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総勘定元帳の無料エクセルテンプレート｜項目や仕訳帳からの転記方法を解説

総勘定元帳は、企業の取引について勘定科目ごとに分けて管理する帳簿です。
この記事では、総勘定元帳の「標準式」の無料エクセルテンプレートがダウンロードできます。
総勘定元帳の書き方や記載例も紹介しますので、最後までぜひチェックしてください。

総勘定元帳（標準式）の無料エクセルテンプレート

総勘定元帳（標準式）エクセルファイルのテンプレートを用意しました。無料でダウンロードできます。
以下のフォームからダウンロードしてご活用ください。

総勘定元帳の基礎知識

総勘定元帳は、なぜ必要とされているのでしょうか。作成・管理する上で、まずは基礎知識を押さえましょう。

総勘定元帳とは？

総勘定元帳とは、企業や組織のすべての取引を記録する帳簿です。 仕訳帳から転記して作成されるものであり、勘定科目ごとに取引が記載されています。

総勘定元帳は法令により、損益計算書や貸借対照表と同じく、作成と保存が義務付けられています。そのため、経理担当は作成方法・保存の仕方を覚えておく必要があります。

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総勘定元帳を作成する目的

総勘定元帳を作成する目的は、取引の正確性を確認するためです。税務申告に用いる帳簿には、日々発生するすべての取引を記録する「主要簿」と主要簿を保管する「補助簿」が必要です。 総勘定元帳は仕訳帳と同じ主要簿であり、 勘定科目ごとの残高の増減を把握し決算書を作成するために用いられます。

総勘定元帳と仕訳帳の違い

仕訳帳は取引を発生順に記録する帳簿で、取引の詳細（日時、金額、勘定科目など）を時系列で記載します。 取引が発生した際、まず仕訳帳に仕訳を記載します。

その後、仕訳帳に記載された仕訳を総勘定元帳に転記します。 総勘定元帳は仕訳を勘定科目ごとに分け、整理する帳簿で、各勘定科目の残高や取引の履歴を把握し財務分析しやすくなるものです。ただし、勘定科目が複数にわたる複雑な取引は、総勘定元帳では詳細を把握しにくい特徴もあります。

総勘定元帳の種類

総勘定元帳には、「標準式」と「残高式」の2種類の形式があります。

どちらも、勘定科目ごとに取引がまとめられているのは変わりません。違いは、「残高式」にはその勘定科目の残高が表示されており、いつでも残高を確認することができる点です。そのため、実務では残高式が基本です。

例えば「普通預金」という勘定科目でまとめられた総勘定元帳には、残高の欄に前期から繰り越した普通預金残高が記載されています。普通預金の入出金が発生する取引があった場合は、この総勘定元帳にその取引が転記され、残高を増減させます。

総勘定元帳に必要な記載項目

では、総勘定元帳に必要な記載項目を確認していきましょう。

まず、総勘定元帳の上部には、どの勘定科目をまとめたものなのかが記載されます。これを勘定口座と呼び、「総勘定元帳（現金）」のような形で記載されます。

次に、表形式で以下の内容を記入します。

• 日付（借方）：取引が発生した日付を記入します。
• 借方：相手科目が借方の場合、その勘定科目を記入します。
• 仕丁（借方）：取引が記載されている仕訳帳のページ数を記入します。
• 金額（借方）：取引で発生した借方の金額を記入します。
• 日付（貸方）：取引が発生した日付を記入します。
• 貸方：相手科目が貸方の場合、その勘定科目を記入します。
• 仕丁（貸方）：取引が記載されている仕訳帳のページ数を記入します。
• 金額（貸方）：取引で発生した貸方の金額を記入します。

仕訳帳から総勘定元帳（標準式）へ転記する方法と注意点

総勘定元帳の記載項目がわかったところで、具体例を確認しましょう。
具体的な数字に基づき、仕訳帳から総勘定元帳へ転記する例を紹介します。今回は標準式の総勘定元帳の事例を紹介します。

