【例文付き】請求書の送付状とは？書き方や送り方のポイントを解説

請求書の送付状は、書類の内容や送付の目的を簡潔に伝えるビジネスマナーのひとつです。添付することで丁寧な印象を与え、書類の誤送付や確認漏れといったトラブルを防ぐ効果もあります。

本記事では、請求書の送付状が果たす役割や必要性について解説します。例文付きで書き方も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書の送付状とは？

送付状とは、文書を郵送する際に添える挨拶文のことです。「送り状」や「添え状」とも呼ばれます。請求書を 郵送する際も、添付するのが一般的です。

ここでは、送付状の役割や必要性・メリットを解説します。

送付状の役割

送付状は、同封する書類の送付目的や内容、相手方に求める対応などを簡潔に伝えるための文書です。「どのような書類を」「何の目的で送ったのか」を明記することで、受け取った側は書類の趣旨や必要な対応をすぐに把握できます。

送付状の添付は義務ではありませんが、ビジネスシーンにおいてはマナーのひとつとされており、送付状を添えることで相手に対して丁寧で信頼できる印象を与えられます。また、送付状は書類の取り違いや内容の誤解を防ぐうえでも有効です。特に初めて取引する場合や、複数の書類を同封する場合には積極的に活用するとよいでしょう。

送付状の必要性とメリット

送付状はビジネスマナーとしての役割にとどまらず、書類のやり取りにおけるトラブル防止にも役立つ有用な手段です。

たとえば、請求書の同封漏れや送付先の誤りが発生した場合でも、送付状が添えられていれば、受け取った側が内容の不一致に気づきやすく、ミスの早期発見につながります。

また、請求書の再発行が必要となった際には、その理由や状況を送付状に明記しておくことで、取引先が混乱したり、誤って二重に支払ったりする事態を未然に防げます。このように、送付状は情報の補足と確認を促す役割を果たし、円滑な取引と信頼関係の維持に貢献します。

請求書送付状の書き方

請求書に添える送付状に特別な書式はありませんが、ビジネスの現場では一定の書き方が慣例として定着しています。

送付状の例文は、以下のとおりです。作成の際は、参考にしてください。

ここでは、請求書送付時に添える送付状について、実際に使える例文を交えながら、基本的な書き方のポイントを解説します。

送付年月日

まず、送付年月日を書類の右上に記載します。送付状を作成した日、もしくは実際に書類を発送する日付のいずれでも問題なく、請求書に記載されている日付と必ずしも一致させる必要はありません。

ただし、和暦・西暦の表記については書類全体で統一するのが望ましく、請求書と送付状で異なる表記にならないよう注意しましょう。

宛先

宛先を左上部に記載します。請求書が担当者に届くように、部署名や担当者名も記載するようにしてください。

担当者名がわからない場合は、社名と部署名のあとに「ご担当者様」と記載するか、社名や部署名の末尾に「御中」を付けるのが一般的です。

ただし、「部署名＋御中」と「ご担当者様」を併記するなど、「御中」と「様」を同時に使うのは敬称の重複となり、ビジネスマナー上好ましくありません。どちらか一方に統一するようにしましょう。

差出人情報

差出人の情報は、送付年月日の下に記載します。送付先の社名よりも下に記載するのが一般的です。

また、取引先から請求書に関する質問や問い合わせがくる可能性を考慮し、会社名や部署名、担当者名に加え、電話番号・FAX番号・メールアドレスなど、複数の連絡先を記載しておくとよいでしょう。

タイトル

送付状であることがひと目で伝わるよう、文書のタイトルを記載します。タイトルは用紙の中央に配置するのが一般的で、簡潔かつ内容が明確に伝わる表現を心がけましょう。

たとえば、「請求書送付のご案内」や「請求書のご送付」などがよく使われる表現です。タイトルによって送付物の目的がすぐに把握できるため、受け取る側にも配慮した文書作成につながります。

タイトルは本文の前の目立つ場所に配置することで、文書全体の印象を引き締める役割も果たします。

前文

送付状の内容は、「前文」「本文」「末文」の3部構成で成り立っています。前文の前に「拝啓」などの頭語、末文のあとに「敬具」などの結語を入れ、簡潔にまとめるのが一般的です。

前文は挨拶にあたる部分で、日頃のご厚情に対する感謝の気持ちなどを簡潔に述べます。

なお、ビジネス文書で使われる時候の挨拶は、一般的に送付状では用いません。

送付状に記載する前文の例は、次のとおりです。

• 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
• 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
• 平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
• 平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
• 日頃はひとかたならぬお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

本文

本文は、請求書の内容について言及する部分です。送付の目的や内容を簡潔かつ具体的に伝えます。

受け取った相手が、「何を」「何のために」送られたのかをすぐに理解できるように書くことが大切です。

本文の一例は、次のとおりです。

さて、〇月分の納品に関する請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 ご確認のうえ、所定の期日までにお手続きを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

