請求書の鏡（かがみ）・送付状無料エクセルテンプレート｜文例も解説

請求書の鏡（かがみ）とは、取引先などに請求書を送る際に使用する表紙を指します。主な記載項目は、送信者情報・タイトル・本文・送付書類の概要などです。

本記事では、請求書に鏡が必要な理由や、請求書の鏡を手軽に作成するための無料エクセルテンプレートを紹介します。

請求書の鏡（かがみ）無料エクセルテンプレート

取引先に請求書を発送する際は、ビジネスマナーとして鏡（かがみ）をつけることが一般的です。そこで、初めての方でも簡単に作成できるエクセル形式の無料テンプレートをご用意しました。このテンプレートを使うことで、請求書を発送する際にかかる事務処理の負担を軽減できます。

商品やサービスを提供し、取引先に請求書を郵送する機会がある場合はぜひ活用してください。

請求書の鏡（かがみ）とは

請求書の鏡（かがみ）とは、取引先などに請求書を送る際に使用する表紙（送付状）を指します。請求書と同じサイズで、送付物の内容などを記載することが一般的です。

ここからは、請求書に鏡・送付状が必要な理由や、請求書の鏡と類似する書類について解説します。

請求書に鏡・送付状が必要な理由

請求書を送る際に鏡や送付状が必要な理由として、「送付する請求書が間違いなく届いているか」「関連する書類で足りないものがないか」などを相手に確認してもらうことが挙げられます。一般的に、書類の概要などが記載されているため、相手は請求書の鏡を読むことで送付物の内容を把握できます。

また、同封することがビジネスマナーとされている点も、請求書に鏡が必要な理由です。鏡をつけずに請求書だけを送ると、相手に失礼な印象を与えかねません。

請求書の鏡と類似する書類

「鑑」も、鏡（かがみ）や送付状と類似する書類です。「鑑」は、「鏡」と同様に「かがみ」と呼びます。

また、頭紙や添え書きも、請求書を送付する際につける表紙を指す言葉です。ただし、頭紙は荷物に貼る宛名、添え書きは書画などの由来を書き添えたり、手紙の終わりに付け加えたりする文章を指すこともあるため、注意しましょう。

請求書の鏡に記載する項目

請求書の鏡には、以下6つの項目を記載することが一般的です。

1. 日付・宛先・送信者情報
2. タイトル
3. 本文
4. 送付書類の概要
5. 前文・末文
6. 備考

各項目の書き方について、解説します。

1. 日付・宛先・送信者情報

請求書の鏡の上部には、「日付」「宛先」「送信者情報」を記載します。

日付は、書類を発送する日にちを記載しましょう。請求書の発行日（作成日）と揃っていなくても問題ありません。ただし、表記方法（西暦か和暦か）は、請求書の記載と統一してください。

宛先には、送付先の会社名を記載します。わかっている場合は、担当部署や担当者名も入れることが一般的です。失礼な印象を与えないために、名刺などを確認して、省略せず正しい表記で記載しましょう 

送信者情報には、自社の社名だけでなく、担当部署・担当者・連絡先も記載します。細かな情報を入れておくことで、相手は問い合わせをしやすくなるでしょう。

2. タイトル

請求書の鏡であることを相手がすぐ認識できるように、「タイトル」も明記しておきましょう。

タイトルは、簡潔かつ相手に伝わりやすい内容を記載することがポイントです。「〇〇請求書送付のご案内」「〇〇に関する請求書について」や、シンプルに「書類送付のご案内」などと記載します。 

なお、「請求書の鏡」であることには間違いありませんが、「鏡」という表現は一般的でなく相手が戸惑う可能性があるため、タイトルには使用しないのが無難です。

3. 本文

請求書の鏡の「本文（主文）」には、主に請求書を同封したことを記載します。本文に記載する主な内容は、以下のとおりです。

• 商品の納品やサービスの提供が完了したこと
• 請求書や関連書類を同封していること

本文で代金や支払方法、支払期日について伝えることもあります。請求書で詳しく確認できるため、内訳まで鏡に記載する必要はありません。

なお、代金や支払期日などを鏡に記載する場合は、相手を混乱させないよう、必ず請求書の内容と一致しているか確認することが大切です。

4. 送付書類の概要

「本文（主文）」の下に「送付書類の概要」を記載します。 

概要は、相手がスムーズに内容を確認するために必要です。そこで、「請求書◯月分 1通」のように送付する書類の種類や通数・部数を記載しましょう。

本文に「下記の書類をお送りいたします」などの文言がある場合は、「記」の後に送付する書類の概要を記載し、「以上」で締めることがポイントです。

5. 前文・末文

より丁寧な文章にするために、請求書の鏡には「前文」や「末文」もつけることがビジネスマナーとされています。

前文とは、本文（主文）に入る前の書き出しや挨拶文のことです。「拝啓」のような頭語の後に、相手の健康を気遣う文章や相手の発展や繁栄を祝う言葉などを続けます。

末文とは、文章を締める部分のことです。今後も付き合いを続けたい旨や相手の健康を祈る言葉などを盛り込みます。

また、前文に頭語を入れている場合は、末文に対応する結語を入れて締めることも重要です。たとえば、前文の「拝啓（はいけい）」に対しては、末文で「敬具（けいぐ）」を使います。

