紙・Excelからの脱却で交通費精算の作業時間を1/4にする方法

皆さんの会社では交通費精算をどのような方法で行っていますか。紙に記載する方法、Excelへ入力する方法、経費精算システムで行う方法など様々なものがありますが、実態として最も多く採用されている経費精算方法はどのようなものか気になるところです。今回は経理担当者を対象に行った交通費精算のアンケート結果と、効率よく交通費精算を行う方法についてご紹介します。

交通費精算は重要だけれど時間のかかる業務

毎月多くの時間と労力がかかる交通費精算業務。営業部など外勤の社員が増えるとそれに応じて処理しなければならない件数も増えていきます。交通費申請1件に対して経理担当者は、以下の点について確認をします。

• 利用区間と申請金額の差異の確認
• 定期区間料金が控除されているか確認
• 領収書が必要な場合、添付の有無、申請内容との整合性のチェック

また、1件1件の申請内容を確認した後には、仕訳や会計ソフトへの入力、振込といった業務も発生します。仮に従業員規模が100名の場合、こうした作業に月間で12時間かかっているとの試算もあります。

経理プラス：交通費精算システムの費用対効果は？従業員数別の削減コストを紹介

交通費精算は多くの企業で紙・Excel等の手作業で行われている

経理担当者にとって負担となっている交通費精算業務ですが、企業としては業務の効率化に向けてどの程度対応をしているのでしょうか。「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが経理担当者800名を対象に行った経理業務に関する調査では、「現在、社内でどのように交通費や経費の申請・精算を行っていますか。」という質問に対し、「紙・Excelで処理している」と回答した人が65.5%と半数以上が紙・Excelを使った交通費精算を行っているという結果がでています。

一方、「交通費・経費精算専門のシステムを利用している」が16.6％、「自社開発した独自システムや基幹系システムを利用している」が13.4％と、全体の約30％が交通費精算をシステム上で行っています。
今後さらに紙・Excelでの運用からシステムでの交通費精算に移行する企業が増えていくことが予想されます。その理由は、残業時間の制限や、生産性の向上などが求められていく中で、IT技術の活用が推進されていくからです。

※株式会社ラクス調べ

では、紙・Excelで行っている交通費・経費精算の中で、具体的にどのような点に時間がかかっているのか、どのような点を効率化できるのか、作業時間と削減効果を合わせてみていきましょう。

紙・Excel運用の交通費精算に1か月で費やす時間

例として、紙・Excelで交通費精算を行っている企業が、一か月にどのくらい時間を交通費精算に割いているのかを試算してみました。（株式会社ラクス調べ）

※条件：営業担当100人、課長3人、部長、1人、経理担当2人体制の場合の試算結果
　　　　承認フローは3ポイント（申請者→課長→部長→経理担当）

それでは、申請、承認、経理処理の3つの役割に分けて具体的にどのような作業に時間がとられているか内訳を見ていきましょう。

【申請：153時間】申請書の手入力に膨大な工数がかかる

申請は交通費を使った社員全員が行わなければいけません。一人当たりの作業時間は短いかもしれませんが、「×人数分」で考えるととても多くの時間がかかっています。それぞれの社員が実際に使った経路や運賃を乗換案内で調べ、紙やExcelに手入力、さらに申請書を印刷し押印、上長や経理担当者へ手渡しして承認してもらうといった細かい作業を含めると合計153時間となります。

【承認：38時間】細かい確認事項と差し戻し対応に時間がかかる

承認者は社員から提出された申請内容について、必要事項が記入されているか、正しい金額か、などのチェックはもちろん、出張手当が合っているか、定期区間は控除しているか等、適切な申請がされているか確認する必要があります。目視で一枚一枚確認し、間違っている場合は差し戻して直させるという作業も発生します。ただ確認すればよいだけではない承認作業は大きな負担です。
ラクスの試算では、これらのチェックに31時間、その他に書類を手渡す手間や押印の時間を含めると合計で38時間かかるとしています。

