じないため法的措置を行う場合は、スムーズに進めるためにも、できるだけ早く弁護士に相談するとよいでしょう。

出典：最高裁判所「裁判所を利用する」
出典：政府広報オンライン「お金を払ってもらえない」とお困りの方へ 簡易裁判所の「支払督促」手続をご存じですか？

督促状の送り方

督促状を送るときは、相手に確実に届き、内容が正確に伝わるように工夫することが大切です。ここでは、督促状を効果的に送るためのポイントを解説します。

督促状と一緒に再発行（コピー）した請求書を同封する

督促状には、必ず再発行した請求書を同封しましょう。これにより、相手が支払内容を確認でき、請求書を紛失している場合でも入金が可能となります。また、再発行した請求書には必ず「再発行」と明記し、二重計上を防止する工夫を行いましょう。この一手間が、双方の認識のずれを防ぐポイントになります。

封筒の表に朱書きをする

封筒の表面には「督促状在中」や「支払督促状」と朱書きを入れるようにしましょう。中身がわからない封筒では開封が遅れる可能性がありますが、目立つ表示をすることで早く開封される可能性が高まります。適切な表示は、書類の重要性を伝える上でも有効です。

普通郵便で送る

督促状は、通常は普通郵便で送付します。一方、催告書など法的手続きを前提とした書類を送る場合は、送付の事実を証明するために内容証明郵便を利用するのが一般的です。督促状自体には法的効力がないため、まずは普通郵便で問題ありません。

ただし、複数回督促状を送付しても反応がない場合には、内容証明郵便の利用を検討しましょう。内容証明郵便を使うことで、裁判などで「適切な対応を取った証拠」として活用でき、相手から「受け取っていない」と主張されるリスクを防止できます。

まとめ

督促状は、未払金の代金を回収するための重要な書類です。作成にあたっては、発行者名や支払金額、支払期限など必要項目を正確に記載することが大切です。あらかじめ必要な項目が揃っているテンプレートを利用すれば、適切な督促状を作成できます。ぜひこの記事を参考に、未払い問題をスムーズに解決してください。