6. 備考

補足したい事項があれば、備考欄を設けて記載しましょう。

たとえば、スムーズにやり取りするために不明点については担当者に直接確認してほしい場合は、「ご不明な点がございましたら、営業担当◯◯までお問い合わせください。」などと備考欄に記載します。

また、相手の振り込みが遅れないか不安な場合は、「誠に勝手ながら、YYYY年MM月DD日までにお振込みいただけますと幸いでございます。」と入れて念押しするとよいでしょう。

請求書の鏡を作成する際の注意点

請求書に使用する鏡のテンプレートを社内で共有する場合は、必ず原本をコピーして使うことを徹底しましょう。同じテンプレートを何度も使用していると、前回作成時の宛先や送付情報を誤ってそのまま使用してしまうおそれがあります。

別の会社に宛てた鏡を誤って使用すると、送付先に「情報の扱いがずさんなのでは？」といった不信感を与えかねません。また、記載した会社に関する情報漏洩にあたるため、トラブルにつながるリスクもあります。

なお、請求書の鏡は一般的にA4用紙1枚におさめ、縦方向のレイアウトで横書きで記載することが通例です。

請求書の鏡に記載する本文・前文・末文の文例

ここから、法人の顧客に送る場合と個人の顧客に送る場合に分けて、請求書の鏡に記載する本文や前文・末文の文例や書き方のポイントを紹介します。

法人の顧客に送る場合

法人の顧客に請求書を送る際、鏡に取引先の発展や繁栄を祝う言葉を入れることがあります。法人の顧客に送る場合の本文・前文・末文の文例は以下のとおりです。

個人の顧客に送る場合

個人の顧客に送る場合は、誤って「貴社」などの表現を使わないよう配慮が必要です。個人の顧客に送る際の鏡の文例を以下にまとめました。

なお、「初夏の候」は一般的に6月上旬に使用する季語です。送付する時期に応じて、「立秋の候」や「初冬の候」など適切な季語を使用してください。

請求書および鏡の送付方法

請求書は、以下の方法で送付します。

• 郵送
• FAX送信
• 電子データ送信

郵便やFAXで請求書を送る際は、一番上（最初）に鏡をつけましょう。請求書以外にも送る書類がある場合は、相手が確認しやすいように鏡に記載した順番で並べます。また、FAXを使う場合は、いきなり送信せずに事前に担当者に連絡しておきましょう。 

電子メールやビジネスチャットなどに添付して電子データで請求書を送る場合は、鏡の代わりに本文で書類の概要を伝えることが一般的です。メールには、以下のように記載して添付内容を伝えるとよいでしょう。

【添付書類】
・〇〇請求書M月分　1通

また、件名にも「【請求書】〇〇請求書M月分」などと記載しておくと、相手がすぐに確認できます。

発送した請求書に誤りがある場合の対応の流れ

すでに発送した請求書に誤りが合った場合、再度送り直す請求書にも鏡が必要です。再度請求書を送るまでの流れは、以下のとおりです。

1. 間違いについて相手に謝罪する
2. 謝罪文を盛り込んだ鏡を請求書と一緒に送る

それぞれ解説します。

1. 間違いについて相手に謝罪する

請求書の内容に誤りがあることに気づいたら、再作成した請求書を送る前にすぐ相手に謝罪の連絡を入れましょう。今後も良好な関係を続けるために、丁寧にお詫びすることが大切です。

相手に謝罪の意を伝え、誤った請求書の返送もしくはシュレッダーによる廃棄も依頼します。また、速やかに正当な請求書を送付することも伝えましょう。

2. 謝罪文を盛り込んだ鏡を請求書と一緒に送る

正しい請求書を発行したら、新たに作成した鏡と一緒に送付します。再度誤りがあると相手にさらなる迷惑をかけるうえに信頼も失いかねないため、請求書や鏡の内容にミスがないかを上司に確認してもらうとよいでしょう。

また、口頭や電話で謝罪を済ませていた場合でも、鏡の本文には再度謝罪の文章を盛り込みます。再作成した請求書を送る際の鏡に記載する、本文の文例は以下のとおりです。

なお、こちらのミスで相手に迷惑をかけているため、郵送する際は「速達」で対応することが重要です。

まとめ

請求書の鏡とは、鑑・送付状・頭紙・添え書きと同様に、請求書を送る際に使用する表紙を指します。本記事で紹介した無料エクセルテンプレートを活用すれば、請求書の鏡を作成する際にかかる事務負担を軽減できるでしょう。

請求書の鏡は、送付書類の概要を伝えて相手に不足しているものがないか確認してもらうために必要です。送付書類の概要以外にも、日付・宛先・送信者情報・タイトル・本文・送付書類・前文・末文などを記載します。

また、郵便やFAXで請求書を送る際は、鏡をつけることがビジネスマナーとされることが一般的です。相手に失礼な印象を与えないためにも、請求書を送る際は必ず鏡を同封しましょう。