経理・会計業務をもっと楽しくする情報サイト「経理プラス」

買掛金元帳の無料エクセルテンプレート｜記載事項や作成時の注意点は？

買掛金元帳とは仕入先ごとに取引の内容を管理する補助元帳のことです。日々の経理業務や会計業務で使用されている買掛金元帳ですが、社内で会計帳簿のフォーマットが統一されていない状態で部署ごとに違うものを使用していると、支払漏れや二重払い、入力ミスが発生する恐れがあります。今回は、会社で正確な帳簿をつけていくために便利な買掛金元帳の目的や統一テンプレートの記載項目、注意点をご紹介します。

買掛金元帳の無料エクセルテンプレート 

買掛金元帳はクラウド会計ソフトを使用して部署間で連絡を取り、統一することも可能です。しかし、特に制度の整っていない中小企業によりおすすめなのは、無料でダウンロードできるエクセル形式の買掛金元帳のテンプレートです。エクセル形式の無料テンプレートはシンプルですが、ゼロから買掛金元帳を作成する必要はなく、フォーマットに日付や支払金額などの情報を入力し、集計できるというメリットがあります。

買掛金元帳の基礎知識

それでは、買掛金元帳の基礎知識として押さえておくべきポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。買掛金元帳の基本や仕入先元帳との違い、記載項目について詳しく解説します。

買掛金元帳とは？

買掛金元帳とは、企業が仕入れた商品やサービスの代金を後払いにする「買掛金」を管理するための帳簿のことです。買掛金元帳は、買掛金の増減がある度に記帳する必要があります。また、買掛金元帳は総勘定元帳の補助簿であり、「買掛金台帳」としても扱われます。

買掛金元帳と仕入先元帳との違い

買掛金元帳と仕入先元帳では買掛金の流れを記帳するか、仕入量を記入するかといった違いがあります。買掛金元帳は、仕入先ごとに掛仕入した額と買掛金の支払額を記録する帳簿です。それに対し、仕入先元帳は仕入先ごとの掛仕入額を記載するが、買掛金残高は記録しません。それぞれの違いを把握し、正確な記帳をしましょう。

買掛金元帳の作成の目的

仕入を行った金額と買掛金の支払金額を記帳する買掛金元帳は、簿記上ではどのような目的で記録されるのでしょうか。買掛金元帳で記録する主な2つの目的をご紹介します。

未払いの仕入代金を把握するため

買掛金元帳は未払いの仕入代金を把握するために記録する必要があります。買掛金の状況を仕入先ごとに把握することは、支払漏れを防ぐために重要です。万が一、買掛金が未払いとなってしまうと取引先との信用問題に関わり、支払漏れが度々起こると取引停止となる可能性もあります。そのため、帳簿のミスによる支払漏れを防いでスムーズな取引をするためにも、買掛金元帳で支払状況を管理するのは有効です。

財務諸表の基礎データとして利用するため

買掛金元帳は、財務諸表の基礎データとしても利用できます。財務諸表には貸借対照表や損益計算書などがあり、これは総勘定元帳の金額をベースとして作成されるものです。総勘定元帳の勘定科目の一つである「買掛金」を記録する買掛金元帳は、総勘定元帳の買掛金の合計と一致するということも押さえておきましょう。

買掛金元帳の主な記載項目

買掛金元帳は買掛金を把握し管理するための総勘定元帳の補助簿として便利ですが、書き方がわからなければ正しく記録はできません。それぞれの項目では何を書いたら良いのか、項目別にご説明します。

日付

「日付」には取引を行った日付を記録します。取引内容は商品の仕入を行うだけでなく、返品をしたときや現金で支払ったときにも記録します。いつ、どんな取引が行われたかを把握するためにも、買掛金元帳に日付を記録することは重要です。

摘要

「摘要」には、商品名を記載します。また、会社では買掛金元帳は複数の部署や担当者で管理していることも多いため、取引の内容がわかりにくいときは誰が見てもわかるように特記事項を追記する場合があります。

数量

「数量」はその日にどのくらいの量の商品を仕入れたかを記録します。また、返品をする場合にも同様に返品をした数を記録します。

単価

「単価」では、仕入れた商品の一つあたりの金額を記録します。

仕入金額

「仕入金額」では、仕入を行った商品の金額を記録します。数量と単価を掛けた合計が仕入金額として記録されます。

支払金額

「支払金額」には、買掛金を支払ったときに実際に支払った金額を記録します。ただし、振込手数料を支払った場合でも買掛金元帳には振込手数料の金額は記録しないため注意してください。また、振込手数料が先方負担の場合は、記載が必要になるケースがあります。

借／貸

「借／貸」には記録した金額が借方・貸方のどちらであるのかを記録します。基本的に仕入などを行って買掛金が増えた場合は借方に記録し、支払いを行って買掛金が減った場合には貸方に記録をします。複式簿記で記帳する場合とは「逆」になるので注意してください。

