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経費精算書の無料エクセルテンプレート｜書き方と精算のポイントは？

経費精算は、多くの企業で財務管理や会計処理の重要な一部を占めています。しかし、経験の浅い担当者にとっては、適切な精算書の書き方やポイントを理解するのが難しい場合もあります。

この記事では、正しい精算書の書き方や精算のポイントも詳しく解説していきます。また、簡単に使える無料のエクセルテンプレートもダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

経費精算書の無料エクセルテンプレート

経費精算書は、企業や個人が日々の支出を管理するために欠かせないツールです。そこで、初心者でも簡単に使えるエクセル形式の無料テンプレートをご用意しました。このテンプレートは、複雑な計算を自動化し、必要な項目を網羅しているため、経費精算の手間を大幅に削減できます。

個人・法人を問わず利用できるため、どなたでも安心してご利用いただけます。

経費精算書とは？

経費精算とは、従業員が業務にかかった費用を会社に請求し、会社がその費用を払い戻す経理業務です。経費精算書は、経費精算の手続きを行うために使用される書類で、具体的にどのような費用が発生したのか、いつ、どこで、どのような目的で支出したのかを記録する欄が設けられています。これらの情報により、経費の正当性を証明し、適切な経費処理を行うことができます。

ここでは、経費精算書の主な種類や経費として認められる項目、さらに精算の流れについて解説します。

経費精算書の主な種類

経費精算書は用途に応じ、複数の種類があります。ここでは代表的な経費精算書を4つ紹介します。

立替経費精算書

従業員が立て替えて支払った経費を精算する際に使用する経費精算書です。
従業員が支払先から領収書を受け取り、その領収書を立替経費精算書に添付して経費申請を行います。申請が承認されると、立て替えた経費が従業員に支払われます。

仮払経費申請書、仮払経費精算書

仮払経費申請書は、従業員が今後の支出予定経費の概算金額を会社に申請し、その金額を仮払金として前もって受け取るための書類です。一方、仮払経費精算書は、実際に使用した金額を報告し、受け取った仮払金との精算を行うための書類です。

つまり、仮払経費申請書では予想される支出額を申請し、仮払金を受け取ります。次に、仮払経費精算書では実際の支出額を報告し、仮払金との差額を精算する流れになります。

出張旅費精算書

出張にかかる経費を精算するための専用の精算書です。出張に要した交通費、宿泊費、日当などの経費を精算する際に使用します。出張の目的、行程、支出内容を詳細に記録し、領収書を添付して申請します。

支払証明書

取引先に支払った経費を証明するための精算書です。領収書が取得できない場合に、支払ったことを証明するために作成します。

経費として認められるもの

経費として認められる支出は、通常、企業の事業遂行に直接関係するもので、得意先の開拓や商品・サービスの販売など、会社の業務遂行によって発生するものです。具体的には、交通費や宿泊費、飲食費、事務用品費、事務所等の家賃・水道光熱費などです。

経費精算の流れ（立替経費精算の場合）

立替経費精算の一般的な流れは以下の5つのステップで行われます。

1. 従業員が業務に必要な経費を立て替えて支払う
2. 支払先から領収書を受け取り、立替経費精算書に添付する
3. 所属部署の上長に経費精算書を提出し、承認を得る
4. 経理部門に経費精算書を提出し、承認を得る
5. 精算が承認された後、立て替えた経費が従業員に支払われる

経理部門は、各部署から申請される経費精算書をとりまとめ、内容を確認し、支払を行うという非常に重要な役割を担っています。正しい書類の扱いや流れを理解することで、経費管理がよりスムーズに行えるでしょう。

経費精算書の必要項目と書き方

経費精算書は、業務にかかった支出を正確に記録し、会社に請求するための重要な書類です。ここでは一般的な経費精算書に記載する必要項目と書き方のポイントについて解説します。

経費精算書の必要項目

経費精算書には、以下の項目を記載します。

• 所属: 従業員が所属する部門・部署名
• 社員番号: 各従業員に割り当てられた番号
• 氏名: 経費を申請する従業員の名前
• 申請日: 経費精算書を提出する日付
• 日付: 経費が発生した日付
• 内容: 経費の具体的な内容（例: 出張先の場所、交通費の経路など）
• 支払先:支払った相手先の名前
• 金額: 経費の金額
• 合計: 全ての経費の合計金額
• 備考: 特記事項や補足情報

経費の正当性を証明するために、これらの必要項目を漏れなく記入しましょう。

経費精算書の書き方のポイント

経費精算書を作成する際には、いくつか押さえておくべきポイントがあるので、以下の点を従業員に周知しておくと良いでしょう。

まず、精算期日に合わせて関連する領収書やレシートの整理を推奨しておきましょう。必要な証憑書類を一元管理しておくことで経費精算をスムーズに行えます。会社によっては、経費の勘定科目を記載する欄が設けられていることもあります。

