領収書貼り付け台紙の無料エクセルテンプレート｜手順や保管義務について解説

領収書の貼り付け台紙は、領収書を効率的に管理するために役立つ書類です。貼り付け台紙を活用すればファイリングがしやすくなり、ページの追加や差し替えも簡単にできます。

本記事では、領収書の貼り付け台紙を使用するメリットや、簡単に作成できる無料エクセルテンプレートをご紹介します。貼り付け台紙の使い方も解説しますので、参考にしてください。

領収書貼り付け台紙の無料エクセルテンプレート

領収書の貼り付け台紙は、領収書を分かりやすく整理するための台紙です。専用の台紙に貼付してファイリングすることで、領収書を適切に管理できます。

ここでは、領収書の貼り付け台紙を簡単に作成できるエクセル形式の無料テンプレートをご用意しました。整理しやすい項目付きで、効率的に領収書の保存・管理ができます。ぜひご活用ください。

領収書の貼り付け台紙とは？

領収書とは、金銭やその他の支払いを受けたことを証明する書類であり、取引の事実を証明する証憑に該当します。証憑書類は法律で保存義務が定められており、一定期間の保存・管理が必要です。

領収書を分類せずに封筒などにそのままで保管する場合、あとから必要な領収書を探すのに手間がかかり、管理しにくいという問題が生じます。貼り付け台紙に貼付して管理すれば、効率的な管理ができるため、多くの会社で利用されています。

ここでは、領収書の貼り付け台紙が使用されるシーンや、使用するメリットを解説します。

貼り付け台紙を使用するシーン

領収書の保管方法には、紙で保存する方法とデータで保存する方法があります。

紙で保存する場合、領収書はサイズや用紙の種類が統一されていないため、一定の大きさの用紙に貼り付ける方法が一般的です。

その際に使用するのが、貼り付け台紙です。一定期間ごとに台紙に領収書を貼り付け、ファイルにまとめます。

貼り付け台紙を使用するメリット

貼り付け台紙を用いることで、領収書を効率的に管理・保管できる点がメリットです。月ごとや用途別に分けるなど一定のルールで整理することにより、必要なときにすぐに領収書の内容を確認しやすくなります。

領収書を貼る際はノートに貼り付ける方法もありますが、貼り付け台紙を使えばファイル形式でページの追加や差し替えが簡単にできるため、あとからの修正や分類変更にも柔軟に対応できます。

領収書の保存が重要な理由

領収書の保存が重視される理由としては、主に次の2点があげられます。

• 5〜10年の保存義務があるため
• 二重請求や内部不正を防止するため

それぞれの理由について、詳しく解説します。

5〜10年の保存義務があるため

領収書の保存が重要なのは、法律で保存義務が定められているためです。

法人の場合、原則として「その事業年度終了の日の翌日から2月（確定申告書の提出期限の延長の特例の規定の適用を受けている場合には2月にその延長に係る月数を加えた月数）を経過した日から7年間」の保存義務があります。

ただし、青色申告書を提出した事業年度で繰越欠損金が生じた事業年度、または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度は、10年の保存が必要です。

一方で、個人事業主の場合、保存義務は青色申告と白色申告で異なります。青色申告では原則として翌年3月15日の翌日から起算して7年、白色申告では5年です。

領収書が適切に保存されていないと、税務調査が入った場合に追徴課税や罰則を受けることがあります。また、必要な領収書のうちの多くが保存されていない場合、青色申告が取り消される可能性もあるため、注意が必要です。

参考：
e-Gov法令検索「法人税法」
国税庁「帳簿書類等の保存期間」
国税庁「青色申告制度」

二重請求や内部不正を防止するため

領収書の保存は、二重請求を防止する役割があります。

領収書は金銭のやり取りを証明する書類であり、紛失してしまうと支払いの事実を客観的に証明することが困難です。そのため、紛失などの理由で領収書がない場合には、すでに支払った代金について二重請求されるおそれがあります。領収書を保管しておけば、金銭の授受を証明できるため、過払いを防止できるでしょう。