差引残高

「差引残高」には、取引を行った後のそれぞれの仕入先ごとの残高を記録します。

仕入先

表上の社名記入欄には、どの取引先と取引を行ったかわかるように取引先の社名を記録します。買掛金元帳は、基本的に仕入先ごとに記録していきます。

買掛金元帳のテンプレートを活用するメリット

総勘定元帳の補助簿である買掛金元帳ですが、その買掛金元帳のテンプレートを活用するのにはどんなメリットがあるのでしょうか。そのメリットを5つ解説します。

1.記入漏れや誤入力を防ぎやすい

買掛金元帳のテンプレートを活用すると、必要な項目があらかじめ設定されているため、記入漏れや誤入力を防ぎやすいのがメリットです。特に、買掛で仕入れたときに「仕入金額」、買掛金を実際に支払ったときに「支払金額」を記入することで、二重払いの防止にもつながります。

2.業務効率化につながる

買掛金元帳のテンプレートを活用することで、他部署とも統一した買掛金元帳の記録ができ、業務効率化につながります。また、データを入力することで自動計算や自動入力が行われ、入力ミスや支払漏れが減るという点でも、ミスの原因を追跡する課題が減り業務効率化につながるでしょう。

3.資金繰りの見通しを立てやすくなる

買掛金の回転率が悪いと、支払いに時間がかかっているということになります。買掛金の回転率の計算式は、下記の通りです。

買掛金の回転率が低い状態は、資金繰りが悪化している状態です。買掛金元帳を記録して資金繰りの状態がわかる状態にしておくことで定期的な見直しができ、将来の資金繰りの見通しを立てやすくなるでしょう。

4.情報共有がスムーズになる

買掛金元帳を記録して社内で共有することによって、情報共有がスムーズになります。また、部署によって別のテンプレートを使用していると二重に計上したり支払漏れの可能性が発生したりします。同じテンプレートを使用して誰が見てもわかるようにできれば、支払漏れの防止にもつながるでしょう。

5.監査や決算時の対応がスムーズになる

監査や決算時には、帳簿の提出が求められることも少なくありません。より詳しい取引内容が記載されている買掛金元帳を作成しておくことで、監査の指摘があったときや決算で数字が合わなくなったときも問題点をすぐに解消できるでしょう。

買掛金元帳を作成する際の注意点

買掛金元帳を作成するメリットは多いですが、どのようなことに気をつけるべきなのでしょうか。買掛金元帳を作成して管理をする際の注意点について解説します。

仕入先ごとに分類して記録する

買掛金元帳は仕入先ごとの買掛金管理を行うのが基本です。したがって、取引が少なくても複数の仕入先の記録を一緒にするのではなく、必ず仕入先ごとに買掛金元帳を作成しなければいけないということを押さえておきましょう。

残高の確認を徹底する

買掛金元帳では、仕入先ごとに残高の確認を徹底しましょう。差引残高を確認することにより、支払いが難しくなるほど買掛金の金額が大きくなってしまったときもすぐに気づけるでしょう。また、金額の多寡だけではなく、支払条件に合致しているかの確認も重要です。

総勘定元帳に合わせて締め日を設定する

買掛金元帳は総勘定元帳の補助簿であるため、総勘定元帳に合わせて締め日を設定します。総勘定元帳と締め日がずれないよう、注意してください。

仕入先との照合を定期的に行う

仕入先との照合を定期的に行わなければ、どちらかの帳簿がずれている場合、異なる金額でそれぞれが記帳してしまう可能性があり、支払いにも影響します。そのため、定期的に「買掛金残高照合表」を作成し、書類送付を行うことが重要です。この照合によって、どちらかの会社の仕訳のミスなどを発見し、金額のずれを修正していきます。

記載ミスの訂正方法を統一する

買掛金元帳では記載ミスの訂正方法を統一しなければ、訂正した人しかわからなくなってミスが増えてしまいます。複数の部署や担当者が記載する可能性があるのであれば、訂正方法は統一しておくようにしましょう。

支払完了後の押印を忘れない

買掛金の支払いが完了したら、買掛金の支払いを依頼した社内書類などに必ず押印を忘れないようにしましょう。押印を忘れてしまうと処理をしたのかがわからなくなって二重に支払ってしまう可能性もあり、仕入先へ迷惑をかけてしまう可能性もあります。

データのバックアップを取る

買掛金元帳で記録したら、何かあったときのためにもデータのバックアップを取ることが大切です。バックアップがなければ何か起きたときに最新のデータが見られなくなってしまいます。それぞれの担当者は更新を行ったら必ずバックアップを取り、誰が見ても最新の買掛金元帳が見られるようにしてください。

まとめ

買掛金元帳を記録することで、買掛金の詳細を詳しく見ることができるだけでなく、部署間で同じデータを扱えます。監査や決算の際にも便利で管理もしやすくなるため、社内の誰が見てもわかるようテンプレートを使って共有すると良いでしょう。買掛金元帳を作成する際は、注意点に挙げた内容に注意してそれぞれの担当者が記録を行ってください。

買掛金元帳に関するQ&A

買掛金元帳に関してよくある質問をQ&Aにまとめました。わからないことがある方は、ぜひこちらのQ&Aを参考にしてください。