請求書の封筒宛名の無料エクセルテンプレート｜書き方や送る際の注意点を解説

請求書の封筒テンプレートを活用することで、請求書を郵送する際の時間と手間を削減できます。宛名の文字が読みやすくなり、見た目も整うことで、送付先に好印象を与えられるでしょう。

本記事では、請求書の封筒テンプレートを活用するメリットや、封筒の正しい書き方・選び方について解説します。封筒の宛名を簡単に印刷できる無料のエクセルテンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

請求書の封筒宛名の無料エクセルテンプレート

請求書を郵送で送付する際、封筒の宛名を手書きで記入している方も多いのではないでしょうか。

しかし、件数が多くなると、毎回手書きするのは時間と手間がかかる上、文字の見た目や読みやすさにばらつきが出てしまうこともあります。

封筒宛名のテンプレートを活用すれば、誰が見ても整った印象の宛名を簡単に作成でき、相手先にもビジネス文書としての信頼感を与えることができるでしょう。

ここでは、請求書送付用の長形3号（120mm × 235mm）の封筒宛名を簡単に作成できる無料エクセルテンプレートをご用意しました。ぜひご活用ください。

＜縦書き＞

＜横書き＞

請求書の封筒に宛名テンプレートを活用するメリット

エクセルのテンプレートを使って封筒に宛名を印刷することは、宛名作成の手間を省き、見た目も美しくなるというメリットがあります。

請求書の宛名にテンプレートを活用するメリットについて、詳しくみていきましょう。

宛名作成の手間を削減できる

封筒の宛名テンプレートを活用することで、宛名作成の手間を削減でき、業務を効率化できます。取引先が多く、定期的に請求業務を行っている企業・個人事業主にとっては、宛名を1件ずつ手書きする作業は大きな負担といえるでしょう。

定期的な取引で毎月発生する請求業務では、差出人の情報が変わることはほとんどありません。そのため、一度テンプレートを作成しておけば、毎回手書きで差出人を記入する手間が省け、作業効率の向上につながります。

宛名の一部を必要に応じて変更するだけで済むため、毎月の請求作業にかかる時間やミスを大幅に削減できます。

見た目が美しく印象が良くなる

見た目が整い、全体の印象が良くなることも封筒の宛名テンプレートを活用するメリットです。パソコンで作成すれば、文字の大きさやフォントの種類を自由に選べるため、好みに合わせて美しく仕上げることができます。

手書きの場合、どうしても文列が曲がったり、文字に癖が出たりすることがありますが、テンプレートを使えばそのような心配もありません。特に、自分の手書き文字に自信がない方や、丁寧に書いても読みづらくなってしまう方にとって、宛名テンプレートは大きな助けになるでしょう。

印刷された宛名は視認性が高く、受け取る側にも丁寧な印象を与えるため、ビジネス文書としての信頼感も高まります。

請求書の封筒の書き方

請求書を送付する際は、ビジネスマナーに沿った封用の書き方が求められます。ここでは、封筒の記載方法について、書き方の例を交えながら確認していきましょう。

送付先の郵便番号と住所

封筒の表面には、送付先の郵便番号と住所を記入します。

住所にビル名や建物名が書かれていなくても、会社名があれば配送されるケースもあります。しかし、ビジネスマナーの観点からは、ビル名・建物名を省略するのは好ましくありません。情報は省かず、すべて記入するようにしましょう。

【縦書きの場合】

封筒に郵便番号の記入欄がある場合は、その枠内に郵便番号を記入します。枠がない場合は、封筒の右上部に、上端から2文字分程度下げた位置に郵便番号を記入しましょう。

住所は、郵便番号のすぐ下、1文字分下げた位置から右端をそろえて書き始めてください。

住所中の番地などには、一般的に漢数字が用いられます。

【横書きの場合】

郵便番号欄がある封筒ではその枠内に、ない場合には封筒左上から文字2つ分ほど空けて左端に記入します。

住所は郵便番号の下部左端に、1行分下げて書き出します。数字（番地など）は一般的に算用数字が使われます。

宛名

宛名の書き方には基本的なルールがあります。縦書きの場合は住所よりも一文字分下げた位置から、横書きの場合は住所の下に宛名を書き始めるのが一般的です。さらに、横書きでは住所よりも一文字分右にずらして配置すると、見た目が整います。

宛名の構成は「会社名 → 部署名 → 役職名 → 担当者名」の順が基本です。部署名と役職名、担当者名は1行にまとめても構いません。

ただし、文字数が多く1行に収まらない場合は適宜改行することで、全体のバランスが良くなり、見た目もきれいに仕上がります。

会社・部署宛の場合

会社名は「（株）」や「（有）」といった略称を使わず、「株式会社」「有限会社」など正式な名称で記載するのがマナーです。正式名称を使うことで、相手先に対して丁寧な印象を与えることができます。

また、宛名に個人名を記載しない場合（会社全体や部署宛ての場合）は、敬称として「御中」を使用します。

担当者宛の場合

担当者個人に宛てる場合は、敬称として「様」を使用するのが一般的です。たとえば、「株式会社〇〇 営業部 田中太郎様」のように記載します。このとき、会社名や部署名のあとに個人名が続いている場合、「御中」は使いません。

「御中」は組織全体（会社・部署・係など）に向けて送付する際に使う敬称であり、個人に向けた文書とは使い分ける必要があります。宛名に個人名がある場合は、その方に対する敬称「様」だけを付けるのが正しいマナーです。

