ワーケーションは経理部でも可能なのか?経理のテレワーク導入の注意点と共に解説!

ワーケーションは経理部でも可能なのか?経理のテレワーク導入の注意点と共に解説!

みなさまはワーケーションという言葉を聞いたことはあるでしょうか。近年企業での働き方が目まぐるしく変わる中、リモートワークの導入が進んだ企業も多いと思います。ワーケーションとはリモートワークから一歩進んだ働き方で、自宅に限らずプライベートを過ごす先で業務ができることを指します。
本日はワーケーションへの取り組み方と、経理が取り組む際の注意点について解説します。

ワーケーションとは

ワーケ―ションとは一般的に「ワーク(Work)+バケーション(Vacation)」の造語です。主にテレワークを自宅以外の旅行先などで行うことを指します。海外ではすでに広く取り組まれており、アメリカでは2000年代初頭にはこの概念があったとされています。

ワーケーションの目的

ワーケーションは労働条件の改善や労働者の満足度向上を目的に行われています。近年では、有給休暇や長期休暇の取得率向上のために導入を行うケースも多いようです。従業員に高いモチベーションで仕事に取り組んでもらうことができ、生産性の向上や離職率の減少を期待することができます。

経理のワーケーション導入に向けて必要な準備

ワーケーションを行うには旅行先であってもテレワークができる環境があること、自宅でなくてもセキュリティが担保されていることが重要になります。自宅以外でテレワークを行う際に特に重要なのは下記の3つです。

  • 安定したインターネット環境
  • 高いセキュリティ体制
  • PC周りの機材準備

安定したインターネット環境

インターネット環境がなく業務を行うことは不可能と言っても過言ではありません。インターネットは安定した回線があり、セキュリティが担保されている場所を選びましょう。できるだけ不特定多数の人が接続する公共の無料Wi-Fiは利用しないのが理想です。

  • ポケットWi-Fiの貸出
  • セキュリティソフトやOSを最新の状態にアップデート
  • VPNを利用して通信を暗号化
  • 多要素認証などで不正利用を防ぐ

上記のような対策を行うことで、セキュリティの担保はもちろん、端末紛失時のリスクも抑えることができます。
また、情報漏洩の観点から、ワーケーションでは紙の書類を持ち出すことは原則禁止です。特に経理の業務は機密情報も多いため、普段からペーパーレス化に取り組んでおくことが必要となります。社外からでも業務ができるように、会社のパソコンにリモート接続できる環境を整えることや、会社にいるときに書類をスキャナで画像データ化してクラウド上にあげておくなどの準備が必要です。

高いセキュリティ体制

インターネットのセキュリティはもちろん、業務環境のセキュリティについても注意が必要です。周りから画面が見えてしまう環境は業務に適しているとは言えません。宿泊先の宿によってはワーケーション用のスペースが用意されていることもあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。また、近年はコワーキングスペースも増えています。日中は個室のあるコワーキングスペースで仕事を行い、それ以外は観光や宿泊先で過ごすのもおすすめです。

PC周りの機材準備

業務を行うためにはパソコン、キーボード、モニター、マウスなどの機材が必要になります。電卓であれば持ち歩きは容易ですが、PC関係のものを全て持ち歩くのは現実的ではありません。ノートパソコンでの作業では業務が難しいという場合には、「モバイルディスプレイ」の利用もおすすめです。どこでも簡単にデュアルディスプレイ環境を構築でき、パソコンはもちろん、スマホに接続すればより大きな画面で操作が可能なため、ワーケーションであっても効率的に業務を行うことができます。キーボードは折り畳み式のものが持ち運びには最適です。作りがしっかりしたものを買えば十分使えます。マウスは小さめのものかトラックボールタイプのものであれば、電車のテーブル程度のスペースでも使用可能です。また、施設によってはパソコンの周辺機器を貸し出している場所もあるため、事前に確認するとよいでしょう。

ワーケーションの課題

先ほど述べた環境面以外でも、ワーケーションには多くの課題があります。企業側にとっては従業員の管理の難しさや、環境整備にコストがかかることもワーケーションの導入を妨げる一因になっています。

勤怠管理があいまいになる

ワーケーションでは、プライベートな場で業務にあたるため、勤怠管理が難しくなります。場合によっては、勤務時間中に仕事と自由時間を頻繁に繰り返すこともあります。企業の業務に合わせて「特定の業務(会議や資料提出など)の遂行を持ってその日の労働とみなす」「勤怠管理アプリなどで労働時間を把握」「事前に休暇先での(みなし)労働時間を申請する」などのルールを明確にすることが必要です。

