経理のテレワークで困る「紙」や「外部とのやりとり」を解決しよう

今般、感染が拡大している新型コロナウイルス感染症でお亡くなりになられた方々に、心よりお悔やみ申し上げますとともに、影響を受けられた皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。

新型コロナウイルス感染症拡大により、各自治体は外出自粛や在宅勤務を推奨しており、企業の急速なテレワーク対応が求められています。しかしテレワークは設備だけ準備できれば始められるものではありません。特に紙や押印等のアナログな手続きが多く残る経理部門では、テレワーク対応に伴い、多くの課題が出てきています。

テレワーク導入企業の41%が「出社せざるを得ない」

日本 CFO 協会から、「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についての調査結果が発表されました。その中で、回答者の70%がテレワークを導入した、と回答するも、そのうちの41%の人が「テレワーク中に出社する必要が発生した」と回答しています。
出社する理由としては「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」「会議への参加」「打合せ」「銀行対応」などがあげられ、経理部門特有の紙の書類による処理の多さや、それらのデータを用いて銀行や税理士などの社外関係者とのやりとりが業務上必須であることが課題になっていることがわかりました。

日本CFO協会：日本 CFO 協会、「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についての調査結果と考察を発表

テレワークにおける課題は「紙」と「コミュニケーション」

さらに、テレワークを実施していない企業の理由を聞くと、約77%が「紙の書類や証憑をデジタル化できていない」ことが実施のネックになっていると回答しました。続いて「テレワークを想定した社内ルールを整備できていない」が66％、「銀行や監査法人、税理士などの社外関係者とのリモート対応ができない」が59％と続きました。ここでも、問題は紙の書類の処理とコミュニケーションであることが伺えます。

このことから、テレワークを実施できている企業でも、できていない企業でも、経理業務のテレワークに対して問題となるのは、「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」と「外部とのコミュニケーション」であることが見えてきました。

紙のデジタル化、ヒントはクラウド活用

経理部門で紙が残っている手続きの中には「経費精算」や「取引先への支払い」、「請求書などの帳票発行」があります。これらを自社の力でデジタル化しようとするとシステム開発など膨大な費用と時間が必要になってしまいます。しかし、これらの処理を簡単にデジタル化できるクラウドサービスが提供されているのはご存じでしょうか。

経費精算や取引先への支払いをデジタル化するシステム「楽楽精算」

経費精算というと紙やExcelの申請フォーマットに必要情報を記入して、領収書を貼り付けて、承認のために回覧をするというフローを取っている企業が多いのではないでしょうか。
また、取引先から送られてきた請求書も、どういった取引の請求なのか、事前承認内容と合わせて経理に提出し、経理担当者は紙の請求書を見ながら振込手続きをする必要があります。

しかし、クラウドシステムである「楽楽精算」を使えば、領収書はスマートフォンのカメラで撮影してデータ化、そのデータと必要情報をシステムに入力するだけで、承認者、経理担当者はシステム上でチェック、承認ができます。

また、「楽楽精算」にはファイル添付機能があるため、取引先から送られてきた請求書も電子データの場合はそのまま、紙の場合もスキャンしてデータ化して取り込むと、支払依頼申請に添付することができます。領収書も撮影をするかスキャンをしたデータを申請に添付することができ、経理担当者は原本がなくても電子データを確認しながら処理を進めることができます。

経理担当者の会計ソフトへの入力や、振込データの作成などの手作業も、ボタン一つで取り込みデータを作成することができるため、とても効率化することができます。
また「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているシステムのため、ゆくゆくは電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化していきたいと考える企業にも最適です。

＞「楽楽精算」の詳しい機能はこちら

請求書や領収書などの帳票発行をデジタル化するシステム「楽楽明細」

取引先へ送る請求書などの帳票類を手作業で印刷し、封入、発送作業をしている企業もまた多いのではないでしょうか。しかし、テレワークを実施する企業が増えている中、請求書などはデータで送ってほしいという需要が増えてきています。数件であれば対応できますが、数が増えれば増えるほど対応は現実的ではありません。そんな取引先への帳票類の発行を一気にデジタル化できるのがクラウドシステムである「楽楽明細」です。
仕組みは簡単で、通常通り販売管理システムなどで作成した請求書などの印刷前のデータを「楽楽明細」に取り込むだけです。受け取り側には企業ごとに専用画面が用意され、必要な帳票のみをダウンロードできるように設定できます。
さらに取り込めるフォーマットは柔軟性に富んでいるため、請求書などの帳票類のみでなく、企業への報告レポートや従業員への通知書など、多くの宛先に一気に送るようなものでも活用することが可能です。

＞「楽楽明細」の詳しい機能はこちら

コミュニケーションはツール活用とルール決めで対応できる

もう一つ、経理のテレワーク実施の課題となっていたのは「コミュニケーション」です。
テレワークを実施している場合でも、会議への参加で出社する必要が発生していたり、また経理部門では外部関係者（銀行や税理士など）とのやりとりが欠かせないものです。
しかし、現在WEB上でコミュニケーションが取れるツールは多数の会社が提供されており、有名なもので言うとMicrosoft社が提供している「Skype」やGoogle社が提供している「Google Hangouts Meet」、またこの非常事態において無償提供を行っているツールも多くあり、WEB会議システム「ベルフェイス」や「Zoom」などがあります。

これらのツールは単に会話ができるだけでなく、PCの画面を共有することができるため、資料を一緒に見ながら話すこともできますし、Webカメラがあれば、顔を見ながらコミュニケーションをとることも可能です。
しかし、各個人が好きなツールを使ってしまうと、それぞれでアカウントを持たなくてはいけなかったり、やりとりが煩雑になってしまうため、企業や部署ごとにそれぞれのツールのメリット・デメリットを精査したうえで、メインツールや使用上のルールを決めることをお勧めします。