経理部永遠の課題！経費精算の差し戻しを減らす方法

毎月の面倒な経費精算業務…その中でも特に面倒なのが「申請不備の差し戻し」です。申請内容に不備があった場合、申請者に修正の依頼をしますが、外出が多い営業社員などはなかなか捕まらなかったり、依頼するとめんどくさそうな態度を取られたり、なかなか再申請をしてこなかったりと、経理担当者にとって差し戻しは作業工数が増えると同時に、精神的にも負担がかかるものです。
今回はこの差し戻しを減らすため、発生要因とその対策について考えます。

よくある経費精算の差し戻し事例

まず、経費精算で差し戻しが発生する代表的な事例を振り返ってみましょう。

必須項目が埋まっていない

たとえば、交際費精算など必要項目が多い申請だと先方の社名や参加人数といった必須項目が記載されていないことがあります。また、申請書や精算する領収書に申請者の記名が必要という運用を行っている場合には、記名漏れも多いでしょう。

領収書が添付されていない

会社のお金を何に使ったのか、経費精算には領収書の添付が必須ですが、添付が無い状態で申請が回ってくることも多いです。さらに申請書と領収書を郵送する運用をしている場合、領収書の送付依頼をしてもなかなか届かないこともあるでしょう。
発送してくれたのかどうかも分からないため催促もしづらく、経費処理が滞ってしまいます。

金額が正しくない

領収書と申請書で記載金額が異なっている、交通費精算で定期区間を含めた金額を記載しているなど精算金額のミスも頻発します。経理担当者は検算し、申請内容が正しいか1件1件確認し、間違っている場合は当然差し戻します。

なぜ経費精算書の差し戻しは発生してしまうのか

差し戻しの発生には、申請者と承認者に共通して解決すべき問題点が2つあります。

社内ルールが浸透していない

複雑な申請や頻度の少ない申請のルールは申請者にとって覚えにくいものです。細かい規程を理解していなかったり、不明点があっても問合せ先が分からずそのまま申請してしまうことでミスが発生します。
また、承認者は通常業務の忙しさや申請ルールの認識の甘さから、つい申請不備を見落としてしまうことも多いでしょう。

正しく経費精算行うことに対する意識が低い

申請者も承認者も何のために経費精算を行っているか、本質を理解していないかもしれません。「会社のお金を使っているため、正しい精算が必要」という意識を全社員が持っていれば、ミスも減っていくでしょう。

経費精算の差し戻しを減らす方法

人間が作業をしている以上、ミスを完全にゼロにすることは難しいです。そのため、差し戻しを極力減らすための対策が必要です。ここからは差し戻しを減らす具体的な方法を考えます。

正しく経費精算を行う重要性を理解してもらう

「経費精算を正しく行うことの重要性」を社員に理解してもらい、経費精算に対する考え方を変えましょう。定期的に経費精算の注意事項について確認を促す周知メールを送ることで経費精算の漏れやミスを防ぐことに繋がります。

頻発する差し戻しの傾向を把握しフローを見直す

頻繁に発生する差し戻しを集計し、間違いやすい傾向を把握しましょう。その傾向から、精算フローやフォーマットを見直す、承認者のチェックリストを作るなどの対策により、ミスを防ぐ体制を作ることができます。

問合せ先を明確にしつつ、不明点を解決できる体制を整える

問合せ先を経理部にすると対応に追われることも考えられます。経費精算マニュアルの掲示や、よくある質問や間違いについてFAQを作成し、申請者自身で不明点を解決できる仕組みを作りましょう。

また、近年は簡単な問合せに対し、システムが自動応答してくれる「チャットボット」サービスもあります。チャットボットでの自動応答が可能になれば、経理担当者の手間をかけず申請者の不明点を解消できます。
経理プラス：【経理向け】チャットボットで経費精算のイライラを解消！

差し戻しを減らす経費精算システムの機能3選

前段で身近なところからできる3つの対策をご紹介しましたが、実はこれらをまとめて対策できる方法があります。それが、「経費精算システム」を活用するという方法です。今回は国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」を例に具体的な効果をご紹介します。「楽楽精算」は株式会社ラクスが提供しているクラウド型のシステムです。
「楽楽精算」の以下の機能が、差し戻しの減少に貢献します。

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

1．規定違反チェック機能による自動チェック

必要事項の入力漏れや領収書の添付漏れには「規定違反チェック機能」が有効です。あらかじめ登録した入力必須項目や申請ルールに沿わない申請がされた場合は警告メッセージを表示させたり、修正するまで申請できないようにすることができます。承認者や経理部には社内ルールに沿った申請だけが回ってくるので、チェック作業を楽に行うことができます。