経費精算システム導入前の心得！設定や社内浸透の不安を○○で解消

働き方改革という言葉が当たり前になり、政府によるペーパーレス化も推し進められている現在、業務を効率化すべく経費精算業務のシステム化を検討している方が多いのではないでしょうか。
そうは言うものの日々の業務も忙しい中でいざシステム化を決定しても、ちゃんと設定できるだろうか、本当に使いこなせるだろうか、導入してもみんな使ってくれるだろうか、など不安の声をよく聞きます。
そこで今回は、経費精算システムの導入前後の手順を整理し、システムを安心して導入するために押さえておきたいポイントを解説します。

経費精算システム導入の手順

まず経費精算システムの導入が決定したら、「システムを導入して叶えたい運用フローを決める」ことが大切です。経費精算システムは申請者・承認者・経理担当者と多くの人が使うものなので、この時点で各部署を巻き込んで、それぞれの課題を洗い出し、手間を削減できる最適な運用フローを策定しましょう。
その後、導入するシステムが決定したら、以下のような手順で設定をしていきます。

1.本情報の登録、各種基本設定

社員情報や、役職、部門の情報を設定します。その他にも、勘定科目、計上仕訳、支払仕訳、FBデータの設定などを行います。

2. 承認フローの設定

経費精算システムの中には、承認フローをあらかじめ設定できるシステムがあるため、それらの情報を設定します。申請の種類や金額によって自動で承認フローが変わるため、早く確実な処理が可能になります。

3. 運用テスト

運用のテスト期間が設けられているシステムであれば、ぜひ運用テストを行いましょう。申請・承認・経理処理の流れに問題が無いか、不足している設定や追加したいルールが無いかを洗い出すことにより、より利便性の高い状態で運用を開始することが出来ます。

4. マニュアルの作成や、社員説明会の実施

システムを導入することを周知するために、社員説明会をします。周知するとともに、社員全員がすぐにシステムを使いこなせるように、システムの処理方法のレクチャーをします。その際には分かりやすいマニュアルがあると浸透が早いです。

5. 運用開始

書き出してみるとやることが多くて大変な印象を受けますが、一番初めに運用フローをしっかりと決めておけば、やることは明確になります。
しかしながら経理担当者の場合、今までシステムを設定したことがなく、苦手意識がある方も多いのではないでしょうか。そこで心強い存在が、導入するシステムの「サポート」です。

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システム導入時にあるとうれしいサポート内容とは

経費精算システムは多くの会社が提供していますが、そのサポート内容は様々です。その中でも、システム選定前に知っておきたい、あるとうれしいサポート内容を4つ、ご紹介します。

1. 電話サポート

経費精算システムの主なサポート対応方法はメール・チャット・電話です。この中でも電話サポートがあるシステムを選ぶことをお勧めします。

導入前の設定では自社の課題から叶えたい運用フローをしっかりと伝える必要があります。しかし経費精算のフローは会社によって様々で複雑である場合も多いため、メールやチャットではなかなか伝わりきらないこともあります。そのため、できれば電話サポートがついている製品がお勧です。
ここで1点注意が必要なのが、電話サポートはついていても有料で提供されていることが多いことです。有料の場合どのような料金体系になるのか事前に確認する必要があるでしょう。

2. 専任のサポートスタッフ

さらに、あると心強いのが自社専任のサポートスタッフがつく制度です。
通常、システムのサポートセンターというと、応答した人へ今どのような状況で、何をしたいのかを一から説明して理解してもらう必要がありますが、自社専任のサポートスタッフは担当している企業の導入前の課題から、叶えたい運用、設定状況まですべて把握しています。
そのため、一から説明する必要がありませんし、質問内容が具体的でなくても、どう設定すべきか迷った時でも的確に提案してくれます。

また、設定する経理担当者自身が忙しくて手が付けられない、という状況になっても、定期的に自社専任のサポートスタッフが進捗を確認し、フォローしてくれます。そのため、設定できないままシステム導入を放置してしまうということを防止できます。
国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」は、この専任のサポートスタッフ制度を無料で提供しています。さらに専任のサポートスタッフは実際のシステム画面を見ながら、電話で話すことができるため、スムーズに設定することが可能です。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

3. 設定講習会の開催

設定をしていてわからない部分はサポートに問い合わせますが、「今すぐここのちょこっとだけ聞ければいいのに！」と思う瞬間が出てきます。そういったときに嬉しいのが「設定講習会」です。システムの設定中の担当者が集まり、製品のサポート担当が講師をしながら一緒に設定をしていきます。

わからないことがあればその場で質問もできるため、作業は捗りますし、同じようにシステムの設定に励んでいる人と一緒に進めていくことで、システムの新たな活用方法の気づきを得ることもあります。「楽楽精算」では、毎月2回このような設定講習会を無料で開催しています。一人で設定しきれるか不安…という方には心強いサポート内容ではないでしょうか。

4.導入後も電話サポ―トが受けられる

経費精算システムは導入の設定をすれば終わりではありません。
運用を開始した後に見えてくる改善点はたくさんありますし、社内組織やルールが変わる場合も設定を変更する必要があります。しかし、経費精算システムの中には導入後のサポートはメールやチャットのみ、というものも少なくありません。「楽楽精算」は、導入後も、電話オペレーターのサポートを利用することが出来ます。

今回例としてご紹介した経費精算システム「楽楽精算」は、これらの導入前後の万全なサポート体制により、お客様満足度94%と高い評価を得ています。

まとめ

日々忙しい経理業務の合間に経費精算システムを導入することは負担に感じるでしょう。しかし、効率化するフローを決めて、システムを導入できればそれまでの経費精算の課題を一気に解消することができます。
ただ、忘れてはいけないのは、申請者・承認者・経理がシステムを使いこなす必要があることです。そのためには、設定のサポートをしてくれる体制があるか、疑問点を素早く解決してくれる体制があるか、自社に最適な運用方法を提案してくれる体制があるかについても留意する必要があります。
ひとりで抱え込まず、経費精算システムのプロの力を借りながら経費精算業務の効率化を進めていきましょう。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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