【経理：61時間】仕訳作業の手入力、ダブルチェックなどの手間が発生

経理部門の業務で一番時間がかかっている業務は仕訳作業です。申請書の内容を確認して仕訳をおこし、その内容を会計システムに手入力するという作業に25時間かかっています。また、転記や手入力の作業には人的なミスがつきものです。そのため作業者のチェックはもちろんダブルチェックも必要になり、これにも20時間かかっています。その他支払い業務などを含めると61時間かかるという結果になっています。

交通費精算にかかる時間は月に252時間！？

申請、承認、経理処理の3つの役割においてそれぞれ以下の通り、作業時間がかかっています。

• 申請作業にかかる時間　 　：153時間
• 承認作業にかかる時間　　 ：38時間
• 経費処理作業にかかる時間 ：61時間

　⇒合計252時間

なんと交通費精算に252時間の業務時間を費やしている計算になります。

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交通費精算にかかる時間が252時間から57時間に！？

紙・Excelでの交通費精算の作業の内訳を見ていくと、全体を通して入力作業やチェック作業に多くの時間をとられていることが分かります。

これらの作業を効率化する方法が交通費精算システムです。交通費精算システムを導入して入力作業やチェック作業を可能な限り自動化・システム化すると、紙・Excelでは合計252時間かかるものが、57時間にまで削減され、従来の作業時間の約1/4の時間で経費精算業務を行うことができます。

ここからは、国内累計導入社数No.1※の交通費精算・経費精算システム「楽楽精算」を例に、具体的にどのような機能によって効率化を実現できるのか紹介します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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申請者の手間削減！乗換案内やICカードのデータを活用し、入力の手間を省く

「楽楽精算」には申請画面上に乗換案内が内蔵されており、利用した駅を選択するだけで正しい運賃を計算してくれます。また、社員の定期区間をシステム上に登録することで、定期区間が経路に入っている際の控除も自動で行われます。さらに交通系ICカードから利用履歴を読み取り、そのデータを交通費精算に利用することもでき、手計算や手入力で申請する手間が省けます。これにより従来の紙・Excelで153時間かかっていた処理が50時間に削減されます。

「楽楽精算」の交通系ICカード取込み機能について詳しくはこちらから

承認者の手間削減！アイコン表示・自動チェック機能でチェックの負担が軽減

承認者はシステム上から、申請内容を確認することになります。申請の際に乗換案内から入力された項目については「早」「安」といったアイコンが、ICカードの利用履歴から入力された項目には「IC」のアイコンが表示され、適切なルートが選択されているかを一目で確認できます。

また、規定違反チェック機能を活用することで、必要項目の記載漏れや旅費規程から逸脱している申請に対して、警告のメッセージを表示するなどの設定でき、申請ミスを事前に防ぐことができます。これにより、承認にかかる時間が38時間から5時間に短縮されます。

「楽楽精算」　規定違反チェック機能について詳しくはこちらから

経理担当者の手間削減！自動仕訳機能で手作業での仕訳作業が不要に

「楽楽精算」では、申請内容と勘定科目を紐づける設定することで、精算が完了した時点で自動で仕訳がされます。また自動仕訳されたデータはCSV形式で吐き出すことができ、そのデータを会計システムに取り込むことで会計システムへの手入力作業も不要になります。手入力の工程がなくなることで、経理内でのダブルチェックにかかる時間も短縮されます。
経理処理にかかる時間は61時間から、30分に大幅削減されます。

「楽楽精算」　自動仕訳機能について詳しくはこちら

まとめ

今回は紙・Excelで行う交通費精算の中で、交通費精算システムを導入することで効率化できるポイントをご紹介しました。手間がかかる手入力やチェック作業を交通費精算システムによって効率化することで、交通費精算の時間を従来の1/4に削減できます。
この削減した時間で財務分析などの人間の知見が必要な業務や、経理としてのスキルアップに取り組むことができるようになるでしょう。IT技術の活用の第一歩として、交通費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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