使ってよかった！経費精算システム「楽楽精算」の便利な機能

今や経費精算業務はシステム化する時代

経費精算業務といえば、毎月使った経費や交通費を指定の書式で申請をして、経理担当者は一つずつチェックをして精算をして仕訳をして…という、申請者にとっても経理担当者にとっても地味に面倒くさい業務というイメージではないでしょうか。

近年そんな経費精算にシステム導入することで、その面倒くささを解消している企業が増えています。そしてそれに比例し、年々経費精算システムの市場は拡大しています。ITRの調査「経費精算市場規模推移および予測」の2016年度のデータによると、経費精算システム市場の中でもSaaS※型製品の売上金額の伸び率は前年比46.8％に急増しているという結果が出ています。この増加率は拡大傾向にあり、今後もSaaS型の経費精算システム市場は伸び続け、2021年には経費精算システムの売上金額の約9割をSaaSが占めると予想されています。

※SaaS…「Software as a Service」の頭文字をとったもの。インターネットなどのネットワークを経由して必要な機能を必要に応じて利用することができるソフトウェアのことを指す。

ここでは、まず経費精算システムが選ばれている理由を探るべく、経費精算システムの導入メリットについて見ていきます。さらに後半では、SaaS型経費精算市場において累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」の機能を例に、経費精算業務を楽にする具体的な便利機能を紹介します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

なぜ経費精算システムは選ばれているのか

導入する企業が年々増えている経費精算システムですが、どのようにして経費精算業務の効率化が実現されるのでしょうか。経費精算システムの代表的なメリットを紹介します。

システム上での申請・承認のため紙・Excelの運用が無くなる

経費精算システム上で経費申請・承認を行うため、紙への出力、押印、回覧といったフローが無くなります。これにより紙の印刷代はもちろん、これらの手間と時間を削減できます。また、インターネット環境があればどこでも申請・承認ができるので、外出先からでもパソコンやスマートフォン上から経費精算が可能となり、滞りなく経費精算を行うことができるようになります。

承認者、経理担当者のチェックの手間が大幅に減る

経費精算の目視によるチェックや検算の作業は、面倒なものだと感じる方が多いでしょう。
経費精算システムを活用すれば、このようなチェック作業にかかる時間を削減することができます。

交通費精算での例をあげると、経費精算システムには乗換案内が内蔵されていて、申請時に路線図から利用した駅を選択するだけで正しい運賃を計算してくれます。また、SaaS型の経費精算システムであれば、料金改定があった場合でも自動でアップデートされるので、常に正しい金額での精算が可能です。あらかじめ定期区間を登録しておけば自動で控除した金額が計算されるのもとても便利な機能です。

導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」の便利機能

前段では一般的な経費精算システムの代表的なメリットについて紹介しました。
ここからは、国内累計導入社数18,000社※を越える経費精算システム「楽楽精算」を例とし、具体的な便利機能を確認していきます。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

※2024年9月時点

1.画面のレイアウトが自由自在

「楽楽精算」はシステムの操作に不慣れな方でも使いやすいデザイン画面が特徴です。TOPのメニュー画面の項目の変更や役職・部署によって画面構成を変えるといったことも可能です。
さらに「楽楽精算」の画面レイアウトは今まで使用していた申請書のレイアウトや項目名をシステムの画面上に再現できる点が特徴的です。他の多くのシステムでは、システムで決まったテンプレートがあり、カスタマイズが必要な場合は、追加費用が発生しますが、「楽楽精算」ではカスタマイズ費用不要で、項目の移動・削除、項目追加を簡単に行うことができます。レイアウトや項目名が変わると「今までここに書いていたものはどこに書くの？」といった申請者からの問合せが発生することが考えられますが、「楽楽精算」では馴染みのあるレイアウトや項目名を、経費精算システムの画面上に簡単に反映できるので、従来の運用からスムーズに移行できます。

2.交通系ICカード読み取り、規定違反チェックで申請ミスを削減

「楽楽精算」は内蔵された乗換案内だけでなく交通系ICカードをICカードリーダーにかざすことで、乗車履歴を読み取り、そのデータを使って交通費精算を行うことが可能です。ICカードから取り込んだ履歴は改ざんができない仕様になっているのでチェックの手間も軽減されます。
また、規定違反チェックという機能が備わっています。たとえば、必須項目の記載が無かった場合は申請ができないようにする、事前申請よりも精算金額が大きい場合には任意の警告メッセージを表示させるなど、柔軟にルールを設定できるため、経理担当者の差戻しの手間を削減することができます。

3. 仕訳作業や会計ソフトへの手入力がゼロに

「楽楽精算」では申請者が経費精算をした時点で、申請した項目と勘定科目が紐づき、自動で仕訳が行われるようになっているため、手入力での仕訳作業が無くなります。
たとえば、ボールペンを購入した場合に申請者の画面で「文房具」の項目を選択し申請をすれば、自動で「消耗品費」という勘定科目と紐づけてくれます。自動で仕訳がされたデータはCSVデータとして出力でき、そのまま会計ソフトにインポートすることで会計ソフトへの入力作業が不要になります。現在使用している会計ソフトの仕様に合わせ、CSVデータのフォーマットを変更すればあらゆる会計ソフトにも柔軟に対応できます。ぜひご検討の際は自社で使用している会計ソフトに対応しているか、問い合わせてみてください。

4. サポート体制が充実

「楽楽精算」専門のサポート部門があり、導入から初期設定までサポートしてくれるのも大きな特徴です。メールや電話などで不明点を丁寧に教えてくれるのはもちろん、設定講習会なども充実しているため、安心して導入を開始することができます。また、動画マニュアルなども用意されていて操作で分からない点もすぐに解決でき、導入が開始した後も手厚くフォローをしてくれます。

まとめ

今回は近年話題の経費精算システムの概要と、導入社数No.1システムである「楽楽精算」の特徴的な機能についてご紹介しました。
今回ご紹介した「楽楽精算」では全ての機能を試すことができる無料トライアルも用意されています。どのような機能があるのか実際にご覧いただけますので、経費精算のシステム化に興味を持った方は下記のURLからトライアルを申し込んでみるのも良いでしょう。

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