また、領収書の保存は内部不正を防止するためにも重要です。従業員が立て替えた経費を精算する手続きにおいて、領収書を保管していないと、あとから経費の水増しや私的流用が発覚した場合にその事実を裏付けできなくなります。

領収書を保管しておけば、そのような内部不正を防げるでしょう。

領収書の貼り付け台紙の使い方

貼り付け台紙に領収書を貼り付けていく作業には、手順があります。ここでは、領収書を貼付する手順について解説します。

領収書を日付順に並べる

まずは、領収書を日付順に並べることから始めましょう。時系列に整理しておくことで、必要な領収書をすぐに見つけやすくなります。

また、日付順に並んでいれば、月ごとや週ごとの経費の流れも把握しやすくなり、確認や集計もスムーズです。特に、領収書の数が多い場合や長期間にわたる管理が必要な場合には、日付順での整理が大いに役立ちます。

台紙に領収書番号や日付を記載する

領収書を貼り付ける台紙を用意し、まずは領収書番号と日付（対象期間）を記載しておきましょう。あらかじめ番号や日付を明記しておくことで、ファイリング後でも一目で確認しやすくなります。

次に、日付順に並べた領収書を台紙に貼り付けていきます。貼り付け台紙にはA4サイズを使用するのが一般的ですが、特に決まりがあるわけではありません。A4サイズであれば、通常の領収書は無理なく収まるため、扱いやすく保管にも適しています。

領収書の上部をのり付けして貼る

領収書を台紙に貼り付ける際は、上辺のみをのり付けするのが一般的です。四辺すべてをのり付けすると手間がかかるうえ、保管や確認の際に不便になることもあります。

一方、上部だけを留めておけば、領収書を台紙にしっかり固定しつつ、必要に応じて領収書の内容をめくって店舗名や購入明細、日付・金額などを確認できるため、実用的です。

台紙を日付順にしてファイリングする

月が変わったタイミングで、前月分の領収書を貼った台紙をファイリングしましょう。

穴を開けてファイルに綴じる、クリアファイルに入れる、ファイルボックスに収納するなど、保存方法は自由です。自社で管理しやすい方法でファイリングしてください。

ファイリングするときは、決算に備えて月別に整理しておくと便利です。

領収書を貼り付け台紙に整理する際のポイント

領収書を貼り付け台紙で整理する際は、作業を効率化するために押さえておきたいポイントがいくつかあります。

ここでは、2つのポイントをみていきましょう。

帳簿を付けてから整理する

領収書は、帳簿への記帳を済ませてから保管することをおすすめします。先に整理をして、あとから帳簿をつけようとすると、前回どこまで入力したのかを確認する手間が増え、記入漏れや重複が発生しやすくなります。

また、領収書は時間の経過とともに印字が薄くなり、内容の判読が困難になることがあります。そうなる前に帳簿への記帳を済ませておけば、あとの管理がスムーズになるでしょう。

分類を工夫する

取引が増えて領収書の数が多くなった場合は、月ごとに分けるだけでなく、分類方法も工夫する必要があります。

支払い手段別、部門別、勘定科目別など、自社の管理しやすい方法で分類してください。

事業年度末には、年度分をファイルなどにまとめて保管しておきましょう。その際、保管期間の終了日を記載しておけば、保管期限が一目で分かるため、確認作業や廃棄時の手間を省くことができます。

まとめ

領収書の貼り付け台紙テンプレートは、領収書を日付順や用途別に整理・保管するための用紙です。領収書を一覧で貼付することで、効率的な管理が可能になります。

ページの追加や差し替えがしやすいため、あとからの修正や分類変更にも柔軟に対応できるのもメリットです。無料でダウンロードできるテンプレートをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。