仕訳帳から総勘定元帳（標準式）へ転記する方法

例）8月1日に自社の3,000円のレディースシャツが現金で売れた

まずは、勘定科目の「現金」と「売上」を使用し仕訳します。

＜仕訳帳＞

	日付	借方	金額	貸方	金額	摘要
	8月1日	現金	3,000円	売上	3,000円	レディースシャツ

次に、仕訳帳から総勘定元帳に転記します。総勘定元帳の「現金」と「売上」それぞれの勘定口座を開き、以下の通り転記します。

＜総勘定元帳（現金）＞

	日付	借方	仕丁	金額	日付	貸方	仕丁	金額
	8月1日	売上	1	3,000円

＜総勘定元帳（売上）＞

	日付	借方	仕丁	金額	日付	貸方	仕丁	金額
					8月1日	現金	1	3,000円

この時、仕訳帳に記載されている金額を借方、貸方を間違えて転記しないように注意しましょう。

なお、この場合に相手の勘定科目が複数ある場合は、「諸口」を使用してまとめます。

例）8月1日に自社の3,000円のレディースシャツが現金1,000円、売掛金2,000円で売れた

＜総勘定元帳（現金）＞

	日付	借方	仕丁	金額	日付	貸方	仕丁	金額
	8月1日	売上	1	1,000円

＜総勘定元帳（売掛金）＞

	日付	借方	仕丁	金額	日付	貸方	仕丁	金額
	8月1日	売上	1	2,000円

＜総勘定元帳（売上）＞

	日付	借方	仕丁	金額	日付	貸方	仕丁	金額
					8月1日	諸口	1	3,000円

総勘定元帳を作成する際の注意点

総勘定元帳を作成する際の注意点をご紹介します。

仕訳帳と関連付けるようページを記載する

総勘定元帳と仕訳帳を関連付けるために、「仕丁」に対応する仕訳帳のページを記載します。特に、相手の勘定科目が複数ある「諸口」の場合、取引内容の詳細が総勘定元帳だけでは確認できないため、仕訳帳を参照する必要があります。仕訳帳のページ数を間違えないよう注意が必要です。

勘定科目による「借方」「貸方」のプラスマイナスの違いに留意する

「借方」「貸方」により、増加・減少どちらを表しているのかを留意する必要があります。

例えば、総勘定元帳が資産・費用の場合には、借方金額への記入は「増加」、貸方金額への記入は「減少」を意味します。一方、総勘定元帳が負債・純資産・収益の場合には、借方金額への記入は「減少」、貸方金額への記入は「増加」を意味します。

法律で保管期間が定められている

総勘定元帳を含む会社の決算書類は、税法で提出期限から原則として7年間、会社法で原則として10年間、保存しなくてはなりません。

そのため、多くの企業では長い方の10年間を保存期間として設定し、管理しています。その前に破棄や紛失が起こらないよう注意しましょう。

適切に作成・管理しないと加算税の対象となるおそれがある

総勘定元帳を含む会社の決算書類は、法人税・所得税を算出するための重要な根拠資料です。適切に作成・管理を行っていないと、場合によっては加算税などの対象になる可能性があります。

総勘定元帳をエクセルで作成するメリットとデメリット

かつては紙で作成していた総勘定元帳も、今はエクセルや会計ソフトを使うことで手間を省けるようになりました。エクセルで作成する場合のメリット・デメリットを説明します。

総勘定元帳をエクセルで作成するメリット

会計システムに比べ、導入のハードルが低くコストがかかりにくい特徴があります。また、エクセルは自由度が高いことから業務に合わせてカスタマイズができる点がメリットと言えます。

総勘定元帳をエクセルで作成するデメリット

エクセルの自由度の高さは、ヒューマンエラーが発生しやすいというデメリットがあります。また、1つのエクセルファイルを複数人で利用するというのが難しいため、属人化しやすく、データの一元管理が難しいでしょう。

エクセルは導入コストが低いものの、手作業が多く、ミスなどをチェックするための手間もかかります。これらの人件費を考えると、会計業務を効率化できるシステムの利用もおすすめです。

会計システムは面倒な入力や仕訳の作業を簡単に自動化でき、業務効率を大幅に改善できます。また、最適化されたシステムの中で作業を行うため、ヒューマンエラーが発生しづらく、発生した際も容易にチェックできます。

まとめ

この記事では、総勘定元帳の役割から記帳方法まで説明しました。
総勘定元帳は経理業務に携わる方は必ず触れることになる帳票です。会計システムを利用すれば手間なく作成・管理できるため、この記事を参考に、まずは試してください。

総勘定元帳に関するQ&A

最後に、総勘定元帳に関するよくある質問をチェックしていきましょう。