労災の適用の可否

ワーケーション中の移動や活動を業務とみなすか、休暇とみなすかによって、事故が発生した際の労災適用の可否が分かれます。会社で把握している業務活動中に発生した分は労災と認定するなどルールの設定が必要です。しかしこのように状況把握が難しいことから、通常より労災の認定がされにくいリスクがあることには変わりがありませんので、普段以上に注意喚起が必要になります。

経費の適用の判断が難しい

ワーケーションの経費については、国税庁としての見解がまだでていません。そのため、ワーケーションにかかった費用を経費にするためには、仕事のために必要であった支出であることを証明することが必要になります。ワーケーションを行う際にかかる主な費用は以下の通りです。

  • 旅費交通費:現地までの移動にかかった交通費や宿泊費
  • 交際費:仕事で必要な相手との飲食代など
  • 通信費:インターネット回線使用料や電話代など
  • 消耗品費:仕事で使用するための消耗品の購入費用

経費になるかどうかの考え方は、「業務のために必要な費用なのか」ということです。基本的には、会社からの指示による費用は経費、それ以外は休暇のための費用とみなされ経費としては認められません。

交通費は一部経費にみなされる場合がある

基本的には、ワーケーションのために移動した交通費は、どこで働くか場所を決めるのは従業員側のため、経費として認められない可能性が高いです。しかし、会社の指示で訪問相手のいる地域など、滞在先が決まっている場合には交通費の一部が経費として認められる可能性もあります。海外出張に行く場合、仕事の合間に観光をすることがありますが、海外出張の交通費に関しては「海外渡航費の取扱いについて(法令解釈通達)」という税法の規定に基づき判断をしているため、これに準拠した考え方をするものです。この場合「業務従事日数÷滞在日数」を計算して業務従事日数の割合が90%の場合は移動にかかった交通費は100%経費として認められますが、10%以下の場合は交通費として認められません。

経理がワーケーションに取り組む際におすすめのシステム

ワーケーションでスムーズに業務を進行するためにはITツールの活用が不可欠です。経理のテレワークで活躍したツールをご紹介します。

経費精算システム

クラウド型の経費精算システムを活用すれば、経費申請から承認、支払いまでの全てのフローを社外からできるようになります。経費精算の紙処理を無くすためには、経費精算システムの活用は必須になります。また、小口現金の対応の削減や、申請者のミスがあった際の差し戻しもシステム上でできるようになります。
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電子請求書発行システム

取引先へ発行する請求書などの紙の帳票類を減らすには、電子請求書発行システムがおすすめです。受け取る側も出社して郵便物の受け取る必要がなく、ダウンロード履歴も確認できるので、スムーズに取引をすることが可能になります。また、帳票を印刷、封入する作業もなくなるため、手間が減るだけではなく郵送費も削減にも貢献できます。
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データベースシステム

データベースシステムを利用することで、データの入力はもちろん、稟議申請、プロジェクト管理なども行うことができます。管理者にとっても離れているメンバーのスケジュールやタスクの管理ができるようになるため、ワーケーション時の業務管理にもおすすめです。
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コミュニケーションツール

業務のコミュニケーション面でもシステムを利用することをおすすめします。基本的には普段から利用しているものを活用するのがいいでしょう。経理部内での進捗共有や、情報共有には「Googleスプレッドシート」、リアルタイムな状況共有や会議では「Google Hangouts Meet」などのクラウド上でコミュニケーションをとれるツールを利用すれば普段通りに業務を行うことができます。また、あらかじめ社内の問い合わせ向けにチャットボットを設置しておくことで、申請者からのよくある質問に社員が回答することなく自動応答されるため、担当者がオフィスにいない間に質問が溜まるといったことを防ぐことができます。
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まとめ

日本ではワーケーションを取り入れている企業はまだ多くありません。一方で、テレワークの普及に伴い、検討をはじめる企業は増えてきているようです。従業員側にとってもスケジュールの調整や、休暇と業務の気持ちの切り替えなど大変な点は多くありますが、ワーケーションに取り組めるようになった際には、気分転換に海辺や山を散策したり、温泉を満喫したり地元の美味しいものを食べるなど、普段と違う環境を思う存分楽しんでみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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