面倒な請求書発行作業を効率化できる3つの方法

面倒な請求書発行作業を効率化出来る3つの方法

どのような会社でも、多かれ少なかれ請求書の発行を行っているかと思います。
請求書が月に数枚から数十枚であれば、それほど気になりませんが、月の発行数が100枚を超えてくると多くの手間や時間、資材費や郵送代などのコストがかかってしまいます。
どうすれば手間のかかる請求書発行業務を効率化させることができるのか。
今回は効率化を実現するための3つの方法をご紹介します。

そもそもどこに手間がかかっているの?

まず、請求書発行の手順を確認していきましょう。

請求書の発行業務の工程を簡単に分けると下記のとおりです。

①請求データの作成
請求額や請求先を確定した後、販売管理ソフトやエクセルなどで請求データ作成を行います。
②請求書の作成
作成した請求データを紙に打ち出し、1枚ずつ押印をしていきます。枚数が増えるほど、打ち出す手間も押印をする手間を増えていきます。
③請求書を印刷
作成した請求書を印刷します。請求書の発行枚数が多いと時間がかなりかかってしまいます。
④封筒に詰める
印刷した請求書を封筒に詰めていきます。その後、切手を貼り、郵送の準備を行います。これも請求書の発行数が多いほど手間と時間がかかってしまいます。
⑤発送する
全ての作業が完了したものを郵便局へ持っていきます。作業を中断して郵便局にいくことで時間のロスにもなりますし、集中も切れてしまいその後の効率も悪くなりがちです。

作業手順を確認してみると、「①請求データの作成」は精密さが求められ、必ず人の手をかけなければなりませんが、「②請求書の作成」から「⑤発送作業」までは単純作業が多くの手間と時間とコストがかかってしまっていることがお分かりいただけると思います。また、手作業で行うことで、誤封入や発送間違いなどのミスも起きてしまう可能性も出てきてしまいます。

そのため、「②請求書の作成」以降の作業をいかに効率化することができるか、という部分がポイントになってきます。

ではこれらの「②請求書の作成」から「⑤発送作業」までの請求書発行業務はどのような方法で効率化できるのか、3つの方法を見てきましょう。

1.封入封緘機の利用

「④封筒に詰める」作業は、封入封緘機を利用することで時間を大幅に減らすことができます。
封入封緘機とは、請求書や納品書などの書類の折り作業から封入、封筒の糊づけまで、請求書の封入作業を全て自動化してくれる機械です。
誤封入を防ぐこともできるため、封入作業を効率化すること可能で、時間だけでなく業務コストも削減することができます。しかし、印刷・郵送代行の利用に比べると導入費用がかかってしまうため、はじめは機械のレンタルからはじめてみるといいかもしれません。

2.印刷・郵送代行の利用

「③請求書を印刷」から「⑤発送作業」までを効率化してくれるのが、印刷・郵送代行サービスです。
印刷・郵送代行サービスを利用では、請求書を印刷し、封筒に詰めて、宛名を書き、郵送作業を行うという一連の手間のかかる作業を全て行ってくれるため、これらの作業をほとんどゼロにすることができます。そして、サービス利用料も基本料金+1通200円前後と比較的安価で、手軽にサービスを利用することが可能です。

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3.帳票発行システムの利用

帳票発行システムは、請求書など帳票の元となるデータをシステムに取り込むだけで、システム内で帳票を作成し、WEB上で公開してくれるサービスです。
この帳票発行システムを利用することにより「②請求書の作成」から「⑤請求書の郵送」まで全ての業務を効率化することができます。紙で帳票を送ることがなくなるので、郵送にかかる資材費や郵送費などの大幅なコストカットも期待できます。料金は帳票発行システムの機能によって差があるので、必要な機能を見極めて自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。

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株式会社ラクスが提供する帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書などの帳票を電子化しWEB上で発行するシステムです。請求書発行業務にかかる手間やコスト削減を実現できるのはもちろん、帳票のレイアウトを柔軟に変更することができ、自社で発行している今のレイアウトをほぼそのまま再現することが可能です。
また、郵送代行機能も兼ね備えているので、どうしても郵送で請求書を受け取りたい、という方にも個別に対応することなく、簡単な操作で郵送処理を行うことができます。そのため、請求書発行に必要なほぼ全ての作業を「楽楽明細」で行うことが可能になり、請求書発行業務を大幅に効率化することができます。

まとめ

毎月発生する請求書の発行業務をなんとか楽にしたいと思っている方も多いのではないかと思います。単純な作業を効率化させることで、経理担当者が本来時間を割くべき分析などの業務にあてる時間ができるようになるはずです。業務効率化の第一歩として、この機会に請求書発行業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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著 者 経理プラス編集部

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