経費精算の承認はバーコードでピッと読み取り！領収書の突合せも楽楽

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

近年多くの企業から経費精算システムが提供されており、システム導入を検討しているという方も多いでしょう。経費精算システムには様々な機能があり、経費精算業務の効率化を助けてくれますが、その中で「バーコード承認機能」という機能があるのをご存知でしょうか。このバーコード承認機能があると、通常手間がかかる経費精算書と領収書との突合せ作業を早く正確に完了させることができます。今回はバーコード承認機能によってどれだけ承認作業が楽になるのか、効果についてご紹介します。

バーコード承認機能とは

経費精算をシステムで行う場合、領収書原本の保管が必要なものについては該当する領収書原本を経理部に提出することになります。領収書は最低でも7年間原本を保管する必要があり、電子帳簿保存法に対応してもWEB発行されていない領収書や規程通りにデータ化できなかった領収書は原本保管が必要となります。

経理プラス：電子帳簿保存法とは？~保存できる書類と手続き方法~

経理担当者は紙で保管することになった領収書とシステム上の申請データの内容が合っているか、1件1件突き合わせてチェックする必要があります。

ここでバーコード承認機能があると突合せ作業が楽になります。バーコード承認機能を搭載した経費精算システムでは、精算書1枚1枚に固有のバーコードが付与されるようになっています。システムから精算書を印刷、該当の領収書を貼り付けておき、精算書と領収書の内容が合っているか確認した後、市販のバーコードリーダーで精算書のバーコードをピッ！と読み取るだけで、システム上の該当の申請データと紐づけることができます。紙と画面を見比べることなく、正確かつスピーディーに精算書と申請データの突合せ・承認作業が完了します。

このようなバーコード承認機能は「楽楽精算」をはじめとした一部の経費精算システムに搭載されています。

バーコード承認機能の有無で作業時間が10時間から30分に！？

前段でも説明しましたが、バーコード承認機能の大きなメリットは、大量の精算書と申請データの紐づけ・承認作業の工数削減です。

バーコード承認機能のない経費精算システム

経費精算システムにバーコード承認機能がない場合、経理部に送られてきた領収書の原本を元にシステム内で該当する申請データを探し出していきます。件数が少なければ手間はかかりませんが、月に何十件、何百件とある場合、対応する伝票を探し出すだけでも一苦労です。
また探し出した上で原本の領収書と画面を見比べてチェックしていくのは手間がかかる作業でしょう。

バーコード承認機能のある経費精算システム

一方バーコード承認機能がある場合、領収書の原本をバーコードの印字された精算書に貼り付けた状態で回収をすることで、精算内容と領収書の原本を一目で確認することができます。
また、印字されているバーコードを読み取ることで、システム上で該当する精算データにチェックをつけることができ、最後に一括で承認することができます。紙の原本を見ながらシステム上で対応するデータを探して見比べるといった作業がなくなるため、突合せ作業が格段に楽になります。

「楽楽精算」を提供する株式会社ラクスの試算によれば、経費精算が発生する社員が100名いる企業では、「楽楽精算」のバーコード承認機能を使うと精算書と申請データ突合せに通常月10時間かかるところが、約30分まで作業時間を削減できるようです。

「楽楽精算」では、経費精算の画面から「印刷」のボタンを押して精算書を出力でき、この画像のように精算書の右上部分にバーコードが表示されます。申請者に、出力した精算書に領収書を貼り付けるようお願いすれば、申請内容と領収書の確認もしやすいでしょう。読み取りを開始するには「楽楽精算」内のメニュー画面から「バーコード読み取り」のメニューを選択すれば、バーコード承認の準備は完了です。

回ってきた精算書の内容を確認し、問題がなければ市販のバーコードリーダーで右上のバーコードを読み取ります。大量の精算書をピッ！ピッ！と次々読み取っていくと、システム上では読み取られたバーコードの該当申請データにチェックが付きます。全ての精算書のチェック・読み取りが完了したら、システム上の「承認」ボタンを押せば一括で承認することができます。1枚1枚システムの画面と見比べる必要がなく、ただバーコードリーダーで読み取るだけだったので、スムーズ且つあっという間に承認作業が終了しました。

この機能は経費精算書との突合せ以外にも、計上仕訳や社員・支払先への支払確定等の処理でも活用できます。

ちなみに、このバーコード承認機能は、「楽楽精算」ユーザーからの要望で開発された機能とのことです。ユーザーの声を製品に反映し、随時機能のアップデートを行っているところが「楽楽精算」が多くの企業に支持される理由の一つなのかもしれません。バーコード承認機能他にも、OCR（領収書読み取り）機能や電子帳簿保存法対応など領収書管理を効率化する機能もあり、経費精算システムは経費精算業務全体の効率化に役立ちます。

経費精算システム「楽楽精算」機能一覧

今回は、経費精算をシステム化しても残ってしまう面倒な作業を、さらに効率化出来る「バーコード承認機能」についてご紹介しました。意外と知られていない機能ですが、活用するととても便利な機能です。バーコードリーダー自体は市販のもので対応でき、価格も2,000円程です。経費精算のシステム化を検討する際や製品を比較検討する際は、ぜひバーコード承認機能にも注目してみてください。