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交際費精算書の無料エクセルテンプレート｜記載項目とよくある質問を解説

交際費精算書のフォーマットが統一されていないことで、部署や担当者ごとに異なる形式の精算書が使用されていたり、交際費の内容や目的、関係者情報などの必要情報が未記入のまま提出されていたりと、経理部門で手間のかかる確認作業が発生していませんか？

経費の使途や必要性が不明確であると、経理処理の透明性が確保できず、経理担当者が再度申請内容を確認することとなります。申請書の差戻しや再申請にかかる手間と労力を削減するためにも、経費精算業務のフローの見直し・整備が不可欠です。

本記事では、無料でダウンロードできる交際費精算書のエクセルテンプレートをご用意しております。自社に必要な項目を追加するなどして、自社仕様にカスタマイズしてご使用ください。交際費精算書のフォーマットを統一することで、上記のような課題解決の糸口となるはずです。

交際費精算書の無料エクセルテンプレート

交際費精算書のエクセル形式のテンプレートです。立て替えた交際費を後日精算するための書類で、個人・法人を問わずご利用いただけます。無料でダウンロードできるため、交際費精算書の見本、テンプレート、サンプルとしてご利用ください。

交際費と交際費精算書の基礎知識

そもそも交際費とは、法人が得意先や仕入先・その他事業に関係ある者に対する接待などの目的で支出する費用のことをいいます。交際費や接待費は税務上の観点から、経費の勘定科目の中でも特に細やかな確認が必要となります。まずは交際費と交際費精算書の基礎知識から確認していきましょう。

交際費に含まれるもの

交際費には、得意先や仕入先など、事業の関係者への飲食費や供応、慰安、贈答などにかかる費用が含まれます。たとえば、得意先や仕入先を招待して開催する会食や、懇親会の費用、接待時の飲食に関わる費用、お土産代等が該当します。取引先に対してお中元やお歳暮などを送る場合にも、交際費として処理を行うのが一般的です。

参考：国税庁　No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算

交際費と会議費の違い

間違えやすい交際費と会議費の違いのポイントも、押さえておきましょう。

交際費と会議費の主な違いは、その目的と対象です。交際費は、得意先などへの接待や贈答を目的とした費用で、社外の人物、特にビジネス関係者との関係強化に関連するものが該当します。

一方で会議費は、その名の通り会議に伴う費用が主で、社内の人物や業務に関連する費用が該当する場合が多いですが、金額によっては接待飲食費も会議費に該当するという点に着目しましょう。令和6年3月31日までは、1回1人当たりの上限が5,000円までの接待飲食費であれば会議費に該当するとされていましたが、令和6年4月1日より上限が10,000円に引き上げられました。接待に伴う飲食代であっても10,000円以下であれば会議費として経費計上できるということです。交際費と会議費を正しく使い分けることで、節税効果が期待できるという点がこの税制改正によるポイントの一つです。

参考：国税庁　７ 交際費等の損金不算入制度の見直し

交際費精算書とは？

交際費精算書とは、企業が交際費の申請、精算、管理を行うための文書で、経費として適切に処理するために必要です。適切な経理処理を講じるために必要な記載項目や、記入例を確認していきましょう。

交際費精算書の記載項目と記入例

まずは、交際費精算書に記載する項目を説明します。

交際費精算書の記載項目

＜交際費精算書の主な記載項目＞

• 日時：交際費を使用した日時を詳細に記載します。
• 得意先名等：同席した得意先名を正確に記載します。
• 参加人数：自社の社員と外部の参加者、同席した参加者全員の人数を正確に記載します。交際費か会議費かの判断基準の一つになるため、漏れなく記載します。
• 金額：領収書を元に、交際費として使用した金額の総額を正確に記載します。
• 支払先の名称と住所：領収書を元に、支払先の名称と住所を正確に記載します。
• 備考：支出目的など支出目的や補足事項があれば、具体的に記載します。他にも自社の処理に必要な記載項目があれば、社内で書き方を統一し、漏れなく記載してもらいましょう。
• 精算金額・精算日：交際費として精算すべき金額と、精算日を記載します。

