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請求担当者必見!請求書電子化の7つのメリット

経理担当者ならば避けては通れない請求書の発行業務。会社として売上を回収するために必要な非常に重要な作業ですが、手間も多く負担も多いのが現状です。

その中で注目されているのが、請求書の発行をシステムで行う「請求書の電子化」です。

今回は、請求書の電子化をご検討中の方に、請求書電子化のメリットをまとめてご紹介いたします。検討の際の材料として是非ご活用ください。

 

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請求書電子化のメリット7つ

請求書発行の手間が削減できる

通常、請求書発行の際には、請求データを作成した後に請求書の作成、印刷、押印、封入、郵送手配という工程がかかります。この作業が電子化をすることによって、請求データ作成の後システムにデータを取り込み、発行日時を指定すれば終了します。これまでの方法では、請求書発行数に比例して発行の時間は長くなっていきますが、電子発行だと請求書発行数が多くなっても作業の時間に大きな違いは生まれません。

人的ミスが防止できる

請求データ作成時のほかに、印刷、封入~郵送手配までの間にも人的ミスは起こりやすいものです。請求書の電子発行なら印刷~郵送手配までの工程がカットされるので、誤封入や封かんミスなどの人的ミスをゼロにすることができます。

コスト削減ができる

請求書の発行には、人件費のほかに紙代、印刷代、封筒代、郵送費など様々な経費がかかります。電子化して紙での発行をやめることで、これらのコストをすべてなくすことができます。

請求書が届いたか確認することができる

「経理プラス」を運営しているラクスが提供する「楽楽明細」など、請求書のお届け先ごとのマイページを持つシステムの場合、お届け先ごとの請求書のダウンロード状況が一目で確認できます。郵送だと、無事に届いたかわからない請求書の行方もいつでも簡単に確認ができるようになるので安心です。

請求書の確認の促しもできる

まだ請求書を見てくれていないお届け先へは、メールでダウンロードを促すご案内を流すことも可能です。メールを送った後はダウンロード状況で確認できるので、到達率もすぐにわかります。

請求書お届けのスピードアップができる

郵送での配達だと発送からお届け先への到着までに2~3日かかりますが、電子発行ならば瞬時にお届け先の手元に届きます。「月初の2営業日までに届けてほしい」などのお届け先からの要望にも無理なく応えることができるようになります。

お届け先からの細かい要望に対応できる

「金額に間違いがあったので大至急訂正版を送ってほしい」、「明細をわけて請求書を出してほしい」などお届け先からの細かい要望も、電子発行ならば即時に対応できます。該当のお届け先のデータを修正して、発行ボタンを押せば瞬時に訂正版を届けることができるので、これまで対応が難しかったお届け先からの細かい要望への対応の幅が広がります。

 

最後に

請求書電子化のメリットを7つご紹介しました。
今回ご紹介したメリットのほかにも、採用するシステムの機能によってメリットはより多様になります。メリットはもちろん、デメリットもきちんと理解した上で自社にあった電子化の方法を検討していただけると幸いです。

 

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経理プラス編集部

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