伝票入力まだ手作業？会計ソフトへの手入力を効率化にするためには

会計ソフトは帳簿や仕訳伝票の作成、予算管理などを行うことができ、経理業務を助けてくれるものです。その一方で、会計ソフトへの入力作業は手間と時間がかかり、煩わしいと感じたこともあるのではないでしょうか。この記事では、そんな煩わしい会計ソフトへの入力作業を効率化する方法を紹介します。

伝票入力はここが大変！よくある3つの処理方法

皆様の会社ではどのように会計ソフトを使っているでしょうか。
会計ソフトの役割は、主に管理会計と財務会計に関連するデータ管理を効率化するものです。会計ソフトへの入力作業は、会社で発生したお金の取引を、「売上」、「負債」、「費用」といったグループに振り分け、さらに勘定科目を使って仕訳を反映していく作業です。入力されたデータは会計ソフトが集計し、事業計画を立てる際の判断材料になったり、決算報告書の作成に使われます。

会計ソフトへは様々な項目の入力が必要になりますが、今回はその中でも「交通費」や「交際費」などの経費精算で発生する費用の伝票入力を効率化する方法を紹介します。経費精算に関する会計ソフトへの伝票入力は、以下の方法が一般的です。

1.紙の申請書から仕訳を判断し、入力する

社員から提出された紙の精算書の内容を見ながら、金額や取引内容を会計ソフトに転記、勘定科目や摘要欄を入力していく方法です。精算書の内容を見ながらの伝票入力は、金額・摘要欄の転記ミスや仕訳内容のミスが発生しやすいです。

2.Excelの精算書から、必要項目をコピー＆ペースト

紙ではなくExcelデータで精算書を提出してもらい、コピペして入力を行います。コピーするので会計ソフトへの転記ミスを減らせるような気がしますが、別の項目にデータを貼り付けてしまったり、途中からコピーをして金額の桁が誤っているなどのミスが発生するリスクがあります。

3．会計ソフトに適応したCSVデータを一から作成する

紙やExcelデータで提出された精算書の内容を別のExcelデータにまとめ、会計ソフトにインポートできるよう、CSVデータを作成・編集するという方法もあります。一からデータを作成する場合は、Excelの関数を使うことである程度伝票処理を効率化できますが、作業中のシートが破損してしまったり、気付かないうちに関数が変わってしまい、正しく作成できていなかったということも考えられます。

会計ソフトに入力した情報は複数のデータ処理に使用されているので、ミスがあるとそれに関連したデータも間違ってしまいます。その結果、間違ったデータを基に予算管理をして、経営方針に影響が及ぶ…という可能性もあります。人間が入力を行っている以上、転記ミス、入力ミスを完全に0にすることは難しいですが、極力ミスが発生しないよう注意深く業務を行う必要があります。

会計ソフトへの伝票入力作業はミスが発生しやすいという問題がありますが、実はこれらのリスクを解決できる方法があります。それは、会計ソフトと連携した「経費精算システム」を活用するという方法です。

伝票処理は経費精算システムで効率化！会計ソフトへの入力作業を無くそう

経費精算システムは、経費申請から承認のフローまで、経費精算業務全体で起こる作業を効率化してくれる機能を多く搭載しています。中でも「自動仕訳機能」と「会計ソフトとの連携機能」がある経費精算システムは、経理担当者の負担を大きく削減します。

「自動仕訳機能」で仕訳作成の手作業を無くす

「自動仕訳機能」とは、精算の際の申請項目と勘定科目・税区分が自動で紐づくようにあらかじめ設定することで、経費精算申請を承認して処理が完了すると同時に自動で仕訳ができる機能です。この機能により、経理担当者が1件1件申請内容を確認して仕訳入力を行う必要がなくなり、工数の削減と正確な仕訳処理を実現します。

「会計ソフトとの連携機能」で会計ソフトへの転記作業を無くす

「会計ソフトとの連携機能」は、仕訳データを会計ソフトにインポートする機能です。仕訳データを会計ソフトにあった形でCSVデータ出力し、そのまま会計ソフトにインポートすれば、経理担当者が転記やデータ編集することなく、一瞬で会計ソフトへの反映が完了します。正確な仕訳データをそのままインポートできるので、転記ミスが発生する心配もありません。

このように会計ソフトと合わせて経費精算システムを活用することで、転記やデータ作成の手間を大幅に削減することができます。

会計ソフトに多数対応！おすすめの経費精算システムとは？

会計ソフトへの入力を効率化する方法として、経費精算システムを活用する方法をご紹介しました。経費精算システムは様々な会社から数多く提供されており、対応している会計ソフトも製品によって違います。

ここでは、国内累計導入社数No.１※の経費精算システム「楽楽精算」を例に効率化の方法をご紹介したいと思います。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

「自動仕訳機能」で仕訳作成を自動化！

「楽楽精算」は、前段でご紹介した自動仕訳機能が備わっています。経費申請者が申請時に選択した項目が自動的に勘定科目や税区分に紐づくように設定できるため、経理担当者は申請内容をチェックと同時に仕訳作業が完了します。そのため、仕訳の転記作業が無くなり、転記ミスが起きることも無くなります。

＞＞「楽楽精算」自動仕訳の詳細についてはこちら

「会計ソフト連携」で転記作業を効率化！

また、「楽楽精算」には会計ソフト連携機能があり、仕訳データをCSV形式で出力し、会計ソフトにインポートすることができます。他の経費精算システムと比べて連携できる会計ソフトが多く、それぞれの会計ソフトに対応した出力フォーマットを使ってCSVデータを出力すれば、簡単に仕訳データを反映できます。フォーマットが無いものでも、データの項目や順番を会計ソフトの取り込み形式に合わせて自由にカスタマイズできるため、CSVデータの取り込み可能な会計ソフトであれば、ほとんどの会計システムに対応できます。
また、今後万が一会計ソフトの切り替えが発生した場合も、出力フォーマットを変更するだけでスムーズに切り替えが可能です。

＞＞「楽楽精算」対応可能な会計ソフト一覧

その他にも「楽楽精算」ではFBデータも出力可能なので、振込データ作成の必要も無くなったり、交通系ICカードの乗車履歴、クレジットカードの利用履歴を使って、経費精算ができるといった経理担当者の検算が不要になる機能もあり、経理担当者の手間を削減する機能が多く搭載されています。その他にもOCR機能を搭載した専用アプリから領収書を撮影することで日付や金額、取引先などの情報を自動でデータ化して経費申請することができるため、手入力の手間やミスを大幅に軽減してくれます。「楽楽精算」の詳細な機能については製品サイトをご覧ください。

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

まとめ

今回は、会計ソフトへの入力作業の中でも経費精算の仕訳入力を効率化する方法を紹介しました。会計ソフトと連携した経費精算システムを活用すれば、ミスのリスクを解消すると同時に手入力やデータの作成といった手間の削減することができます。その他にも経費精算システムには経理担当者の負担を減らす機能が多く搭載されています。業務効率化の一つの方法として、経費精算システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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