交際費精算書の記入例

交際費精算書の記入例です。交際費精算書の記載内容は、勘定科目や仕訳などの経理処理の判断材料にもなるため、漏れなく入力してもらうよう、社内への周知徹底が必要です。

交際費精算書を使うメリットと注意点

交際費精算書を使うと多くのメリットが得られる一方で、社内統制の観点ではいくつかの注意点が挙げられます。メリットと注意点を確認しておきましょう。

交際費精算書を使うメリット

交際費精算書を使用することで、定型化された書式により必要な情報を整理しやすくなるため、経理部門の処理がスムーズになりやすいというメリットがあります。

また、交際費が適切に処理されることで、税務調査を受けた際のトラブルを防ぎやすくなるというメリットもあります。法人税法上、原則として交際費は損金に算入しないこととされており、本来は交際費として処理すべき経費が別の勘定科目で処理されていないか等、税務調査で調査を受ける対象の一つになっています。経理部門では、税務調査を見据えて、日頃から適切な会計処理を行うことを徹底しています。交際費精算書を使うことで、経費の透明性が向上し、税務調査を受けた際のトラブルを防ぎやすくなるのです。

交際費精算書についての注意点

交際費精算書を使用するにあたって、記載内容に誤りがないよう自社でルールを策定し、社内周知を徹底する必要があります。

前述したように、法人税法上の観点から、経費精算においては交際費と認められる支出と認められない支出を明確に区分する必要があります。判断基準の一つとなる、支出内容や参加者の詳細などは明確に記載してもらうよう、ルールを明確化しておくことが重要です。

交際費精算は不正が発生しやすい費用です。個人の飲食代や実際には開催されていない接待の費用が申請されることも考えられるため、正確な仕訳作業や、漏れによる差し戻し対応が必要です。

また、経理部門では、法令改正に応じて都度、精算書の内容を見直す必要があります。国税庁のWEBサイトやニュースサイトなどから関連情報をタイムリーにキャッチアップし、自社の運用に落とし込むスピード感が必要になります。

こうした担当者の負担軽減に役立つのが経費精算システムの導入です。通常紙で行うやり取りをクラウド上で行うことで、申請漏れやヒューマンエラーを防ぎながら、承認フローやチェック体制を強化でき、経理担当者の業務効率化につながります。

「楽楽精算」を導入すれば、さらに交際費精算が楽になる

経費精算システムの中でも「楽楽精算」なら、交際費精算における経理担当者の業務効率化に役立つだけでなく、申請者にも使いやすく、また、無駄な経費や不正を防げる様々な機能があります。

たとえば、事前申請機能を活用することで、経費発生前に、経費利用の事前確認を行えます。これにより、不要な費用の発生防止や内部統制の強化を実現できます。なお、承認された事前申請は、経費精算時に紐づけることで金額などのデータを自動反映できるので、精算時の入力作業が削減され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防げます。

また、「規定違反チェック機能」により、あらかじめ設定した社内ルールに違反する経費申請には、警告の表示や申請ブロックを行えます。申請時にアラートが出るため、経理担当者によるチェックや差し戻しの業務を大幅に削減可能です。メッセージ機能もあるので、申請者や経理担当者の聞きたいこと・伝えたいことなどのコミュニケーションも簡単に行えます。もちろん、内部統制の強化やコンプライアンスの順守にもつながります。

さらに、「楽楽精算」の交際費申請・精算機能なら、申請画面で参加人数を入力すれば1人当たりの単価を自動で算出します。規定違反チェック機能を組み合わせることで、「交際費」「会議費」の判断を自動で行えますので、判断に迷うことがなくなり、科目選択のミスを防げます。

税制改正にも適宜対応しているため、交際費精算書のフォーマットをメンテナンスする必要もありません。交際費精算書のテンプレートで解決できない課題については、経費精算システム「楽楽精算」にお任せください。

交際費精算業務の更なる業務効率化を図るために

交際費精算書のテンプレートを活用することで、社内でバラバラだったフォームが統一され、必要な情報を網羅的に把握できるため、適正な経費管理が可能になります。交際費精算書のテンプレートには一部自動計算機能が組み込まれていることで、必須項目の入力チェックや、計算ミスの抑制にも効果的です。

また、交際費は税務調査の対象となることからも、日頃から適切に管理していく必要があります。調査の対象となってから過去の交際費情報を洗い出すのは現実的ではありません。交際費精算書にて交際費の使用目的や使途を明らかにしておくことで、適切な会計処理を講じることができ、必然的に税務調査の準備も整います。

一方で、具体的なルールや運用方法を策定し、社内全体に周知したり、税制改正の都度フォーマットを改正したりする手間は課題であるといえます。経理部門を中心に日々タイムリーな情報収集と、社内への情報共有ができる体制を整えていく必要があるでしょう。

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専門的な経理業務における課題は、他社でも同様のケースで課題を抱えていることも多いです。経理業務のよくある課題について解説していますので、ぜひご活用ください。

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交際費精算書と交際費に関するQ&A

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