記入後は、必要項目に抜け漏れや誤り、領収書やレシートの不備などがないかを慎重に確認してもらうようにしましょう。経費の正当性を証明しましょう。添付書類については「領収書のあて名は必須」「○万円以上はレシートではなく領収書のみ受付」など、社内規定に定めがある場合は事前に周知しておきましょう。

近距離での交通費はレシートや領収書をもらえないこともあるため、日報や手帳などで、訪問先や経路、かかった交通費などを記録しておくように伝えておきましょう。なお、経費精算を月ごとではなく、発生するたびにフォームに入力する場合は、その旨を従業員に伝えておきましょう。

経費精算書を提出した後は、後日、会社の定めた方法により経費が返金されます。提出期日が遅れると返金処理が遅れたり、経費精算を受け付けられなかったりするおそれがあることを周知しましょう。

経費精算書のテンプレートを活用するメリットとデメリット

経費精算書のテンプレートは、業務にかかる支出を管理するために非常に便利なツールです。主な利用方法としては、表計算ソフトで入力する方法や、紙に印刷して手書きで使用する方法があります。これらのテンプレートを活用することで、経費精算業務の効率化が期待できる一方、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、テンプレート活用のメリットとデメリットについて解説します。

経費精算書のテンプレートを活用するメリット

導入しやすい

経費精算書のテンプレートは、無料または低価格で利用可能なものが豊富にあるため、少ない初期投資で経費精算の効率化を図ることができます。

フォーマットを統一できる

会社全体で統一されたフォーマットを使用することで、情報の整合性を保ちやすくなります。経費精算書の提出方法や記入項目が統一されることで、業務の標準化が進み、管理者や経理担当者がデータを確認しやすくなります。このように、統一されたフォーマットは業務の効率化に寄与します。

時間の節約になる

経費精算書の定型項目を毎回新たに作成する必要がなくなるため、時間を大幅に節約できます。特にエクセルテンプレートを使用する場合、経費金額の合計を自動計算できるため、手動で計算する手間を省けます。

経費精算書のテンプレートを活用するデメリット

経費精算書のテンプレートは便利な一方、経費精算システムに比べた場合はデメリットも存在します。

高機能・高性能なカスタマイズが難しい

経費精算書のテンプレートは便利ですが、業務の自動化が難しい部分もあります。テンプレートでは金額計算は自動化できるものの、データを自動で取得することはできません。そのため、データ入力は手動で行う必要があり、タイプミスが発生しやすくなります。

また、領収書のデータ化や交通費の自動計算機能がないため、大量のデータ処理や複雑な集計には時間がかかることがあります。企業特有のニーズに合わせるには、既存のテンプレートでは不十分になる可能性も否めません。

業務の根本的な効率化にはならない

フォーマットが統一されることで一定の業務は標準化されて楽になりますが、テンプレートを使用しても申請内容のチェック、申請ミスに対する差し戻し対応、仕訳や会計ソフトへの手入力作業などは残ります。経費精算を行う従業員も、経理担当者も、根本的な業務効率化にはつながらないことが多いです。

このように、経費精算書のテンプレートを活用することには一定のメリットがある一方で、デメリットも存在します。企業の実情に合わせて、テンプレートの活用とシステム導入のバランスを検討することが重要です。

経費精算を行う際のポイント

経費精算を正確かつ効率的に行うためには、いくつかの注意点があります。ここでは、経費精算を行う際のポイントについて解説します。

必須項目の記載漏れや領収書の添付漏れを防ぐ工夫をする

経費精算書には、所属部署や氏名、申請日、発生日付、支払先、金額といった必須の記入項目があります。これらの項目に記載漏れがあると、精算の承認が遅れたり、データの不整合が生じたりする可能性があります。そのため、経費精算書の記入時に、必須項目がすべて記載されているかを確認する習慣をつけましょう。

また、領収書の添付漏れにも気をつける必要があります。領収書は経費の正当性を証明する重要な書類です。経費精算時には、必ず関連する領収書を添付するよう従業員に周知し、提出漏れがないよう管理する体制を整備することが重要です。

不審な経費精算はないか、ダブルチェックできる体制を構築する

経費精算の中には、不適切な支出が紛れ込んでいる可能性もあります。経理部門では、経費の内容や金額、必要性などを慎重にチェックし、疑わしい点がないかを確認することが重要です。