また、役職がある場合は「営業部 部長 田中太郎様」のように、役職名も併記することで、より丁寧な印象を与えることができます。

「請求書在中」の文字

封筒の表面には、「請求書在中」と記載しておくと、郵送物の内容がひと目で分かりやすくなります。縦書きの封筒では左下に、横書きの場合は右下に記載するのが一般的なマナーです。

記載により受取先での仕分け作業がスムーズになり、担当者の手元に迅速に届きやすくなります。

文字色に明確なルールはありませんが、宛名と異なる色にすることで視認性が高まります。黒や青などの落ち着いた色が適していますが、赤色は「赤字」を連想させるため、使用は避けたほうがよいでしょう。

差出人の情報

裏面には差出人の住所と氏名を記載します。

【縦書きの場合】

縦書き封筒の裏面には、中央に継ぎ目のあるものとないものがあり、それぞれ宛名の書き方が異なります。

継ぎ目のあるタイプでは、継ぎ目を境に右側に住所・郵便番号、左側に会社名や担当者名などを記入します。

郵便番号は住所の上に横向きで記入し、住所は都道府県から建物名・部屋番号まで略さず書きましょう。数字は漢数字を使うのが通例です。会社名や部署名、担当者の氏名は、左側の列に縦方向で配置します。

継ぎ目のない封筒を使用する場合は、左側に情報をまとめて縦書きしてください。

いずれの場合も共通して、左端に発送した日付を記載しておきましょう。

【横書きの場合】

裏面に宛名を横書きで記入する際は、封筒の中央から少し下がった位置から書き始めるのが一般的です。郵便番号欄がないときは、住所の冒頭に記入します。

記載順は、都道府県から始まる住所、会社名・部署名・担当者名の順に記入してください。

また、郵便番号の上に発送した日付を入れておきましょう。

請求書を入れる封筒の選び方

請求書を封入する封筒は、適切なサイズや色を選ぶことが大切です。ここでは、請求書送付用の封筒を選ぶ際に押さえておきたいサイズや色のポイントについて、詳しく解説します。

封筒のサイズ

一般的に用いられる封筒には、長形3号（120mm x 235mm）と角型2号（240mm×332mm）の2種類があります。

長型3号は縦長の封筒で、A4の用紙を3つ折りにして入れるサイズです。コンパクトに送付したい場合によく用いられ、郵送コストも抑えられます。

角型2号は、A4の用紙を折らずに入れられるサイズです。ファイルに入れてから封筒に入れると請求書が折れたり曲がったりするのを防ぐことができ、相手にも丁寧な印象を与えられます。

封筒の色

封筒の色に明確なルールはありませんが、白や淡いブルーなど、文字が見やすく清潔感のある色の封筒を用いるのが一般的です。これらは宛名や「請求書在中」の記載が判読しやすく、ビジネスシーンに適しています。

茶封筒も使用可能ですが、ややカジュアルな印象を与えることがあります。濃い色や派手な色の封筒は文字が読みにくく、ビジネスマナーにもそぐわないため避けましょう。

請求書を送るときのポイント

請求書を送る際は、折り方や封筒への入れ方、送付状の同封、発送方法などに注意が必要です。請求書を送るときのポイントを解説します。

折り方と入れ方に注意する

A4サイズの請求書を長形3号の封筒に入れる場合は、一般的に3つ折りにします。折り方は、下側を先に折り、次に上側をかぶせるように折るのが基本です。こうすることで、相手が書類を開いたときに請求書のタイトルが最初に目に入るようになります。

封筒に入れる際は、封筒を裏向きにし、請求書の上端が右手前に来るように入れましょう。相手が右手で取り出したとき、請求書が自然と正しい向きになります。

送付状を同封する

請求書を送る際は、送付状を同封するのがビジネスマナーです。送付状には、「誰から誰へ」「何の目的で」「どのような書類を送るのか」を簡潔に記載します。

送付状があることで、相手に対して丁寧で誠実な印象を与えるとともに、書類の内容や目的を誤解なく伝えることができます。ビジネスの基本的な気配りとして、忘れずに添えるようにしましょう。

信書として扱われるため発送方法に気をつける

請求書は「信書」に該当するため、発送方法に注意が必要です。

信書とは、郵便法および信書便法（民間事業者による信書の送達に関する法律）で「特定の受取人に対して差出人の意思を示す、または事実を通知する文書」と定義されており、請求書もこれに含まれます。ほかにも手紙、契約書、領収書などが該当します。

信書は、郵便や信書便など、法令で認められた方法で送らなければならず、宅配便・メール便・ゆうパック・ゆうメールなどでは送付できません。日本郵便の「定形郵便」「簡易書留」「レターパック」などを利用するのが一般的です。

参考：
e-GOV法令検索「郵便法」
e-GOV法令検索「民間事業者による信書の送達に関する法律」

まとめ

請求書を郵送する際は、封筒の宛名もビジネスマナーに沿って正しく記載する必要があります。縦書きと横書きでは宛名の形式が異なるため、事前に確認しておきましょう。

封筒のテンプレートを使えば、宛名作成の手間を減らせるだけでなく、見た目も整い相手に良い印象を与えられます。

テンプレートを利用する際は、ぜひ無料のエクセルテンプレートをご活用ください。