末文

末文は、結びの挨拶にあたる部分です。今後の対応を促す文言や、相手への配慮・お願いを記載します。

ビジネスマナーとして丁寧な印象を与えるため、定型的な表現がよく使われます。今後の取引をスムーズに行えるような文章を入れるとよいでしょう。

末文の例は、次のとおりです。

• ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
• 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
• まずは略式ながら、書面にてご案内申し上げます。
• ご多忙の中とは存じますが、ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。
• ご不明点などございましたら、何なりとご連絡くださいませ。

送付内容

送付状の末文で文章を締めくくったあとは、「記書き」と呼ばれる形式で、同封する書類の具体的な内容を明記します。これは、受け取る側が送付物の内容や枚数をひと目で確認できるようにするための配慮です。

「記」と書いた下に送付する書類の名称や枚数を箇条書きで書き出し、最後に「以上」で締めるのが一般的な形式です。

請求書と送付状の送り方

紙による請求書を送付する方法は、主に郵送やFAX、メールなどがあげられます。それぞれ、送付状の送り方にはポイントがあるため、注意が必要です。

方法ごとに、送付状の送り方をみていきましょう。

郵送の場合

請求書や送付状は、一般的にA4サイズで作成します。郵送する際は、書類のサイズに合った封筒を選びましょう。

A4用紙を三つ折りにして入れる場合は「長形3号」、折らずにそのまま入れる場合は「角形2号」の封筒がおすすめです。

書類は、送付状を一番上に重ねて揃えます。三つ折りにする際は、文面が内側になるように折りましょう。

宛名には、会社名・部署名・担当者名を正式名称で記載し、敬称（「御中」または「様」）も忘れずに添えます。また、封筒の表面には「請求書在中」と明記しておくと郵便物の内容が明確になり、相手側の注意を促せます。

なお、請求書は「信書」に該当するため、宅配便では送れません。送付の証拠を残したい場合は、配達記録郵便や簡易書留などの方法を利用すると安心です。

FAXの場合

FAXで請求書や送付状を送信する際は、送信先のFAX番号をよく確認し、誤送信を防ぐことが重要です。番号の入力ミスにより機密情報が第三者に漏れるリスクもあるため、慎重に確認しましょう。

また、FAXは印字が劣化しやすく、文字が小さいと潰れて読みにくくなることがあります。読みやすさを確保するために、大きめのフォントや明瞭なレイアウトを心がけるとよいでしょう。

送信の順序としては、送付状を先に、そのあとに請求書を送ります。送信枚数が多い場合は、送信先のFAX機の用紙切れやインク切れに配慮し、事前に送信予定の枚数を連絡しておくことをおすすめします。

メールの場合

メールで請求書を送る場合、メール本文が送付状の役割を果たすため、送付状を別ファイルとして添付する必要はありません。

ほかのメールに埋もれないよう、件名には「【2025年〇月分】請求書送付のお知らせ」や「2025年〇月分の請求書送付について」など、請求書の内容がひと目で分かるような表現を用いるとよいでしょう。

本文では、請求書を添付した旨を簡潔に伝えます。

例文は、次のとおりです。

お世話になっております。 2025年〇月分の請求書を添付しました。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。 何卒よろしくお願い申し上げます。 添付ファイル：請求書_株式会社〇〇_2025年〇月分.pdf

メールを送信する際は、誤送信による情報漏洩を防ぐためにも、送信前に宛先のメールアドレスを必ずご確認ください。

手書きのメッセージを添えるのが適したケース

請求書に送付状を添えることは、ビジネスマナーの一環とされており、通常は業務に関する内容のみを記載します。

ただし、継続的な取引があり、先方の担当者との関係性がある程度築かれている場合には、形式ばった文面に加えて、手書きで一言添えるのも良い方法です。

たとえば、「先日は弊社の合同会議にご出席いただき、誠にありがとうございました」といった感謝の言葉を加えることで、相手に丁寧な印象を与えると同時に、信頼関係の構築や維持にもつながります。小さな配慮が、今後の円滑な取引に役立つこともあるでしょう。

まとめ

請求書に送付状を添えることは、書類の内容や送付の目的を簡潔に伝えるビジネスマナーのひとつです。送付状の添付は必須ではないものの、添えることで丁寧な印象を与え、送付漏れや書類の取り違いといったトラブルの防止にもつながります。

送付状には特別な書式はありませんが、送付年月日、宛名、差出人、本文など、記載すべき定型的な項目があります。

また、関係性の深い取引先であれば、手書きの一言を添えることで、信頼関係の構築や円滑なコミュニケーションにもつながるでしょう。