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出金伝票の無料エクセルテンプレート｜記載項目とよくある質問を解説

出金伝票は、個々の取引のうち現金を直接支出する取引内容を記録する伝票の一種です。伝票を使用して記録する「伝票式会計」において重要なツールであり、領収書の有無に関わらず必須である上、しばしば領収書の代わりに発行することもあるので、経理業務に関わる人にとって身近な存在ではないでしょうか。また、「出金伝票」を作成することで経費として計上できるケースもあるので、会社経営においても大切な役割を担っているといえるでしょう。

この記事では、出金伝票について詳しく説明します。また、出金伝票の無料のエクセルテンプレートがダウンロードできます。

出金伝票の無料エクセルテンプレート

出金伝票のフォーマットをエクセル形式でご用意しました。無料でダウンロードできますので、ビジネスでご活用ください。

フォーマットは、科目ごとに入力した金額が集計できるようになっています。「交際費」や「慶弔費」など、科目を記入して活用ください。また承認印の欄が入っているので、用紙に印刷したのち、社内回覧にも使えます。

以下のフォームから無料でダウンロードができます。

出金伝票の基礎知識

出金伝票は、現金が減少する取引を行った際に用いる伝票です。まずは出金伝票の基礎知識を紹介します。

出金伝票とは？

出金伝票とは、企業が保有する現金が直接出ていく場合に起票する伝票のことです。起票する主な例は、電車やバスなどの交通費、文房具などの消耗品代などが挙げられます。会社の現金の出金取引を明確に記録して正当性を証明するために必要不可欠であることを覚えておきましょう。また、副次的な活用シーンとしては領収書の代わりに使用されることもあります。

出金伝票が重要な理由

出金伝票は社内の現金の流れを明確にし、不正な出金を防ぐのに役立ちます。どの項目にいくら支出されたのかを明確に把握できるため、監査の場面では、証拠として提出できます。
また、出金伝票を作成すれば、経理業務がその内容をスムーズに把握でき、会計処理できます。このように、帳簿を作成する際にも役立ちます。

他の伝票との違い

企業が会計処理で利用する伝票は主に、「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類です。違いを説明します。

出金伝票と入金伝票の違い

どちらも現金の増減が発生したときに使用します。
出金伝票は、現金が出ていったことを記録する一方、入金伝票は現金が入ってきたことを記録します。具体例として、顧客に商品やサービスを提供した際、対価として現金を受け取った場合には、入金伝票を作成し記録します。

出金伝票と振替伝票の違い

振替伝票は、現金以外の取引で用いる伝票です。
例えば銀行振込やクレジットカード決済、小切手・手形の受け渡しなどで商品を仕入・購入した際、現金の増減はありません。
このような取引の場合は振替伝票で処理します。振替伝票に、買掛金の増加・商品の増加という仕訳を記載し、仕訳帳に転記することで総勘定元帳へ反映させます。

振替伝票については、以下の記事でより具体的に説明しています。

経理プラス：振替伝票とは？書き方と注意点、作成方法別のメリット・デメリット

出金伝票の記載項目と書き方の例、注意点

出勤伝票の基礎知識がついたところで、次は記入する項目を具体例とともに見ていきましょう。後半では、記入するときに気を付けたい注意点についてもご紹介します。

出金伝票の記載項目

＜出金伝票の主な記載項目＞

• 支払先：現金を支払った相手先を記載します。
• 科目：支払いの内容に合わせた適切な勘定科目を記載します。
• 内容（摘要）：出金の目的や詳細を記述します。
• 金額：出金された金額を記載します。
• 証憑：取引を証明できる書類（レシートや領収書など）の有無を示します。ある場合は伝票に添付するのが一般的な運用です。

出金伝票の書き方の例

では、出金伝票の記入例を見てみましょう。例文として、9月1日にバスに乗って取引先に手土産を持って行ったケースで作成してみます。

	日付	支払先	科目	内容	金額	証憑	確認
	9/1	○○バス	交通費	取引先○○への移動代	1,000円	なし	✓
	9/1	○○百貨店	交際費	取引先○○への手土産代	1,000円	あり	✓

確認欄については、経理担当が内容を確認した後、チェックを入れるために使用します。

経理プラス：【税理士監修】出金伝票の書き方のポイントは６つ！経理処理方法も紹介

出金伝票の注意点

やむを得ないケースだけに使用し、多用しない

出金伝票は自社で切れるため、客観性を担保できません。私的な支払いが混ざっていると疑われやすいので、出金伝票の他に証拠となる書類を保管しておくと良いでしょう。
原則として、出金時は領収書やレシートの提出が前提です。高額な出費の際には必ず領収書をもらっておくようにしましょう。

法律で定められた保存期間を守る

出金伝票は法人税・所得税申告の証拠書類であるため、法律でその保存期間が定められています。
出金伝票の保管期間は、法律により異なり、法人税法で7年間、会社法で10年間と定められています。そのため、10年間保存する運用が一般的です。

改ざん防止対策を徹底する

出金伝票は、監査の際に証拠でして使用することが可能です。コンプライアンスの観点からも重要性が高いので、領収書やレシートなどが発行されない取引で主に利用するケースを含めて改ざんを防止するためにも、ルールに則って作成、管理しなければなりません。

消費税法に基づいた区分を行う

飲食店や食物販店では、軽減税率8％が適用される場面があります。出金伝票を利用するときは、8％・10％対象どちらが適用されている出金なのか記載し、それに基づいた経理処理を行う必要があります。

インボイスとしては発行できない

原則として、出金伝票はインボイスとして発行することはできません。インボイスに対応するためには、適格請求書発行事業者の登録番号など一定事項を記載するとともに、その現金を受け取った取引先の確認が必要です。出金伝票ではこれらの要素を満たせないためインボイスとしては発行できません。

まとめ

今回は、出金伝票について説明しました。

出金伝票は取引で現金が減少した際に用いることができる伝票で、領収書や請求書と同じく決算書の証憑となるもので、保管期間も定められています。

出金伝票に関するQ&A

最後に、出金伝票に関するよくある質問をご紹介します。