上長による二次チェックや、部門間でのクロスチェックなど、複数の目で確認できる体制を構築することで、より確実な不正防止が期待できます。また、定期的に経費精算の監査を行い、透明性を確保することも重要です。複数の目で確認する体制を整えることで、経費精算の信頼性を高めることができます。

差し戻しを考慮した締め切りを設定する

経費精算には、申請内容の不備や疑義が生じた場合、差し戻しが発生することがあります。そのため、最終的な精算完了までには一定の余裕を持たせることが重要です。

締め切りを設定する際は、差し戻しや確認に要する時間を考慮に入れましょう。従業員への周知期間や、上長によるチェック期間、経理部門での確認期間を考慮し、適切な余裕を持たせることで、スムーズな経費精算を進めることができます。

経費精算は、企業の財務管理において重要な責務です。適切な記載、確実な承認プロセス、そして計画的な進行管理を心がけ、スムーズな経費精算を行いましょう。

経費精算は今やシステム化する時代！

経費精算書のテンプレートは便利な一方で、手動作業によるミスなどのデメリットもあります。これらの課題を解決し、業務の効率化と正確性を高めるために、経費精算システムを活用する企業が増えています。経理プラスを運営しているラクスでは、経費精算システムの「楽楽精算」を提供しています。ここでは、「楽楽精算」が経費精算におすすめである理由についてご説明します。

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2025年1月号：https://mic-r.co.jp/micit/2025/）より

経費精算に「楽楽精算」がおすすめできる理由

自社の環境に最適化しやすい

「楽楽精算」は経費精算業務を大幅に効率化できるクラウド型システムです。「楽楽精算」は、データの自動取得が可能です。交通費の精算では、交通系ICカード取込機能や乗換案内システムの内蔵により、申請が手入力なしでほぼ自動化できます。また、領収書をAI-OCR技術で読み取ってデータ入力を自動化することも可能です。承認者はシステム上からボタン一つで承認できるため、承認者の出張やリモートワークなどにより承認作業が滞ることがありません。さらに、申請書のフォーマットも自在に変更可能で、現在お使いのフォーマットをシステム上で再現しながら、レイアウトもその都度変更できます。

業務の根本的な効率化につながる

「楽楽精算」は、申請内容のチェックや申請ミスに対する差し戻し対応を自動化できます。会社の規程に合わせて、違反があった場合にはエラーを表示するよう設定することも可能です。交通費の入力も自動化されるため、改ざんされる心配もありません。さらに、自動仕訳機能を活用することで、勘定科目に紐づける仕訳業務を効率的に自動化します。精算業務が完了した後には、全銀フォーマットに対応した振込データ（FBデータ）を生成できるので、会計ソフトとの連携がスムーズです。

コスト削減につながる

「楽楽精算」を導入することで、社員の作業時間などの稼働コストと、金銭的なコストの両方を削減できます。

「楽楽精算」を導入すると、申請から承認、精算までの業務をシステム化できるため、営業、管理、経理といった各部門の社員の稼働コストを大幅に削減可能です。たとえば社員数100名の場合、年間の作業時間を1,233時間から271時間に80%削減可能との試算もあります。
※社員数100名の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）

また、経費精算業務から解放された時間を本来の業務に充てることができるため、生産性の向上や新たな収益機会の創出といったプラスの効果も期待できるでしょう。

さらに、金銭的なコスト削減効果もあります。もちろん、導入にはコストがかかりますが、削減された作業時間の時給相当額と比較すれば、明らかにコスト削減につながります。

＞＞「楽楽精算」の料金についてはこちらからご確認ください

専任の担当がサポートしてくれる

システム導入後も専任のサポート担当が支援してくれるため、技術的な問題や運用に関する疑問がある場合も安心です。導入時の負担を大幅に軽減し、スムーズにシステムを活用できます。

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2025年1月号：https://mic-r.co.jp/micit/2025/）より

まとめ

経費精算は、多くの企業にとって発生頻度の高い重要業務です。本記事では、初心者でも簡単に使える無料のエクセルテンプレートをご紹介しました。テンプレートには必要項目の入力欄が設けられており、自動で合計金額を算出してくれるなど、使いやすい機能が備わっています。また、正しい経費精算の方法やチェックポイントも解説しました。

一方で、経費精算書のテンプレートには自動化の限界があり、業務全体の効率化には限界があります。そのため、より高度な管理や効率化を目指す企業には、「楽楽精算」などの経費精算システムの活用がおすすめです。
経費精算は煩雑な業務ですが、テンプレートの活用やシステム化により、大幅な効率化が期待できます。ぜひ本記事の内容を参考に、経費精算の改善に取り組んでみてください。

経費精算書に関するQ&A

ここでは、経費精算書に関するよくある質問にお答えします。